Из заработной платы подотчетного лица необходимо удержать остаток невозвращенного аванса в сумме 1 000 руб., выданного на закупку картриджей. Выдача подотчетной суммы отражалась следующей проводкой: Дебет 18702012026600244 1.208.34 560 Кредит 18702012026600244 1.201.34 610. Начисление заработной платы отражалось следующей проводкой: Дебет 18702012026700111 1.401.20 211 Кредит 18702012026700111 1.302.11 730. Можно ли отразить удержание из начисленной заработной платы остатка невозвращенного аванса проводкой "Дебет 18702012026700111 1.302.11 830 Кредит 18702012026600244 1.208.34 660", при этом используя разные коды функциональной классификации расходов бюджета по дебету и кредиту одновременно?

Об отражении одинаковых КБК в 1-17 разрядах номеров корреспондирующих счетов бюджетного учета в бухгалтерской записи. Мифы и реальность

В сетевых изданиях и специализированных бухгалтерских форумах нередко можно встретить мнение о том, что при отражении в бюджетном учете бухгалтерских записей коды бюджетной классификации РФ (КБК) в 1-17 разрядах корреспондирующих счетов по дебету и кредиту должны быть одинаковы.
Сразу отметим, что данное мнение высказывается не специалистами уполномоченных органов и никак не подкрепляется содержанием руководящих документов по вопросам бюджетного учета.
Положения Инструкций, утвержденных приказами Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н) и от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), не содержат требований о таком "соответствии кодов". Напротив, анализ положений Инструкций NN 157н, 162н показывает, что отражение разных КБК по дебету и кредиту корреспондирующих счетов зачастую прямо основано на требованиях данных документов. Возьмем, например, операции по формированию первоначальной стоимости объектов основных средств приобретенных либо полученных безвозмездно: в одной корреспонденции в дебете и кредите счетов обоснованно могут отражаться не только разные коды расходов бюджета (КРБ), но и счет, в номер которого включен КРБ, может корреспондировать со счетом, в номер которого включен код доходов бюджета (КДБ).
Но "мифы", как правило, не рождаются на "ровном месте".
Так, в соответствии с указаниями уполномоченных органов, суммы, удержанные из заработной платы, могут перечисляться учреждением за счет сметных назначений по коду КРБ, по которому ранее было осуществлено начисление оплаты труда данного работника (смотрите, например, п. 2.5 "Порядка...", утвержденного приказом комитета финансов Ленинградской области от 03.12.2010 N 18-02/01-09-188).
Обнаружить законные основания для подобных указаний мы можем в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ. Так, в соответствии с "Указаниями...", утвержденными приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н (далее - Указания N 180н), расходы по выплате удержаний, произведенных с заработной платы, к которым в том числе относятся:
- оплата услуг кредитных организаций по зачислению денежных средств на лицевые счета работников (служащих), открытых в кредитных организациях за счет средств работника (служащего) путем удержания работодателем необходимой для оплаты услуги суммы из заработной платы работников (служащих) на основании их заявлений, а также оплата почтового сбора;
- перечисления денежных средств профсоюзным организациям (членские профсоюзные взносы);
- налог на доходы физических лиц;
- удержания по исполнительным документам, в том числе на оплату алиментов;
- возмещение материального ущерба, причиненного работником организации;
- иные удержания в рамках исполнительного производства,
осуществляются по подстатье 211 "Заработная плата" КОСГУ.
Следовательно, отражение в 1-17 разрядах счетов бюджетного учета, применяемых в бухгалтерских записях (по дебету и кредиту) отражающих производство данных удержаний, соответствующего КРБ, являющегося источником начисления заработной платы, будет обоснованным.
Однако подобное положение справедливо лишь в отношении тех обязательств, источником исполнения которых являются средства, непосредственно удержанные из заработной платы. Именно перечень таких обязательств, по нашему мнению, и приведен в Указаниях N 180н (приведен выше).
Обратите внимание: остатков подотчетных сумм в данном перечне нет и это оправданно. Ведь источником подотчетных сумм являются лимиты бюджетных обязательств, выделенные учреждению на эти цели, а не средства на оплату труда. Факт же удержания остатка подотчетной суммы в рассматриваемом случае является продолжением расчетов с подотчетным лицом и никак не может "переквалифицировать" подотчетные суммы в "чистые" удержания из заработной платы.
Конечно, в случае удержания остатков подотчетных сумм из заработной платы сотрудника существует проблема увязки кассовых расходов, отраженных на лицевом счете казенного учреждения, с фактическими расходами по соответствующим КРБ. На практике данная проблема "превращения" удержаний из заработной платы (КРБ, соответствующий 211 КОСГУ) в восстановление кассового расхода по выплате подотчетной суммы (например, КРБ, соответствующий 340 КОСГУ) решается путем оформления учреждением Уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа (код формы по КФД 0531809)*(1).
Таким образом, отражение в 1-17 разрядов счетов, используемых по дебету и кредиту в корреспонденции, отражающей операцию удержания из заработной платы сотрудника остатка подотчетной суммы, разных КРБ в рассматриваемом случае обоснованно.

