Как документально оформить списание спецодежды, выданной ранее сторожам, дворникам, уборщикам?

В учреждении работают сторожа, дворники и уборщики. В 2018 году для них была приобретена специальная одежда. Сейчас нужно ее списать.
Как эту операцию оформить документально? Есть ли образцы всех документов, которые нужно оформить при списании спецодежды?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Выбытие СИЗ с забалансового учета осуществляется на основании решения постоянно действующей Комиссии по поступлению и выбытию активов c заполнением Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) и Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Если комиссией учреждения принято решение об утилизации спецодежды, то формируется Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). 

Обоснование вывода:

Статьей 221 ТК РФ определено, что для защиты от воздействия вредных и (или) опасных факторов производственной среды и (или) загрязнения, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях, работникам бесплатно выдаются средства индивидуальной защиты (СИЗ). СИЗ в частности включают в себя специальную одежду, специальную обувь. Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами утверждены приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н (далее - Правила 766н). Требования данных правил распространяются на работодателей - юридических и физических лиц независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности и работников.

Согласно п. 4 Правил N 766н обеспечение СИЗ и смывающими средствами осуществляется в соответствии с Правилами на основании единых Типовых норм выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих средств, с учетом результатов специальной оценки условий труда (далее - СОУТ), результатов оценки профессиональных рисков, мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного представительного органа работников (при наличии).

Пунктом 71 Правил N 766н установлено, что по истечении нормативных сроков эксплуатации или сроков годности СИЗ работник обязан вернуть СИЗ работодателю, за исключением СИЗ однократного применения и дерматологических СИЗ. Списание СИЗ, утративших целостность или защитные свойства, испорченных, утраченных или пропавших из установленных мест хранения до окончания нормативного срока эксплуатации, производится в порядке, установленном работодателем (п. 74 Правил N 766н).

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н, Приложение N 5 к Приказу N 61н).

В соответствии с пп. 99, 118 Инструкции N 157н спецодежда относится к мягкому инвентарю. Выдача СИЗ работникам учреждения отражается в учете по дебету счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту счета 0 105 35 445 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (п. 26 Инструкции N 162н, п. 37 Инструкции 174н, п. 37 Инструкции N 183н). Для подобных целей применяется Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434).

Таким образом, выданная специальная одежда в постоянное личное пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением подлежит учету на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (п. 385 Инструкции N 157н).

Аналитический учет по счету 27 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по количеству и стоимости каждого вида имущества в разрезе:

• сотрудников (пользователей имущества);
• местонахождений объектов (адресов);
• объектов имущества (наименований специальной одежды и обуви);
• кодов классификации операций сектора государственного управления.

Выдачу имущества в постоянное личное пользование работникам (сотрудникам) и его возврат ответственные лица фиксируют в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

Выбытие объектов имущества с забалансового счета 27 производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету. Поскольку в вопросе речь идет о спецодежде, то ее списание осуществляется на основании решения Комиссии по поступлению и выбытию активов c заполнением Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) и Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) (п. 34 Инструкции N 157н, п. 40 Стандарта "Запасы").

В бухгалтерском учете выбытие имущества из личного пользования сотрудников отражается путем уменьшения показателя счета 27.

Дополнительно отметим, что в результате выбытия мягкого инвентаря могут быть получены материальные ценности, пригодные для дальнейшего использования в текущей деятельности учреждения (например, ветошь). Информация о таких материальных ценностях указывается в специальной таблице Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Передача вновь принимаемых к учету ценностей в места хранения может оформляться Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).

Если комиссией учреждения принято решение об утилизации спецодежды, то согласно п. 18.1 Порядка N 61н формируется Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435). Данный документ заполняется в случае проведения мероприятий по утилизации (уничтожению) имущества (в том числе собственными силами), в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации). 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Учет мягкого инвентаря (для бюджетной сферы) (ноябрь 2023 г.);
• Энциклопедия решений. Счет 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (для бюджетной сферы) (апрель 2023 г.);
• Путеводитель по формам документов для организаций бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Примеры заполнения Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (форма 0510440);
• Пример заполнения Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (Форма 0504143) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, октябрь 2020 г.);
• Примеры заполнения Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (форма 0510435). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Опарина Светлана 

Ответ прошел контроль качества 

23 ноября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.