В ходе проверки казенного учреждения (не является администратором кассовых поступлений в бюджет) из-за ошибки, допущенной ответственным лицом, установлен факт переплаты материальной помощи сотруднику за прошлый год. Сотрудник (получатель материальной помощи) добровольно внес сумму переплаты в кассу, после чего ее необходимо вернуть в доход бюджета с лицевого счета получателя бюджетных средств. Какими проводками отразить в учете данные операции?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возврат сотрудником излишне полученной в прошлом году материальной помощи в бюджетном учете казенного учреждения следует отражать с использованием счета 1 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат".

Отражение расчетов между администратором доходов бюджета, осуществляющим полномочия по администрированию кассовых поступлений, и казенным учреждением, которому поступил возврат переплаты прошлого года, осуществляется с применением счетов 1 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджеты" и 1 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты". В адрес администратора кассовых поступлений казенным учреждением направляется Извещение (ф. 0504805) с информацией о планируемых к поступлению в доход бюджета суммах. 

Обоснование вывода:

Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета в организациях бюджетной сферы для отражения расчетов, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат, предусматривает возможность применения одного из вариантов:

1) корректировка ранее произведенных начислений способом "Красное сторно";

2) начисление доходов в виде компенсации затрат.

Условия применения способа "Красное сторно" для корректировки начислений в соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ возможно при одновременном выполнении следующих условий:

• переплата (неположенная выплата) является следствием счетной ошибки (смотрите письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912);
• решение об удержании принято работодателем не позднее одного месяца со дня начисления неположенной выплаты в части расчетов по оплате труда;
• получено согласие работника, уведомленного о перерасчете, на удержание суммы переплаты из будущих начислений по оплате труда.

При невыполнении хотя бы одного из перечисленных условий основания для корректировки начислений способом "Красное сторно" отсутствуют, и, соответственно, в бухгалтерском учете факт выявленной переплаты (неположенной выплаты) отражается в качестве начисления доходов в виде компенсации затрат с применением счета 0 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" по АнКВД 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" и подстатье 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 85 Инструкции N 162н, п. 220 Инструкции N 157н, п. 12.1.3 Порядка N 82н, п. 9.3.4 Порядка N 209н).

Учитывая, что в конкретной ситуации материальная помощь излишне начислена и выплачена в прошлом году, а возмещает ее сотрудник в текущем, факт установленной переплаты целесообразно отразить как операцию по признанию доходов от компенсации затрат.

В соответствии с п. 86 Инструкции N 162н суммы задолженности по компенсации расходов, понесенных учреждением, в связи с реализацией требований, установленных законодательством РФ, отражаются по дебету счета 0 209 34 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от компенсации затрат" и кредиту счетов 0 401 10 134 "Доходы от компенсации затрат", 0 401 40 134 "Доходы будущих периодов от компенсации затрат". Так как в данном случае сотрудник не оспаривает сумму излишней выплаты и в добровольном порядке возмещает ее, учреждение при начислении задолженности может применить счет 1 401 10 134.

Любые доходы казенного учреждения подлежат зачислению в бюджет (пп. 2, 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ). Следовательно, денежные средства, возмещенные сотрудником, должны быть направлены в доход бюджета, то есть перечислены на лицевой счет администратора кассовых поступлений доходов бюджета.

Так как казенное учреждение не наделено полномочиями по администрированию рассматриваемых кассовых поступлений, то для учета расчетов между администратором доходов бюджета по кассовым поступлениям и администратором (получателем бюджетных средств) по начислению и учету платежей в бюджет применяется счет 0 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджет" (п. 262 Инструкция N 157н). Для учета расчетов между главным распорядителем (распорядителем) и подведомственными распорядителями, получателями бюджетных средств применяется счет 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" (п. 276 Инструкции N 157н). В адрес администратора кассовых поступлений казенным учреждением направляется Извещение (ф. 0504805) с информацией о планируемых к поступлению в доход бюджета суммах.

Кроме того, хотим обратить внимание, что в ситуации, когда сотрудник вносит сумму переплаты в кассу казенного учреждения, не наделенного полномочиями по администрированию рассматриваемых кассовых поступлений, а учреждение впоследствии перечисляет ее в доход бюджета с лицевого счета получателя бюджетных средств, данные хозяйственные операции должны быть отражены по тому коду бюджетной классификации расходов соответствующего бюджета, по которому в прошлом году отражалось выплата, т.е. по подстатье 211 "Заработная плата" КОСГУ (п. 10.1.1 Порядка N 209н).

Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения рассматриваемая ситуация подлежит отражению следующим образом:

1. Дебет КДБ 1 209 34 567 Кредит КДБ 1 401 10 134

- отражено начисление задолженности в сумме переплаты;

2. Дебет КИФ 1 201 34 510*(1) Кредит КДБ 1 209 34 667

- поступила сумма переплаты от сотрудника в кассу учреждения;

3. Дебет КРБ 1 210 03 561*(1) Кредит КИФ 1 201 34 610*(1)

- списаны средства из кассы для внесения на лицевой счет получателя бюджетных средств;

4. Дебет КРБ 1 304 05 211 Кредит КРБ 1 210 03 661*(1)

- поступили денежные средства на лицевой счет получателя бюджетных средств;

5. Дебет КДБ 1 304 04 134 Кредит КДБ 1 303 05 731

- на основании извещения (ф. 0504805) казенным учреждением передана информация о планируемых к поступлению в доход бюджета суммах;

6. Дебет КДБ 1 303 05 831 Кредит КРБ 1 304 05 211

- отражено исполнение обязательства по перечислению в доход бюджета суммы возврата дебиторской задолженности прошлых лет.

В свою очередь, в учете администратора кассовых поступлений отражаются следующие бухгалтерские записи:

1. Дебет КДБ 1 303 05 831 Кредит КДБ 1 304 04 134

- отражены ожидаемые к поступлению суммы компенсации, полученные от казенного учреждения на основании Извещения (ф. 0504805);

2. Дебет 1 210 02 134 Кредит 1 303 05 731

- отражено поступление переплаты заработной платы (материальной помощи) за прошлый год на лицевой счет администратора доходов бюджета. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
муниципальный советник 1 класса Селина Елена 

23 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В казенных учреждениях и органах власти поступления в кассу и выплаты из кассы подлежат отражению на забалансовых счетах 17 и 18 в порядке, определенном учетной политикой (пп. 365, 367 Инструкции N 157н).