Сотрудник предоставил электронный билет на проезд (железнодорожный проезд), но не предоставил чек об оплате данного билета. Можно ли возместить расходы на проезд?

Сотрудник предоставил электронный билет на проезд (железнодорожный проезд), но не предоставил чек об оплате данного билета. Можно ли возместить расходы на проезд?

С 1 июля 2019 года во исполнение требований Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" электронные билеты должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ либо работники вместе с маршрут-квитанцией электронного билета должны представлять кассовый чек в целях подтверждения понесенных расходов. Можно компенсировать данные расходы с ведома работодателя, но в целях налогообложения могут возникнуть вопросы со стороны налоговой.

См. Вопрос: Обязательно ли к авансовому отчету, проездным билетам для компенсации проезда к месту отпуска, прикладывать кассовые чеки в 2023 году в бюджетном учреждении? Электронный авиабилет оформлен нерезидентом РФ, отсутствует ИНН, кассовый чек отсутствует. Можно ли принять такие документы для компенсации расходов? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, август 2023 г.).

Для того чтобы бумажный или электронный билет мог подтверждать факт оплаты услуг по проезду, необходимо, чтобы этот билет был составлен с применением ККТ и содержал все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, в частности, QR-код или дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа и др. Если в билетах этих реквизитов нет, то вместе с бланком билета (как бумажного, так и электронного) целесообразно представлять кассовый чек.

См. подробно Вопрос: Документальное подтверждение расходов при оплате проезда к месту отпуска, отсутствие кассовых чеков при наличии билетов (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2021 г.).

Существует разъяснение чиновников, согласно которому достаточно контрольного купона для подтверждения данных расходов: расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), в котором указана стоимость проезда (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322, письмо Минфина России от 14.03.2023 N 03-03-07/21149).

С учетом этого разъяснения можно сделать вывод, что указанного контрольного купона (без дополнительного документа об оплате) достаточно для возмещения названных расходов и их учета в целях налогообложения.

Смотри об этом в Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно (октябрь 2024).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

15 октября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.