Директор автономного учреждения живет в соседнем городе. Может ли учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности компенсировать ему расходы на проезд с использованием услуги каршеринга? Как в такой ситуации лучше установить порядок отражения таких расходов: - принимать расходы по авансовому отчету; - установить фиксированную сумму и выплачивать ее без требований об отчетности?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

За счет средств от приносящей доход деятельности учреждение может компенсировать директору расходы на проезд с использованием услуги каршеринга, в случае наличия соответствующих обоснований, например, при наличии такой обязанности, установленной трудовым договором. 

Обоснование вывода:

Каршеринг - это вариант аренды автомобиля у профильных компаний (чаще всего для внутригородских и/или коротких поездок) или частных лиц (на любой срок и расстояние поездки по договоренности).

Следует отметить, что трудовое законодательство не возлагает на работодателя обязанности по доставке работников к месту работы и обратно либо по оплате их проезда, за исключением случаев, когда такая обязанность прямо предусмотрена законом (например, при работе вахтовым методом). При этом прямого запрета для осуществления таких расходов законодательно также не установлено, однако на уровне соответствующего публично-правового образования могут действовать нормативные акты, запрещающие использование имущества и денежных средств в указанных целях.

По общему правилу доходы от приносящей доход деятельности, в том числе денежные средства, поступают в самостоятельное распоряжение автономного учреждения и используются им для достижения целей, ради которых оно создано. За счет таких средств могут быть осуществлены различные расходы автономного учреждения при условии, что они связаны с уставной деятельностью учреждения и предусмотрены Планом ФХД.

Также отметим, что понятие "нецелевое использование" бюджетных средств не должно применяться к средствам автономных учреждений, поступающим в связи с осуществлением приносящей доход деятельности. Вместе с тем контролирующими органами в ряде случаев может быть осуществлена проверка эффективности расходования средств, полученных от приносящей доход деятельности (смотрите, например, постановление Омского городского Совета от 16.03.2016 N 1467). Отметим, что административная ответственность за неэффективное использование средств, полученных от приносящей доход деятельности, в настоящее время не предусмотрена. Однако указание на подобное нарушение в материалах проверок нередко становится основанием для привлечения соответствующих должностных лиц к дисциплинарной ответственности, принятия определенных кадровых, организационных решений.

В то же время, согласно п. 23 постановления Пленума ВАС РФ от 22.06.2006 N 23 "О некоторых вопросах применения арбитражными судами норм Бюджетного кодекса Российской Федерации", конкретная расходная операция может быть признана неэффективным расходованием средств только в случае, если уполномоченный орган докажет, что поставленные перед учреждением задачи могли быть решены с использованием меньшего объема средств или что, используя определенный бюджетом объем средств, учреждение могло достигнуть лучшего результата (сморите также письмо Минфина России от 17.03.2020 N 02-09-09/20248, определение Верховного Суда РФ от 03.03.2020 N 305-ЭС20-376, постановление Шестого ААС от 18.03.2020 N 06АП-781/20).

В такой ситуации полагаем, что учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности может компенсировать директору расходы на проезд с использованием услуги каршеринга, в случае наличия соответствующих обоснований. Так, например, в качестве обоснования может выступать низкое качество работы общественного транспорта либо отсутствие возможности его использования. При этом, с целью минимизации возможности претензий со стороны должностных лиц органов контроля, возможность осуществления таких расходов целесообразно согласовать с учредителем или органом, осуществляющим его полномочия, сделать это можно путем внесения соответствующих положений в трудовой договор руководителя. При отсутствии возможности закрепить обязанность оплаты проезда на уровне трудового договора такая обязанность может быть установлена коллективным договором или иным локальным актом учреждения.

В случае принятия решения о компенсации директору расходов на проезд к месту работы и обратно с использованием услуги каршеринга порядок их отражения следует установить самостоятельно разработанным локальным актом учреждения. При этом, по нашему мнению, целесообразно использовать способ, при котором расходы будут приниматься на основании авансового отчета, так как такой подход будет оптимальным с точки зрения подтверждения их эффективности. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

• Письмо Минфина России от 3 ноября 2021 г. N 03-01-10/89249 О НДФЛ, налоге на прибыль и страховых взносах при оплате стоимости проезда работников к месту работы и обратно, в том числе с использованием такси (каршеринга). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман 

Ответ прошел контроль качества 

20 июня 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.