Нужно ли распечатывать заявки на кассовый расход и подписывать их первой и второй подписью, если они в электронном виде направлены в финорган?

Как прописать в учетной политике органа исполнительной власти, что при печати заявок на кассовые расходы из программы по обмену с ОФД не надо подписывать их собственноручно? Ревизоры утверждают, что распечатанную на бумаге ЗКР необходимо подписывать теми лицами, которые подписали электронную ЗКР.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При распечатывании на бумажном носителе Заявки на кассовый расход, сформированной в виде электронного документа, проставлять собственноручные подписи лиц, подписавших УКЭП электронный документ, не требуется.

Обоснование вывода:

Основанием для отражения в учете того или иного объекта является первичный учетный документ (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В рамках учетной политики утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством РФ не предусмотрены обязательные для их оформления формы документов (подп. "г" п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"). В рассматриваемой ситуации речь идет не о первичных учетных документах, оформляемых учреждением в одностороннем порядке, а о документах, оформляемых в рамках взаимодействия с финансовым органом при исполнении бюджета по расходам. В случае, когда соответствующие документы являются основанием для отражения в бюджетном учете тех или иных операций, они должны быть оформлены по правилам, установленным финансовым органом, независимо от того, осуществляется взаимодействие с финорганом посредством юридически значимого документооборота либо на бумажном носителе.

Единственного прямого ответа на вопрос нет: по сути, он содержит в себе несколько самостоятельных вопросов, ответы на которые исключают необходимость внесения в учетную политику каких-либо положений.

1. Является ли оформление заявки на кассовый расход для получателя бюджетных средств самостоятельным фактом хозяйственной жизни, подлежащим отражению в бюджетном учете?

Нет, не является. Понятие факта хозяйственной жизни содержится в ст. 3 Закона N 402-ФЗ. Несмотря на то, что заявка на кассовый расход необходима для исполнения принятых денежных обязательств, ее оформление самостоятельным фактом хозяйственной жизни не является. Дело в том, что в соответствии с п. 2 ст. 219 БК РФ исполнение бюджета по расходам предполагает подтверждение исполнения денежных обязательств. Подтверждение исполнения денежных обязательств осуществляется на основании распоряжений, подтверждающих списание денежных средств с единого счета бюджета соответствующих получателей (п. 6 ст. 219 БК РФ).

Казначейское обслуживание осуществляется Федеральным казначейством, которое является оператором системы казначейских платежей (ст. 154, п. 3 ст. 242.7 БК РФ). В том случае, если получателю бюджетных средств лицевой счет открыт в ТОФК, то он является прямым участником системы казначейских платежей (далее - СКП). Если же лицевой счет ПБС открыт в региональном/муниципальном финоргане, то получатель бюджетных средств является косвенным участником СКП. Косвенные участники СКП в рамках операций по расходам напрямую с ТОФК не взаимодействуют: платежные документы они направляют в финорган по месту открытия лицевого счета, который после успешного проведения процедуры санкционирования направляет в орган Федерального казначейства распоряжение о совершении казначейского платежа, подписанное УКЭП должностных лиц прямого участника СКП, то есть финансового органа.

Финансовые органы всегда являются прямыми участниками СКП, им открывается лицевой счет бюджета, и они взаимодействуют с органом Федерального казначейства в электронном виде с применением средств электронной подписи в соответствии с законодательством РФ на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между клиентом и органом Федерального казначейства, и требованиями, установленными законодательством РФ (п. 16 Порядка, утвержденного приказом Федерального казначейства от 17.10.2016 N 21н). Именно финорган представляет в ТОФК Распоряжение о совершении казначейских платежей для осуществления казначейских платежей из регионального/местного бюджета (п. 28 Порядка казначейского обслуживания).

Исполнение РСКП (списание денежных средств с единого счета бюджета) подтверждается в порядке, установленном п. 5.24 Правил, утвержденных приказом Федерального казначейства от 13.05.2020 N 20н. Прямому участнику СКП (финоргану) направляется уведомление об исполнении в электронной форме, содержащее информацию, позволяющую идентифицировать исполненное (частично исполненное) РСКП, а также содержащее дату и сумму исполнения (частичного исполнения) или извещения об исполнении распоряжения в электронной форме, составленного с учетом реестра исполнения выплат и содержащего реквизиты согласно приложению N 7 к Правилам (при перечислении денежных средств по реквизитам банковской карты "Мир").

Операции по счету 304 05 отражаются в бюджетном учете на основании документов, приложенных к выписке со счета бюджета, предоставляемой финансовым органом соответствующим получателям средств бюджета (администраторам источников финансирования дефицита бюджета) (п. 279 Инструкции N 157н). Указанные операции датой и в сумме, указанными в уведомлении/извещении, полученном от органа ФК в электронном виде. Реквизиты уведомления/извещения указываются в графах 1-2 Справки о кассовых операциях со средствами бюджета (КФД 0531855), которую ТОФК ежедневно не позднее рабочего дня, следующего за днем совершения операции по единому счету бюджета, направляет в адрес финоргана (подп. "б" п. 47 Порядка казначейского обслуживания). В Справке (КФД 0531855) содержится также информация о других реквизитах, позволяющих финоргану идентифицировать платеж для отражения его на лицевом счете получателя бюджетных средств и, соответственно, включить соответствующую информацию в выписку, направляемую в адрес получателя бюджетных средств.

2. Какой документ является основанием для отражения операций по исполнению денежных обязательств?

