Какие формы документов применять в 2024 году при инвентаризации кассы?

В кассе бюджетного учреждения хранятся денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности. С 1 января 2024 года согласно приказу N 61н при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных учреждений вводятся новые формы документов. До настоящего времени в организации при ревизии кассы применялись: акты о результатах инвентаризации (форма по ОКУД 0504835) и описи (формы по ОКУД 0504088 и 0504086).
Какие формы документов необходимо применять с 1 января 2024 года при оформлении ревизий кассы (акты, описи)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В настоящее время существуют два приказа, устанавливающие формы документов для организаций бюджетной сферы:

• Приказ N 52н, который используется для оформления документов на бумажном носителе и части документов в электронном виде;
• Приказ N 61н, который используется для оформления электронных документов и электронных регистров при ЭДО.

Однако действующая редакция Приказа N 61 не содержит формы инвентаризационных описей, поэтому для проведения инвентаризации в кассе учреждений в 2024 году целесообразно использовать формы инвентаризационных описей ф. 0504088 и ф. 0504086, утвержденные Приказом N 52н. В то же время использование Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) или Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835) будет зависеть от перехода учреждения на применение Приказа N 61. Если переход осуществлен в полном объеме, тогда следует использовать Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) утвержденный Приказом N 61. В случае если переход не осуществлен, тогда выбор между указанными формами следует закрепить в учетной политике учреждения. 

Обоснование вывода:

При документальном оформлении фактов хозяйственной жизни в 2023 году государственные (муниципальные) учреждения в своей работе применяют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом N 61н, Приказом N 52н. Приказом N 61н утверждены унифицированные формы электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, применяющиеся при электронном документообороте. При этом Приказом N 52н утверждены унифицированные формы документов, оформляемых на бумажных носителях, а также ряд документов, формирование которых предусмотрено в электронном виде.

Так, Приказом N 52н утверждены формы, которые используются при инвентаризации денежных средств, денежных документов и БСО, хранящихся в кассе учреждения:

• Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835);
• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Приказ N 61н применяется при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2023 (п. 6 Приказа N 61н). Обратите внимание, что некоторые унифицированные формы документов, в редакции изменений, внесенных в Приказ N 61н Приказом N 100н, применяются в обязательном порядке бюджетными учреждениями (в том числе при передаче полномочий - централизованными бухгалтериями) с 1 января 2024 года*(1).

Основания для формирования первичных учетных документов, формы которых утверждены Приказом N 61н, на бумажном носителе прямо предусмотрены положениями п. 6 Приложения 5 к Приказу N 61н, а именно:

• в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации установлено требование о необходимости составления (хранения) регистров бухгалтерского учета исключительно на бумажном носителе;
• при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных регистров и электронных документов.

Соответственно, организация бюджетной сферы, не осуществившая переход на применения Приказа N 61н с 01.01.2023, должна подтвердить именно отсутствие организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных регистров. Само по себе наличие в учетной политике условия о том, что переход на применение Приказа N 61н будет осуществлен в более поздний срок (после 01.01.2023), не освобождает учреждение от ответственности без обоснования отсутствия организационно-технической возможности.

Отдельно отметим, что Приказом N 61н предусмотрена форма Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) для использования с 01.01.2024, при этом формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) для оформления в электронном виде Приказом N 61н не предусмотрены.

Таким образом, в настоящее время существуют два приказа, устанавливающие формы документов для организаций бюджетной сферы:

• Приказ N 52н, который используется для оформления документов на бумажном носителе и части документов в электронном виде;
• Приказ N 61н, который используется для оформления электронных документов, электронных регистров при ЭДО.

Однако действующая редакция Приказа N 61 не содержит формы инвентаризационных описей, поэтому для проведения инвентаризации в кассе учреждений в 2024 году целесообразно использовать формы инвентаризационных описей ф. 0504088 и ф. 0504086 утвержденные Приказом N 52н. В то же время использование Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) или Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835) будет зависеть от перехода учреждения на применение Приказа N 61. Если переход осуществлен в полном объеме, тогда следует использовать Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), утвержденный Приказом N 61. В случае если переход не осуществлен, то выбор между указанными формами следует закрепить в учетной политике учреждения.

В заключении отметим, что п. 2 Приказа N 174н от 30.10.2023 (находится на регистрации в Минюсте России), вносятся изменения в Приказ N 61, в частности будут предусмотрены формы Инвентаризационной описи остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464) и Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465) которые должны будут применяться с 01.01.2025. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман 

Ответ прошел контроль качества 

14 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Перечень таких документов смотрите в материале: Вопрос: Сроки перехода на ЭДО в соответствии с Приказом Минфина N 61н (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2023 г.).