Каковы сроки хранения документов в отделе закупок?

Каковы сроки хранения документов в отделе закупок?

Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) построен на принципах, указанных в ст. 6 этого Закона, в том числе принципе открытости и прозрачности информации о контрактной системе в сфере закупок. Указанный принцип реализуется в первую очередь путем размещения информации в единой информационной системе в сфере закупок (далее - ЕИС) (ч. 2 ст. 7 Закона N 44-ФЗ). Напомним, что ЕИС - это совокупность информации, указанной в ч. 3 ст. 4 Закона N 44-ФЗ и содержащейся в базах данных, информационных технологий и технических средств, обеспечивающих формирование, обработку, хранение такой информации, а также ее предоставление с использованием официального сайта единой информационной системы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (п. 9 ч. 1 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона N 44-ФЗ). Законом N 44-ФЗ установлен приоритет размещенной в ЕИС информации, предусмотренной п. 1-п. 15 ч. 3 ст. 4 Закона N 44-ФЗ, над информацией, размещенной в иных информационных системах в сфере закупок. В случае наличия противоречий между данными, содержащимися в ЕИС, и данными, содержащимися в информации и документах, направляемых участниками контрактной системы, приоритет имеет информация, содержащаяся в ЕИС (ч. 4 ст. 5 Закона N 44-ФЗ, п. 4 Положения о порядке формирования и размещения информации и документов в единой информационной системе в сфере закупок, о требованиях к их формам (утверждено постановлением Правительства РФ от 27 января 2022 г. N 60)).

Отметим, что на заказчика Законом N 44-ФЗ не возложена обязанность хранить информацию и документы, формируемые и размещаемые в ЕИС и (или) на электронной площадке, специализированной электронной площадке. Доступ к содержащимся в ЕИС информации и документам по конкретным закупкам, не подлежащим размещению на официальном сайте, предоставляется после прохождения в ней процедур регистрации, идентификации, аутентификации и авторизации (п. 20 Положения о единой информационной системе в сфере закупок (утверждено постановлением Правительства РФ от 27 января 2022 г. N 60)).

При этом заказчик должен хранить не менее 6 лет с момента начала закупки информацию и документы:

- предусмотренные Законом N 44-ФЗ, формируемые и составляемые заказчиком (за исключением формируемых и размещаемых в ЕИС и (или) на электронной площадке, в том числе специализированной);

- полученные заказчиком при определении и обосновании начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальных цен единиц товара, работы, услуги, начальной суммы цен указанных единиц, максимального значения цены контракта (за исключением включаемых в контракт в качестве обоснования цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком в соответствии с ч. 4 ст. 93 Закона N 44-ФЗ).

Иных требований к порядку хранения документов, связанных с осуществлением заказчиков закупок, Закон N 44-ФЗ не устанавливает.

К сведению:

До 1 января 2022 года Законом N 44-ФЗ был предусмотрен срок хранения некоторых документов, аналогичный разделу 2.4 приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ в ранее действующей редакции). В настоящее время Закон N 44-ФЗ аналогичных положений не содержит. Изменения в приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 в связи с внесением изменений в Закон N 44 не вносились. Следовательно, полагаем, указанный приказ может применяться в части, не противоречащей Закону N 44-ФЗ.

При этом нам удалось обнаружить отдельные примеры судебных решений, подтверждающих правомерность обращенных к заказчикам требований надзорных органов в части порядка ведения делопроизводства применительно к организации процесса закупок (в частности, относительно необходимости ведения журнала для накопления переписки по осуществлению закупок), не вытекающих непосредственно из положений Закона N 44-ФЗ (смотрите, в частности, постановление Пятого ААС от 21 марта 2024 г. N 05АП-1107/24 по делу N А51-15037/2022, постановление Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 04 апреля 2024 г. по делу N 16-392/2024).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Тимошенко Валерий

Ответ прошел контроль качества

21 июня 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.