Бюджетный учет

Следует отметить, что Инструкция N 162н не содержит корреспонденций, отражающих удержание остатков подотчетных сумм непосредственно из заработной платы работника, поэтому в соответствии с п. 2 Инструкции N 162н порядок отражения данных операций в бюджетном учете учреждению необходимо согласовать с уполномоченным органом (органом Федерального казначейства, ГРБС).
При этом целесообразно учитывать, что "прямая" корреспонденция счета 0 302 11 000 "Расчеты по заработной плате" со счетом 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" не противоречит положениям Инструкции N 162н (смотрите, в частности, п. 84 Инструкции N 162н), но и не в полной мере соответствует им. Ведь согласно п. 108 Инструкции N 162н удержания из заработной платы отражаются корреспонденцией со счетом 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда".
Кроме того, использование счета 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда" в качестве "транзитного" для отражения удержаний из заработной платы рекомендуется специалистами уполномоченных органов и независимыми экспертами.
В соответствии с положениями Инструкции N 162н, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете учреждения могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
1. Дебет КРБ *(2) 1 208 34 560 Кредит КИФ 1 201 34 610
- подотчетному лицу выдан аванс на приобретение картриджей;
2. Дебет КРБ*(2) 1 105 36 340 Кредит КРБ*(2) 1 208 34 660
- подотчетным лицом представлен авансовый отчет: приобретены картриджи;
3. Дебет КРБ*(3) 1 401 20 211 Кредит КРБ*(3) 1 302 11 730
- начислена заработная плата сотрудникам;
4. Дебет КРБ*(3) 1 302 11 830 Кредит КРБ*(3) 1 304 03 730
- удержан остаток подотчетной суммы из заработной платы сотрудника;
5. Дебет КРБ*(3) 1 304 03 830 Кредит КРБ*(2) 1 208 34 660
- погашена задолженность сотрудника по подотчетной сумме;
6. Дебет КРБ*(2) 1 304 05 340 Кредит КРБ*(3) 1 304 05 211
- в установленном порядке учтено восстановление кассовой выплаты путем уточнения вида и принадлежности платежа.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр

Ответ прошел контроль качества

8 ноября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Смотрите, например:
- Вопрос: Возможно ли произвести удержание задолженности по выданным авансам на командировочные расходы (проезд или наем жилья) из заработной платы работников, которая переводится на пластиковые банковские карты? Какими бухгалтерскими записями правильно отразить удержание, не искажая кассовые и фактические расходы? ("Бюджетный учет", N 8, август 2010 г.);
- Вопрос: Руководствуясь Инструкцией по бюджетному учету, письмом Минфина России от 26 октября 2006 г. N 02-14-10а/2851, учреждение перечисляет в доход бюджета денежные средства, возмещенные за услуги связи прошлого отчетного периода, а за услуги текущего финансового года учитывает как восстановление кассовых расходов учреждения по подстатье 221 "Услуги связи". Просим разъяснить порядок использования денежных средств, полученных в кассу учреждения в счет возмещения расходов за пользование услугами междугородной связи в личных целях в текущем финансовом году ("Бюджетный учет", N 8, август 2010 г.).
*(2) В рассматриваемом случае - 187 02 01 2026600 244 340.
*(3) В рассматриваемом случае - 187 02 01 2026700 111 211.