Каков порядок заполнения кассовых документов и кассовой книги предпринимателем, работающим без наемных работников? В каких строках указанных документов должна быть подпись ИП (руководитель, кассир, главный бухгалтер)? Какие строки можно оставить пустыми?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Если предприниматель работает без привлечения наемных работников, то в кассовых документах он расписывается и за руководителя, и за кассира. Подпись главного бухгалтера может отсутствовать.
В кассовой книге будет достаточно одной подписи предпринимателя за кассира.

Обоснование позиции:
Порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Как указано в п. 4 Указания N 3210-У, кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем (далее - ИП) или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись.
При этом кассовые операции могут проводиться руководителем. То есть, исходя из определения "руководитель", данного в первом абзаце п. 4 Указания N 3210-У, кассовые операции могут проводиться ИП, который отнесен к руководителям.
Согласно абзацу 1 пп. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001, далее - ПКО)*(1) и расходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310002, далее - РКО)*(2).
Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером;
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера) (пп. 4.2 п. 4 Указания N 3210-У)*(3).
В силу п. 4.3 Указания N 3210-У заполненные кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Кассир при получении ПКО в соответствии с п. 5.1 Указания N 3210-У проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении ПКО на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце 2 пп. 4.4 п. 4 Указания N 3210-У, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к ПКО.
В свою очередь на основании п. 6.1 Указания N 3210-У при получении РКО кассир проверяет в том числе наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце 2 пп. 4.4 п. 4 Указания N 3210-У, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по РКО кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его (п. 6.2 Указания N 3210-У).
Из вышесказанного следует, что составление кассового документа и прием (выдача) денежных средств по кассовому документу представляют собой две разные операции.
При этом, если в организации отсутствуют главный бухгалтер (бухгалтер) и иные лица, ведение кассовых операций, оформление и подписание кассовых документов осуществляются руководителем (абзац 3 п. 4, абзац 2 пп. 4.3 п. 4 Указания N 3210-У).
На наш взгляд, если предприниматель работает без привлечения наемных работников, то в кассовых документах он расписывается и за руководителя, и за кассира. Подпись главного бухгалтера может отсутствовать.
Для учета движения наличных денежных средств в кассе организация должна вести кассовую книгу (унифицированная форма N КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88) (п. 4.6 Указания N 3210-У)).
Вместе с тем ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не вести кассовую книгу (абзац 9 пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
В рассматриваемой ситуации предприниматель решил вести кассовую книгу.
На основании пунктов 4.6, 4.1 Указания N 3210-У записи в кассовую книгу должен вносить кассовый или иной работник, определенный руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир).
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (абзац восьмой п. 4.6 Указания N 3210-У).
Так как в рассматриваемой ситуации сверка данных, содержащихся в кассовой книге, с данными кассовых документов осуществляется одним и тем же лицом - предпринимателем, полагаем, будет достаточно одной подписи за кассира.

К сведению:
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В соответствии с данной нормой под нарушением кассовой дисциплины (нарушением работы с денежной наличностью) и порядка ведения кассовых операций подразумевается:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита;
- неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
- несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.
Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию.
Таким образом, на сегодняшний день не предусмотрено ответственности за неверное составление документов, которыми оформляются операции с денежными средствами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Кассовые операции: основные понятия;
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций;
- Энциклопедия решений. Упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями;
- Энциклопедия решений. Кассовая книга;
- Энциклопедия решений. Приходный кассовый ордер;
- Энциклопедия решений. Расходный кассовый ордер.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Ответ прошел контроль качества

2 июля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Форма ПКО и указания по ее применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
*(2) Форма РКО и указания по его применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
*(3) ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы: ПКО и РКО (п. 4.1 Указания N 3210-У).