Необходимо ли оформлять Заявку-обоснование закупки малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) при выдаче денежных документов из кассы подотчетному лицу для дальнейшего использования?

Бюджетное учреждение в своей деятельности использует денежные документы. Хранение денежных документов осуществляется в кассе. Закупка денежных документов осуществляется через контрактную службу. Необходимо ли оформлять Заявку-обоснование закупки малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) при выдаче денежных документов из кассы подотчетному лицу для дальнейшего использования? Какие сотрудники должны подписываться в Заявке?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

С 01.01.2024 при оформлении выдачи денежных документов подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг используется Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).

Раздел 1 Заявки-обоснования (ф. 0510521) подписывает руководитель структурного подразделения простой ЭП. Раздел 2 Заявки-обоснования (ф. 0510521) подписывают подотчетное лицо и руководитель структурного подразделения простой ЭП. Информация о ранее выданных суммах аванса подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы простой ЭП. Заявку-обоснование (ф. 0510521) утверждает руководитель учреждения и подписывает ЭЦП.

Обоснование вывода:

Приказом Минфина России от 28.06.2022 N 100н (далее - Приказ N 100н) в Приказ N 61н включена Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) (далее - Заявка-обоснование (ф. 0510521)). Эта форма обязательна к применению с 01.01.2024 (п. 2 Приказа N 100н).

Согласно п. 64.49 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее - Методические указания), утвержденных Приказом N 61н, Заявка-обоснование (ф. 0510521) применяется в случаях:

- закупки товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) для хозяйственных нужд учреждения;

- закупки товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) для обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями. Исключение - закупки, сведения о которых составляют государственную тайну;

- выдачи денежных документов (например, талонов на бензин, почтовых марок) подотчетному лицу.

Соответственно, с 01.01.2024 при оформлении выдачи денежных документов подотчетному лицу в целях приобретения им товаров, работ, услуг используется Заявка-обоснование (ф. 0510521). Это прямое требование Приказа N 61н.

На основании Методических указаний информацию, указанную в разделе 1 "Расчет (обоснование) размера аванса" и разделе "Справочно" Заявки-обоснования (ф. 0510521), формирует и подписывает ответственное лицо контрактной службы (контрактный управляющий) или ответственное лицо комиссии по осуществлению закупок, уполномоченное председателем указанной комиссии, в части финансовой информации подписывает ответственное лицо финансово-экономического подразделения простой электронной подписью (ЭП).

Информацию, указанную в разделе 2 "Решение об исполнении денежных обязательств через подотчетное лицо" Заявки-обоснования (ф. 0510521), формирует и подписывает подотчетное лицо простой ЭП. Руководитель структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, подписывает информацию, указанную в этом разделе простой ЭП.

Информация о ранее выданных суммах аванса, в т. ч. по просроченным суммам аванса, формируется справочно и подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, или иным уполномоченным лицом простой ЭП.

Заявку-обоснование (ф. 0510521) утверждает руководитель учреждения, которое производит закупку товаров, работ, услуг, и подписывает квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

Однако Приказом Минфина России от 30.10.2023 N 174н (далее - Приказ N 174н) в Приказ N 61н внесены изменения. Изменения применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2025, при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений - с 01.01.2024.

Так, Приказом N 174н уточнен порядок подписания раздела 1 "Расчет (обоснование) размера аванса" Заявки-обоснования (ф. 0510521) при оформлении выдачи подотчетному лицу денежных документов - в этом случае раздел 1 формирует и подписывает руководитель структурного подразделения простой ЭП (п. 64.53 Методических указаний).

Приказ N 174н в части сроков применения не содержит нормы о том, что его необходимо использовать до 01.01.2025 в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета). Несмотря на отсутствие в п. 2 Приказа N 174н указаний на возможность досрочного применения его положений в случаях, предусмотренных учетной политикой, наличие в нем двух разных сроков, а также положения Стандарта "Учетная политика..." позволяют организациям бюджетной сферы, которые не входят в периметр централизации, применять новые положения досрочно.

Таким образом, при формировании Заявки-обоснования (ф. 0510521) рекомендуем учреждению учитывать изменения, внесенные в Методические указания Приказом N 174н, в частности, изменения, связанные с порядком подписания раздела 1 "Расчет (обоснование) размера аванса" Заявки-обоснования (ф. 0510521).

Обратите внимание, информация из Заявки-обоснования (ф. 0510521) используется для формирования Расходного кассового ордера (ф. 0310002) с пометкой "фондовый", на основании которого денежные документы выдаются подотчетному лицу из кассы. Результат использования денежных документов оформляется Отчетом о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее - Отчет (ф. 0504520)), который формируется на основании Заявки-обоснования (ф. 0510521). Также при оформлении Отчета (ф. 0504520) используется информация о выдаче денежных документов из Расходного кассового ордера (ф. 0310002) с пометкой "фондовый".

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

- Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: выдача подотчетному лицу денежных документов (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.);

- Приказ N 174н: обзор очередных изменений по электронным документам (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

Ответ прошел контроль качества

21 марта 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.