Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата. Может ли работодатель вести личную карточку работника (N Т-2) только в электронном виде, переводя ее в бумажный формат только при увольнении?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Обоснование вывода:

Форма личной карточки (N Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления). При этом с 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.

Однако согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам.

Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) - простым карандашом (п. 7 приложения N 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив).

Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п. 26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).

В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.). Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите решение Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010).

Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении. Наличие бумажного экземпляра является обязательным (смотрите также, к примеру, п. 9.2 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии РФ, утвержденной распоряжением Центральной избирательной комиссии РФ от 23.08.2011 N 221-р; п. 4.1 Методических рекомендаций по учету кадров судей судов общей юрисдикции, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.01.2002 N 2).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Кудряшов Максим

21 июля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.