ИП применяет онлайн-кассу. В процессе работы возникает необходимость обеспечить кассира разменными деньгами. Как правильно организовать учет получения/выдачи разменных денег через онлайн-кассу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При выдаче (возврате) разменных денег следует оформлять расходно-кассовые (приходно-кассовые) ордера.
Для контроля движения разменных денежных средств в ящике ККТ необходимо использовать нефискальные операции: Внесение денег и Выплата денег.

Обоснование позиции:
Документооборот и оформление операций, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, регламентируются типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила)*(1).
В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации или ИП, регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
С одной стороны, п. 6.1 Типовых правил определено, что при закрытии предприятия представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку (Z-отчет) или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.
По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Книге кассира-операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Таким образом, из ККТ за смену фактически должна быть изъята сумма денежных средств, совпадающая с величиной дневной выручки.
Кроме того, п. 4.7 Типовых правил устанавливает, что кассир не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы). Из приведенных норм видно, что возможность иметь в ККТ какой-либо остаток не допускается.
С другой стороны, в силу п. 3.8.1 Типовых правил директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязаны в том числе обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями. Таким образом, перед началом работы кассир должен быть обеспечен разменом.
При этом данные о полученных в начале дня разменных монетах и купюрах не должны быть включены в сумму выручки, иначе налоговики могут обвинить в ее неполном оприходовании (письмо УФНС России по г. Москве от 02.08.2007 N 34-25/073412).
В общем случае выдача и возврат наличных денег оформляются расходно-кассовыми ордерами (код 0310002) и приходно-кассовыми ордерами (код 0310001), и на их основании делаются записи в кассовой книге (код 0310004) (РКО и ПКО).
ИП, в т.ч. который применяет УСН и ЕНВД и, соответственно, ведет Книгу учета доходов, а также отдельно учитывает физические показатели, характеризующие вид деятельности, в отношении которой применяется система налогообложения в виде уплаты ЕНВД, вправе не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые документы (абзац 4 п. 4.1 и абзац девятый пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У, п. 2 письма от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Иными словами, порядок выдачи и возврата разменных денег ИП может установить самостоятельно. Вместе с тем оформление РКО и ПКО для удобства ведения учета денежных средств нарушением являться не будет.
На наш взгляд, при выдаче (возврате) разменных денег следует оформлять РКО (ПКО). Использование каких-либо актов или расписок для оформления этих операций не предусмотрено.
Обратите внимание, что на выдачу и возврат разменных денег лучше составлять отдельные РКО и ПКО. Для контролирующих органов они будут служить доказательством того, что лишняя сумма в кассе - не выручка, а именно размен (постановление ФАС ЗСО от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).
В настоящее время ККТ позволяет регистрировать операции, которые не связаны с расчетами (продажей или возвратом денег покупателю). Для контроля движения разменных денежных средств в ящике ККТ следует использовать нефискальные операции: Внесение денег и Выплата денег*(2).

К сведению:
На практике встречаются ситуации, когда ежедневную выдачу размена трудно осуществить. В этом случае используются два варианта решения проблемы обеспечения разменом кассира:
1) выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам на длительный срок (более чем один рабочий день, например на один год); для этого издается приказ руководителя о выдаче кассиру разменной денежной наличности в определенной сумме на определенный срок с указанием причины такой необходимости;
2) выдача разменной денежной наличности кассирам-операционистам в подотчет на длительный срок*(3).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

6 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) В связи с изменением законодательства о ККТ Типовые правила не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152). По нашему мнению, правила могут использоваться в качестве ориентира, поскольку только в них четко описаны действия участников расчетов (кассира ККТ, главного кассира и пр.).
*(2) Например, в Руководстве по эксплуатации ККТ "Меркурий-115Ф" указано, что "После распечатки отчета о закрытии смены можно распечатать нефискальные отчеты по кассе, кассирам, отделами/или товарам".
*(3) Подробнее смотрите в материале: Вопрос: Как правильно оформить остаток денежных средств в кассе для размена? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.)