Какими проводками отразить начисление и возмещение задолженности за обучение работников?

В 2021 году за счет субсидий на иные цели бюджетное учреждение заключило договор на обучение сотрудника на воспитателя. С сотрудником был заключен договор, согласно которому он обязан отработать после обучения 3 года. Сотрудник в текущем году досрочно уволился и вернул денежные средства за обучение на лицевой счет учреждения (по КФО 2).
Подлежат ли возврату в бюджет средства субсидий? Учредителем рекомендовано вернуть средства в доход бюджета. Как правильно и какими проводками в учете бюджетного учреждения отразить данную операцию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Задолженность работника по возмещению стоимости его обучения следует отражать путем начисления доходов от компенсации затрат по дебету счета 0 209 34 000 "Расчеты по компенсации затрат". Возврат задолженности субсидии на иные цели за счет средств учреждения от приносящей доход деятельности может быть отражен с использованием счета 0 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджет". 

Обоснование вывода:

В первую очередь отметим, что возмещение работником стоимости обучения в случае его увольнения не следует рассматривать как поступление дебиторской задолженности прошлых лет.

В рассматриваемой ситуации между сотрудником и работодателем было заключено соглашение, условиями которого предусмотрено, что сотрудник после обучения должен отработать определенный срок в учреждении, в противном случае сотрудник обязан компенсировать понесенные расходы на его обучение. Так как сотрудник уволился, не отработав положенный срок, им были компенсированы расходы по обучению. Возврат денежных средств осуществлен на лицевой счет учреждения по приносящей доход деятельности.

Для учета расчетов, в том числе по суммам компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством Российской Федерации, предназначен счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" (п. 220 Инструкции N 157н). Начисление задолженности работника по возмещению стоимости за обучение следует отражать в учете путем начисления новых доходов, согласно новым основаниям.

В свою очередь, доходы от компенсации затрат относятся на подстатью 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 9.3.4 Порядка N 209н), следовательно, суммы задолженности по компенсации расходов, понесенных учреждением, отражаются по дебету счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 401 10 "Доходы от компенсации затрат", 401 40 "Доходы будущих периодов от компенсации затрат" (п. 109 Инструкции N 174н).

Компенсация затрат по экономическому смыслу наиболее близка к понятию возмещение ущерба, поэтому в целях начисления доходов можно использовать п. 34 федерального стандарта "Доходы", согласно которому доходы от возмещения ущерба признаются в бухгалтерском учете на дату возникновения права требования к плательщику. Доходы должны признаваться в бухгалтерском учете в сумме, указанной в соответствующих документах, и в соответствии с этими документами, подтверждающими право требования (п. 35 федерального стандарта "Доходы"). Соответственно, моментом начисления доходов может считаться дата предъявления требований к работнику (это может быть распоряжение, решение и т.д.).

Так как работник не оспаривает размер или обязанность по возмещению расходов учреждения, доходы от компенсации затрат подлежат отражению в качестве доходов текущего года.

Решение об отражении доходов по компенсации затрат в рамках конкретного КФО целесообразно согласовывать с органом-учредителем и (или) финорганом. На возможность признания доходов от компенсации затрат в рамках того источника финобеспечения деятельности учреждения, за счет которого осуществлялись подлежащие возмещению расходы, указывают изменения, внесенные в п. 53 Инструкции N 33н приказом Минфина России от 02.11.2021 N 170н. Так, согласно п. 5 Приложения к указанному приказу из четвертого абзаца п. 53 Инструкции N 33н исключается код строки 040, что по сути означает "снятие" запрета на отражение в указанной строке показателя доходов, относящихся к статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" КОСГУ, в рамках деятельности с целевыми средствами (КФО 5, 6). Тем самым специалисты финансового ведомства фактически указывают на наличие возможности отражения операций по признанию доходов от компенсации затрат не только в рамках приносящей доход деятельности, но и в рамках иных источников финобеспечения деятельности. В то же время в рассматриваемом случае учредителем было рекомендовано отразить возмещение понесенных расходов на обучение сотрудника по КФО 2.

Денежные средства, поступившие при погашении дебиторской задолженности прошлых лет по расходам, источником финансирования которых были целевые субсидии, подлежат возврату в соответствующий бюджет, в порядке возврата неиспользованных остатков субсидий прошлых лет (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 19.04.2018 NN 02-06-07/26400, 07-04-05/02-7273, письмо Минфина России от 11.04.2018 N 02-06-10/24052). Однако в данном случае речь не идет о дебиторской задолженности по расходам, дебиторская задолженность возникает в результате новых доходных операций. В этом случае учреждению следует проанализировать положения Соглашения о предоставлении целевой субсидии на предмет наличия в нем условий о возврате денежных средств по вышеуказанным основаниям. Вместе с тем, учитывая неурегулированность подобных ситуаций, во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов, учреждение или самостоятельно принимает решение о направлении полученных от работника средств в доход бюджета, или же учитывает рекомендации органа-учредителя. В рассматриваемом случае учредителем рекомендовано вернуть средства субсидии в доход бюджета.

Положениями действующих инструкций не предусмотрена конкретная корреспонденция счетов для данной ситуации, поэтому ее необходимо согласовать в порядке, предусмотренном п. 4 Инструкции N 174н. Полагаем, в данном случае могут быть применены следующие бухгалтерские записи:

1. Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 134

- начислены доходы от компенсации затрат учреждения в сумме, подлежащей возврату сотрудником;

2. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 209 34 667,

Увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 130, КОСГУ 134)

- доходы от компенсации затрат учреждения зачислены на лицевой счет;

3. Дебет 2 401 20 297 Кредит 2 303 05 731

- начислена кредиторская задолженность по возврату в бюджет средств субсидии на иные цели;

4. Дебет 2 303 05 831 Кредит 2 201 11 610,

Увеличение забалансового счета 18, (КВР 853, КОСГУ 297)

- отражено выбытие средств с лицевого счета по КФО "2" в доход бюджета. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Клименко Галина 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
муниципальный советник 1 класса Селина Елена 

15 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.