Какими документами оформляется проведение годовой инвентаризации в бюджетной организации?

Какими документами в бюджетной организации оформляется проведение годовой инвентаризации? Можно ли в 2023 году при проведении годовой инвентаризации составлять формы ИНВ-23 и ИНВ-25?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При проведении инвентаризаций учреждения бюджетной сферы обязаны применять формы, предусмотренные Приказами 61н и 52н.

Учреждение может применять формы ИНВ-23 и ИНВ-25, если такие требования доведены учредителем и закреплены в учетной политике. 

Обоснование вывода:

Инвентаризация проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, а также выявления фактического наличия активов и обязательств и его сопоставления с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Порядок проведения инвентаризации устанавливается субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики (п. 80 Стандарта "Концептуальные основы"). То есть локальным документом бюджетное учреждение определяет порядок, случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях (письма Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553, от 19.09.2018 N 02-07-05/67175, от 02.06.2017 N 02-06-10/34524, от 13.01.2015 N 02-06-10/70, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448). Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, а также требования к составу инвентаризационной комиссии, ревизоры и суды рассматривают как нарушение (смотрите постановление Четвертого ААС от 23.09.2022 N 04АП-3978/22).

Проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской отчетности (далее - годовая инвентаризация) является одним из случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 9 Инструкции N 33н). При ее проведении учреждения бюджетной сферы обязаны применять унифицированные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД, утвержденные Приказом N 52н, Приказом N 61н.

Решение о проведении инвентаризации принимает руководитель организации бюджетной сферы (уполномоченное им лицо), и оно оформляется с 01.01.2023 первичным учетным документом - Решением о проведении инвентаризации (ф. 0510439), форма которого утверждена Приказом N 61н. Отметим, что составление данного документа в учреждении обязательно. В данном решении указывается: объекты бухгалтерского учета, в отношении которых проводится инвентаризация, состав инвентаризационной комиссии, а также листы согласования и ознакомления. В связи с оформлением Решения (ф. 0510439) издавать дополнительно приказ по учреждению о проведении инвентаризации не требуется.

Если нужно внести изменения в решение о проведении инвентаризации то применяется форма Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447). Внести изменения в Решение (ф. 0510439) возможно только до начала проведения инвентаризации при условии, что корректируемое Решение (ф. 0510439) ранее не было отменено (аннулировано) Изменением Решения (ф. 0510447).

Фактический осмотр имущества проводится на дату начала проведения инвентаризации согласно порядку проведения инвентаризации (письмо Минфина России от 03.03.2023 N 02-07-05/18381). Результаты инвентаризации первоначально фиксируются в инвентаризационных описях. К ним, в частности, относятся:

• Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
• Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Полный перечень форм инвентаризационных описей приведен в Приказе N 52н.

Ответственное лицо оформляет расписки в инвентаризационных описях по формам NN 0504081, 0504086, 0504087, 0504088 в том, что к началу инвентаризации все первичные учетные (сводные) документы, подтверждающие движение (поступление, выбытие, перемещение) объектов инвентаризации, им переданы. Расписка прилагается к документам инвентаризации: инвентаризационной описи, сличительной ведомости, акту о результатах инвентаризации

Недостачи или излишки нефинансовых активов по каждому объекту инвентаризации в количественном и стоимостном выражении отражаются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Такая ведомость составляется на основании Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Результаты инвентаризации фиксируются:

• в Акте о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
• в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463) либо в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Формы 0510836 и 0510463 утверждены Приказом N 61н, форма 0504835 - Приказом N 52н.

Обратите внимание, что Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) применяется до 1 января 2024 года. С 1 января 2024 года для обобщения результатов инвентаризации применяется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Соответственно, если инвентаризация проведена в пределах 2023 года, то по ее итогу оформляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Если же результаты инвентаризации-2023 оформляются в 2024 году, то бюджетной организации необходимо будет их оформить Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Ведомость расхождений (ф. 0504092) не формируется при использовании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463), поскольку выявленные по нефинансовым активам количественные расхождения отражаются в приложении N 7 к разделу 2 Акта (ф. 0510463).

Ведомость (ф. 0504092) обязательно нужно формировать при использовании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), поскольку его форма (в отличие от Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463)) не предполагает такого обобщения.

Если по итогам инвентаризации излишки и/или недостачи не выявлены, в акте о результатах инвентаризации делается об этом отметка.

Что касается форм ИНВ-23 Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации и ИНВ-25 Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации, ранее установленных постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, поясняем следующее. Так как данные формы не являются обязательными к применению учреждениями бюджетной сферы, полагаем, что бюджетное учреждение может их использовать при проведении контрольных мероприятий в целях правильности проведения годовой инвентаризации в случае, если их применение рекомендовано учредителем и закреплено в учетной политике. 

Рекомендуем также ознакомиться материалами:

• Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы) (ноябрь 2023 г.);
• Энциклопедия решений. Инвентаризация активов и обязательств (для бюджетной сферы) (октябрь 2023 г.);
• Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Инвентаризация-2023 в организациях бюджетной сферы: новый порядок, новая "первичка", новые ответы на старые вопросы. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Опарина Светлана 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
муниципальный советник 1 класса Селина Елена 

23 ноября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.