Организация приобрела подметально-уборочную машину CHAMPION G 5562 для нужд центра. Расход топлива известен только по технической характеристике. Как правильно учитывать норму расхода ГСМ и осуществлять списание ГСМ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Бухгалтерский учет

Нормы расхода топлива для уборочной машины следует разработать самостоятельно на основе данных технического паспорта машины и информации завода-изготовителя. Разработанные нормы следует оформить соответствующим локальным актом и закрепить учетной политикой.

Налоговый учет

При исчислении налога на прибыль к прочим расходам относят расходы на топливо при условии экономической обоснованности и документального подтверждения. Основанием для подтверждения расходов, связанных с использованием уборочной машины, в том числе расходов на ГСМ, могут служить, например, отчеты об использовании уборочной машины, разработанные на основе маршрутных/путевых листов. Кроме того, документами, подтверждающими расход топлива, будут платежные документы, авансовые отчеты, акты о списании ГСМ.

Обоснование позиции:

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). При этом не допускается регистрация в учете не имевших место фактов хозяйственной жизни.

Списание ГСМ следует осуществлять на основании оправдательных первичных документов, подтверждающих их расход в соответствии с установленными нормами.

В бухгалтерском учете при отражении операций по расходу топлива в общем случае применяют Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Письмом Минюста России от 21.09.2009 N 03-2609 предписано руководствоваться данным документом в целях организации эксплуатации транспортных средств. Однако указанные нормы не распространяют свое действие на самоходные машины, в частности на подметально-уборочные машины.

В таком случае организация разрабатывает самостоятельно нормы расхода топлива, основываясь на данных технического паспорта машины и информации завода-изготовителя. При этом целесообразно учитывать техническое состояние машины, его конструктивные особенности, режим работы и выполняемые функции, а также дорожные и климатические факторы (смотрите Примерную форму приказа о применении зимней надбавки к базовой норме расхода топлив (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). Определение конкретных норм возможно также по результатам контрольных замеров. Как правило, нормы расхода топлива на самоходные машины устанавливаются исходя из расхода топлива в час. Смотрите также материалы:

• Вопрос: Как рассчитать норму расхода ГСМ для бензиновой газонокосилки и снегоуборочной машины в бюджетном учреждении? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.)
• Вопрос: Учреждение использует в своей деятельности различную технику с бензиновыми двигателями (газонокосилки, снегоуборочная машина для работы на покрытии Ледового дворца, мотокоса и т.п.). Кроме бензина, при работе такой техники используются специальные масла. Необходимо ли нормирование используемых масел? Какими первичными документами необходимо подтверждать их расходование и списание? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.)
• Вопрос: Какова норма расхода топлива малой механизации (триммеры, снегоуборщики, газонокосилки, автопогрузчики, генераторы)? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.)

Самостоятельно разработанные нормы расхода топлива для уборочной машины следует оформить соответствующим локальным актом и закрепить учетной политикой (смотрите Примерную форму приказа об утверждении норм расхода топлив и смазочных материалов (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ)). 

Налоговый учет 

Порядок исчисления и уплаты налога на прибыль регулируется положениями главы 25 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к учитываемым при исчислении налога на прибыль прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и других видов).

Для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли следует документально подтвердить факт использования заправляемого транспорта в производственных целях. Основанием для подтверждения расходов, связанных с использованием уборочной машины, в том числе расходов на ГСМ, могут служить, например, отчеты об использовании уборочной машины, разработанные на основе маршрутных/путевых листов. Кроме того, документами, подтверждающими расход топлива, будут платежные документы, авансовые отчеты, акты о списании ГСМ.

Обращаем внимание, что все вышеизложенное является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов.

Напоминаем, что организация вправе обратиться за письменными разъяснениями в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, ст. 34.2 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ. Обратиться в налоговый орган за разъяснениями возможно на сайте ФНС России: https://www.nalog.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/. Также возможно обращение в контакт-центр ФНС России по телефону 8-800-222-2222. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли) (май 2023 г.);
• Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы) (май 2023 г.);
• Вопрос: Каким документом утверждены нормы расхода топлива на трактор Беларус 82.1? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2023 г.)
• Вопрос: Организация использует ручную снегоуборочную машину для уборки территории. Можно ли учесть в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ? (газета "Финансовая газета", N 21, июнь 2019 г.)
• Собственные нормы списания топлива (Д.А. Столяров, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2021 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Полякова Елизавета 

Ответ прошел контроль качества 

29 мая 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.