Как правильно индивидуальному предпринимателю, ведущему бухгалтерский учет, списать табачную продукцию в розничной торговле, если, например, при переезде товар был испорчен (в связи с потопом в подвале) и не подлежит продаже? Каковы пошаговые действия? Какие документы при этом необходимо оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации индивидуальному предпринимателю необходимо провести инвентаризацию, порядок проведения и документального оформления которой изложен ниже.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. Согласно части 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (часть 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ).
Согласно части 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение N 34н), утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, проведение инвентаризации обязательно, в частности, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями (смотрите также письмо Минфина России от 25.12.2015 N 07-01-12/76134).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания по инвентаризации), утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
При проведении инвентаризации индивидуальный предприниматель вправе руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации (письмо Минфина России от 31.12.2009 N 03-11-09/422).
Из Методических указаний по инвентаризации следует, что процесс инвентаризации можно разделить на три этапа:
1) подготовительный (издание приказа о проведении инвентаризации, создание инвентаризационной комиссии, определение сроков проведения инвентаризации и видов инвентаризируемых активов и обязательств);
2) основной (определение фактического наличия активов и обязательств путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д., фиксация данных в инвентаризационных документах (ярлыках, описях, ведомостях), сопоставление фактических показателей с бухгалтерскими);
3) заключительный (оформление результатов инвентаризации (актов), принятие решений по результатам инвентаризации, их отражение в учете).
В соответствии с частью 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Согласно информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы).
Экономический субъект определяет свои формы первичных учетных документов самостоятельно, они могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов (письма Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, от 27.05.2014 N 03-03-10/25243).
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (смотрите также постановление Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).
Порядок бухгалтерского учета материально-производственных запасов, к которым относятся и товары, регулируется нормами ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания по учету МПЗ), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Соответственно, в рассматриваемой ситуации в первую очередь индивидуальному предпринимателю необходимо оформить приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (за основу может быть взята унифицированная форма N ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
В приказе указываются, в частности, состав инвентаризационной комиссии, перечень имущества, которое подлежит инвентаризации. В качестве причины проведения инвентаризации можно указать, например: "Выявление порчи имущества, вызванной затоплением подвала".
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации регистрируют в книге (журнале) контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (за основу может быть взята форма N ИНВ-23, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
В соответствии с п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
За основу документа для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей может быть взята инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).
Согласно п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
В соответствии с п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Согласно п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета, сличительная ведомость может быть разработана на основе формы N ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Согласно п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (за основу может быть взять форма N ИНВ-26, постановление Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).
В соответствии с п. 29 Методических указаний по учету МПЗ по результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Согласно п. 28 Положения N 34н выявленные при инвентаризации недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии необходимо выполнить следующие функции (смотрите также п. 125 Методических указаний по учету МПЗ):
- непосредственный осмотр товарно-материальных ценностей;
- установление причин непригодности к использованию товарно-материальных ценностей (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);
- выявление лиц, по вине которых товарно-материальные ценности оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
- определение возможности использования товарно-материальных ценностей на другие цели или их продажи;
- составление акта на списание товарно-материальных ценностей;
- представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
- осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию товарно-материальных ценностей.
Акт на списание товаров может быть разработан на основе формы N ТОРГ-16, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
В рассматриваемой ситуации порча товаров произошла по причине затопления подвала. В данном случае необходимо установить причины затопления подвала и наличие (отсутствие) виновных лиц, с которых может быть взыскан причиненный индивидуальному предпринимателю ущерб.
В материалах, представленных для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций (п. 31 Методических указаний по учету МПЗ).
Факт затопления могут подтверждать справки, составленные с представителями коммунальных служб. Если затопление произошло по вине коммунальных служб, то с них возможно взыскание убытков (смотрите также постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 21.09.2017 N Ф06-23997/17 по делу N А65-3455/2016, ФАС Северо-Западного округа от 05.08.2013 N Ф07-5467/13 по делу N А13-11665/2012). В подтверждение размера ущерба могут быть использованы отчеты экспертных организаций (смотрите также постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2011 N 08АП-2580/11).
Описанный выше порядок действий индивидуальный предприниматель вправе скорректировать с учетом фактических особенностей осуществляемой им хозяйственной деятельности.
Отметим также, что на табачные изделия распространяется ряд положений Федерального закона от 02.01.2000 N 29-ФЗ "О качестве и безопасности пищевых продуктов" (далее - Закон N 29-ФЗ), которые указаны в п. 2 ст. 30 Закона N 29-ФЗ.
Табачные изделия, которые имеют явные признаки недоброкачественности и представляют в связи с этим непосредственную угрозу жизни и здоровью человека, подлежат утилизации или уничтожению без проведения экспертизы органами государственного надзора. Однако до утилизации или уничтожения таких табачных изделий их владелец в присутствии представителя органа государственного надзора обязан изменить свойства таких табачных изделий любым доступным и надежным способом, исключающим возможность их дальнейшего использования по назначению (п. 1 ст. 25, п. 2 ст. 30 Закона N 29-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

17 ноября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.