В какой момент принимать обязательства учреждения и денежные обязательства по оплате труда, отпускным суммам и выплате пособия по временной нетрудоспособности на счета 502 01 и 502 02? Например, 1 августа учреждение отправляет отпускные и сразу же делает на сумму отпускных обязательства и денежные обязательства.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Бюджетное учреждение самостоятельно определяет конкретный порядок признания и перечень документов-оснований для отражения принятых обязательств и денежных обязательств в соответствии с п. 318 Инструкции N 157н и закрепляет в рамках формирования учетной политики. При разработке такого порядка считаем целесообразным придерживаться единых правил, принимая за основу перечень документов, предусмотренных Порядком N 258н. 

Обоснование вывода:

Согласно п. 308 Инструкции N 157н обязательство бюджетного учреждения представляет собой его обязанность по предоставлению в соответствующем финансовом году определенной суммы денежных средств в соответствии с требованиями, обусловленными законом, иными нормативным правовым актом, договором или соглашением.

При этом учет обязательств осуществляется на основании документов, подтверждающих их принятие (возникновение) в соответствии с перечнем, установленным учреждением в рамках формирования учетной политики, с учетом требований к документам, предусмотренных порядком учета бюджетных и денежных обязательств органами Федерального казначейства санкционирования оплаты денежных обязательств, установленных финансовым органом.

Так, соответствующий порядок учета бюджетных и денежных обязательств для получателей средств федерального бюджета утвержден приказом Минфина России от 30.10.2020 N 258н (далее - Порядок N 258н), согласно которому документом-основанием для отражения бюджетного обязательства является приказ об утверждении штатного расписания с расчетом годового фонда оплаты труда (иной документ, подтверждающий возникновение бюджетного обязательства, содержащий расчет годового объема оплаты труда (денежного содержания, денежного довольствия) (п. 11 Приложения N 3 к Порядку N 258н).

Отдельного общего порядка, определяющего перечень оснований для возникновения обязательств и денежных обязательств бюджетных учреждений не предусмотрено. Следовательно, бюджетное учреждение самостоятельно определяет в своей учетной политике конкретный порядок признания и перечень документов-оснований для отражения принятых обязательств и денежных обязательств в соответствии с п. 318 Инструкции N 157н. Однако при разработке такого порядка считаем целесообразным придерживаться единых правил, а соответственно принимать за основу перечень документов, предусмотренных Порядком N 258н (смотрите, в частности, п. 3 письма Минфина России от 21.01.2013 N 02-06-07/155).

Таким образом, обязательства учреждения по оплате труда работников могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 0 506 10 000 и кредиту счета 0 502 11 000 в объеме предусмотренных к исполнению в текущем финансовом году и утвержденных плановых назначений на текущий финансовый год (смотрите также подп. "б" п. 1 и п. 3 письма Минфина РФ от 21.01.2013 N 02-06-07/155, п. 1.2.3 и п. 2.4 приложения к совместному письму Минфина России и Федерального казначейства от 07.04.2017 NN 02-07-07/21798, 07-04-05/02-308, письмо Федерального казначейства от 09.02.2018 N 07-04-05/08-2108).

При подобном подходе бюджетным учреждением обязательства по выплате заработной платы принимаются единовременно в сумме годового объема утвержденных Планом ФХД показателей выплат на осуществление расходов по заработной плате, включая расходы на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск работников учреждения, расходы на выплату пособия за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя.

Однако следует учитывать, что в случае признания в бухгалтерском учете обязательств учреждения в годовой сумме в течение года может возникнуть необходимость внесения в них изменений. Поэтому в учетной политике бюджетного учреждения следует предусмотреть порядок корректировки ранее принятых обязательств и перечень документов-оснований для их отражения.

В свою очередь, денежные обязательства отражаются в момент, когда у учреждения возникает обязанность уплатить бюджету, физическому лицу или юридическому лицу определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки, заключенной в рамках его полномочий, или в соответствии с положениями законодательства РФ, иного правового акта, условиями договора или соглашения.

Так, документами, подтверждающими возникновение денежного обязательства, могут являться перечисленные в (п. 11 Приложения N 3 к Порядку N 258н):

• Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
• Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
• Расчетная ведомость (ф. 0504402):
• иной документ, подтверждающий возникновение денежного обязательства.

Следовательно, с учетом положений п. 308 Инструкции N 157н, основанием признания денежных обязательств перед работниками учреждения (показатель на счете 502 02) являются документы о начислении отпускных, пособия по временной нетрудоспособности. В связи с чем соответствующие бухгалтерские записи по принятию денежных обязательств, в отличие от корреспонденций по принятию обязательств учреждения, не могут быть сделаны единовременно на всю сумму утвержденного штатного расписания (плановых назначений), а отражаются по мере возникновения обязанности непосредственно осуществить оплату заработной платы, иных выплат работникам учреждения. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Булыгина Ольга 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина 

4 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.