Казенное учреждение (не администратор доходов) в 2022 году выплачивало сотруднику компенсацию на проезд к месту проведения отпуска и обратно по КВР 112 КОСГУ 214. В 2023 году при проверке органом контроля ГРБС было выявлено, что в стоимость железнодорожных билетов было включено питание, соответственно, казенное учреждение неправомерно осуществило выплату компенсации в размере 916 руб. По результатам контроля было предписано возвратить денежные средства в размере 916 руб., приходящиеся на питание, в доход бюджета. Сотрудник, которому была осуществлена выплата, в добровольном порядке согласен перечислить денежные средства в доход бюджета. Как в бюджетном учете казенного учреждения отразить факт выявленной переплаты компенсации на проезд к месту отпуска и обратно за 2022 год и перечисление сотрудником данных денежных средств в доход бюджета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В бюджетном учете казенного учреждения факт выявленной переплаты компенсации на проезд к месту проведения отпуска и обратно отражается в качестве исправления ошибки прошлого года на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением специальных счетов 304 66 "Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям" и 401 26 "Расходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям".

Операции по передаче расчетов по доходам между подведомственным учреждением и администратором кассовых поступлений следует формировать в корреспонденции со счетом 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" на основании Извещения (ф. 0504805). 

Обоснование вывода:

Ошибкой в бухгалтерской отчетности считается пропуск и (или) искажение, возникшее при ведении бухгалтерского учета и (или) формировании бухгалтерской отчетности в результате неправильного использования или неиспользования информации о фактах хозяйственной жизни отчетного периода, которая была доступна на дату подписания бухгалтерской отчетности и должна была быть получена и использована при подготовке бухгалтерской отчетности (п. 27 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").

В рассматриваемой ситуации в текущем (2023) году органами контроля был выявлен факт неправомерной компенсации в 2022 году стоимости питания, включенной в стоимость ж/д билетов.

Согласно части первой ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в муниципальных учреждениях, устанавливается нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Так, порядок компенсации расходов лиц, проживающих в Кондинском районе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, работающих в органах местного самоуправления Кондинского района и муниципальных учреждениях района, к месту использования отпуска и обратно утвержден Постановлением администрации Кондинского района Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 04.03.2013 N 495 (далее - Порядок N 495).

В соответствии с п. 2.1 Постановления N 495 работники имеют право на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно к месту постоянного жительства в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (за исключением расходов, связанных с доставкой билетов, питанием (в случае отсутствия в проездном документе информации о стоимости питания, включенной в стоимость проездного документа, данная информация берется на официальном сайте перевозчика), дополнительного страхования во время поездки от несчастных случаев и медицинских расходов), но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда, кроме вагонов повышенной комфортности.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании авансового отчета о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, посадочных талонов, багажных квитанций, других транспортных документов, справок и так далее), подтверждающих расходы работника и неработающих членов его семьи (раздел 3 Порядка N 495).

Исходя из прямых положений Порядка N 495 стоимость питания не должна была приниматься должностными лицами казенного учреждения к расчету размера компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно. Причем информация о стоимости питания могла быть взята либо из проездного документа, либо на сайте перевозчика.

Учитывая, что в рассматриваемой ситуации корректировка вызвана ошибкой должностных лиц учреждения, то рассматриваемая ситуация отражается как исправление ошибки прошлых лет с применением специальных счетов.

В целях отражения в бюджетном учете выявленной ошибки следует руководствоваться порядком, установленным п. 18 Инструкции N 157н. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" необходимо оформить Бухгалтерской справкой (ф. 0504833), в которой делаются ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления. При этом бухгалтерские записи по исправлению ошибок прошлых лет подлежат обособлению в бюджетном учете и отчетности.

Начиная с 2018 года исправление ошибок прошлых лет осуществляется с использованием специальных счетов, в частности, в отношении ошибок, выявленных по результатам проверки органами государственного (муниципального) финансового контроля и не влияющих на финансовый результат, применяется счет 304 66 "Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям", в отношении ошибок, выявленных по результатам проверки органами государственного (муниципального) финансового контроля и влияющих на финансовый результат в части расходов счет 401 26 "Расходы финансового года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям".

В результате исправления ошибки прошлого года в бюджетном учете казенного учреждения будет восстановлена дебиторская задолженность подотчетного лица по счету 1 208 14 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме".

Учитывая, что расходы, связанные с излишне выплаченной компенсацией, в конкретном случае осуществлялись за счет лимитов бюджетных обязательств прошлых лет, при возврате сумм подобной задолженности у учреждения возникает обязанность по перечислению этих средств в доход бюджета (п. 3 ст. 41 БК РФ). Согласно положениям п. 85 Инструкции N 162н, расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет подлежат отражению в учете получателя бюджетных средств с применением счета 1 209 36 000 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет". Соответственно, сумму дебиторской задолженности как сумму финансовых требований по компенсации затрат государства следует перенести со счета 208 14 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме" в дебет счета 209 36 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет" прямой проводкой с указанием в 1-17 разрядах номера счета аналитического учета 4-20 разрядов кода классификации доходов бюджета (по аналогии с отражением задолженности бывших работников, описанной в абзаце 8 п. 86 Инструкции N 162н).

Дебиторская задолженность по расходам, не погашенная по состоянию на отчетную дату, подлежит переносу на счет 209 36 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет" последним рабочим днем отчетного периода (п. 7.4 Приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 17.12.2020 NN 02-04-04/110850, 07-04-05/02-26291). Соответственно, в рассматриваемой ситуации по результатам корректировки начислений по компенсации стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно сумма выявленной переплаты по состоянию на 1 января текущего финансового года подлежит учету на счете 209 36 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет". Именно на данном счете должен быть "восстановлен" показатель в размере выявленной переплаты в результате отражения в учете операций по исправлению ошибок прошлых лет.

Для учета расчетов между администратором доходов бюджета, осуществляющим полномочия по администрированию кассовых поступлений, и казенным учреждением, которому поступила сумма компенсации затрат, применяются счета 1 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджеты" и 1 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" (пп. 260, 262, 263, 276 Инструкции N 157н). В адрес администратора кассовых поступлений направляется Извещение (ф. 0504805) по планируемым к поступлению в доход бюджета суммам.

Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения рассматриваемая в вопросе ситуация может быть отражена следующими корреспонденциями счетов:

1. Дебет КРБ 1 401 26 214 Кредит КРБ 1 208 14 667

• способом "Красное сторно" отражено исправление ошибки и восстановление дебиторской задолженности;

2. Дебет КДБ 1 209 36 567 Кредит гКБК 1 304 66 731

Дебет гКБК 1 304 66 831 Кредит КРБ 1 208 14 667

• дополнительной бухгалтерской записью отражен перенос восстановленной дебиторской задолженности прошлых лет;

3. Дебет КДБ 1 304 04 136 Кредит КДБ 1 303 05 731

• отражено направление администратору доходов бюджета Извещения (ф. 0504805) о поступлении ожидаемых доходов;

4. Дебет КДБ 1 303 05 831 КДБ Кредит КДБ 1 209 36 667

• отражено поступление денежных средств на основании Извещения (ф. 0504805) с соответствующими отметками администратора кассовых поступлений. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Наталья 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина 

13 июня 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.