Фактом хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета является совершение казначейского платежа - списание средств со счета бюджета в целях исполнения денежных обязательств конкретного ПБС. Исполнение РСКП обеспечивает Федеральное казначейство (п. 2.1 Правил N 20н). Порядок взаимодействия с оператором СКП определен положениями Раздела VII Правил N 20н). Взаимодействие осуществляется с использованием информационных систем посредством обмена электронными сообщениями.

Выписка из лицевого счета ПБС, как и Справка (КФД 0531855), является сводным документом, обобщающим информацию об операции на лицевом счете/счете бюджета за определенный период. Исходя из своего назначения, Выписка/Справка (КФД 0531855) не могут рассматриваться в качестве учетного документа, на что прямо указывают положения п. 279 Инструкции N 157н: документом-основанием являются приложенные к выписке документы.

Поскольку процесс осуществления казначейского платежа является двусторонним, то факт исполнения денежного обязательства подтверждается совокупностью электронных документов - сформированным клиентом РСКП и уведомлением/извещением о его исполнении. Иными словами, часть обязательных реквизитов первичного учетного документа содержится в Заявке на кассовый расход, а часть - дата совершения факта хозяйственной жизни - содержится в уведомлении/извещении о переводе средств.

В бюджетном учете операции по исполнению денежных обязательств отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833), оформленной должностными лицами бухгалтерской службы субъекта учета на основании электронных документов, полученных от финоргана. А поскольку документы, подтверждающие совершение казначейского платежа, являются электронными, Бухгалтерская справка (ф. 0504833) выполняет роль бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей в учете на основании приложенных к выписке из лицевого счета / счета бюджета электронных. Иными словами, Бухгалтерская справка (ф. 0504833) подтверждает отражение в учете соответствующих операций.

3. Отвечает ли понятию "документ" распечатанная на бумажном носителе Заявка на кассовый расход, если изначально она сформирована в системе ЭДО и подписана усиленной квалифицированной электронной подписью?

Нет, не отвечает, поскольку не обладает его свойствами - юридической значимостью и юридической силой.

Подпись в документе подтверждает факт создания документа конкретным(и) лицом(ами). Подписывая документ, должностное лицо принимает на себя ответственность за достоверность информации, содержащейся в документе. Подписание документа - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. Таким образом, подпись - обязательный реквизит документа, поскольку без этого реквизита зафиксированная на носителе информация понятию "документ" не отвечает.

Документ считается оформленным при наличии в нем всех обязательных реквизитов (элементов оформления), к числу которых относится подпись. Документ, оформляемый на бумажном носителе, считается оформленным при наличии собственноручной подписи. Электронный документ (файл) считается оформленным (приобретает такие свойства, как "юридическая значимость" и "юридическая сила") после подписания его УКЭП. Законодательство РФ не предусматривает возможности комбинированного формирования, а, значит, и подписания документов.

Таким образом, при формировании Заявки на кассовый расход в виде электронного документа подлинным документом является файл, подписанный УКЭП. Распечатка таких документов в целях их хранения нормативно не предусмотрена и не требуется.

Копия - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Даже в том случае, если по мнению должностных лиц учреждения/контрольного органа отображенное на бумажном носителе содержимое электронного файла отвечает понятию "копия", проставление на бумажном носителе собственноручных подписей лиц, подписавших электронный документ, не требуется.

В том случае, если у учреждения есть обоснованная потребность распечатывания на бумажном носителе содержимого электронного документа по установленной форме, а формой такого документа предусмотрены поля для проставления собственноручных подписей, проставлять собственноручные подписи в таких полях не нужно. Поскольку обязанность по оформлению Заявки на кассовый расход на бумажном носителе при электронном документообороте отсутствует, детальный порядок заверения копий платежных документов необходимо определить локальным актом учреждения с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

4. Чем может быть обусловлена потребность в распечатывании содержимого электронных документов?

Ни Законом N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ни федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов не установлена обязанность по оформлению бумажных копий электронных документов, подписанных УКЭП.

Предоставление должностным лицам органов внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля доступа к государственным и муниципальным информационным системам, информационным системам, владельцем или оператором которых является объект контроля, является обязанностью объекта контроля. Кроме того, доступ к информационным системам ревизорам в целях осуществления ими полномочий обязаны предоставлять и владельцы/операторы иных информационных систем (ст. 269.3 БК РФ). Соответственно, доступ к электронным документам, содержащимся в информационной системе, обеспечивающей взаимодействие участников бюджетного процесса с финорганом в целях исполнения бюджета по расходам, должен быть предоставлен как получателем бюджетных средств, так и финорганом (владельцем/оператором системы). Иными словами, возможность получения информации в целях установления и (или) подтверждения фактов, связанных с деятельностью объекта контроля, может быть реализована без запроса бумажных копий электронных документов.

Таким образом, потребность в оформлении бумажных копий электронных документов может быть обусловлена исключительно простотой/удобством восприятия информации, содержащейся в электронном документе. Вместе с тем оформление бумажных копий сопряжено с дополнительными расходами материальных ресурсов (бумага, расходные материалы для оргтехники) и трудозатратами, а также при определенных обстоятельствах является признаком некомпетентности должностных лиц в вопросах использования информационных систем и юридически значимого электронного документооборота. Решение об оформлении бумажных копий Заявок на кассовый расход в целях удовлетворения внутренних потребностей субъекта учета необходимо принимать с учетом принципа эффективности использования бюджетных средств.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Ответ прошел контроль качества

4 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.