Бюджетные учреждения в 2023 году применяют формы первичных документов, утвержденные Приказом N 61н и (или) Приказом N 52н? Какие формы первичных учетных документов применяются при списании объектов основных средств?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При установлении субъектом учета правил документооборота (электронного документооборота) учитываются положения Приказа N 52н и Приказа N 61н.

Конкретный перечень документов, которые учреждению необходимо оформить при выбытии объекта основного средства, зависит от причины такого выбытия. 

Обоснование вывода:

Государственные (муниципальные) учреждения в своей работе применяют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом N 61н, Приказом N 52н. Приказом N 61н утверждены унифицированные формы электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, применяющиеся при электронном документообороте. При этом Приказом N 52н утверждены унифицированные формы документов, оформляемых на бумажных носителях, а также ряд документов, формирование которых предусмотрено в электронном виде.

Таким образом, в настоящее время при установлении субъектами учета правил документооборота (электронного документооборота) учитываются положения и Приказа N 52н, и Приказа N 61н (смотрите также письмо Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091).

Отметим, что отдельные формы первичных учетных документов, предусмотренные Приказами N 61н и N 52н, идентичны по своему содержанию. Например, Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454) и Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104); Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456) и Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105). Вместе с тем унифицированные формы электронных первичных документов названных актов обязательны для применения с 1 января 2024 года и используются учреждениями в 2023 году, только если это будет установлено учетной политикой (смотрите период применения Приказа N 157н, Приказа N 100н).

Однако Приказом N 61н также утверждены унифицированные формы документов, аналогов которым нет в Приказе N 52н. В частности, одним из таких документов является Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) (далее - Решение (ф. 0510440)). Даже в случае, если учреждение не осуществило переход на оформление документов в электронном виде, применять самостоятельно разработанную форму для этих целей уже нельзя. В рамках учетной политики следует предусмотреть порядок оформления Решения (ф. 0510440) на бумажном носителе.

Иными словами, применение самостоятельно разработанных форм, применяемых при ведении бухгалтерского учета вместо унифицированных первичных (сводных) учетных форм документов и регистров бухгалтерского учета, не корректно (письмо Минфина России от 22.07.2022 N 02-07-10/71229). В случае если учреждение ведет документооборот в бумажной форме, то применяются первичные учетные документы утвержденные Приказом N 52н. При этом если учреждение ввиду отсутствия технической возможности или в иных установленных случаях продолжает формирование документов на бумажных носителях и в 2023 году, то учетной политикой следует предусмотреть порядок применения форм унифицированных электронных документов, предусмотренных Приказом N 61н, аналогов которым Приказ N 52н не содержит.

Конкретный перечень документов, которые учреждению необходимо оформить при выбытии объекта основного средства, зависит от причины такого выбытия.

Например, при принятии комиссией учреждения решения о несоответствии состояния объекта основного средства критериям актива оформляется Решение (ф. 0510440). В свою очередь, такое решение оформляется на основании данных инвентаризации, соответственно, на основании данных Инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216), Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463). В этом случае Решение (ф. 0510440) является первичным учетным документом для отражения бухгалтерских операций по выбытию объектов нефинансовых активов, признанных комиссией не активами, с балансового учета и отражения их на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении".

В случае если комиссией учреждения принято решение о списании объекта (резолюция об этом указывается в графе 9 раздела 3 Решения (ф. 0510440)), то одновременно с Решением (ф. 0510440) формируется соответствующий акт о списании. В 2023 году при списании объектов основных средств могут применяться, в частности:

• Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454); Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456) (в случае, если названные акты для применения установлены учетной политикой учреждения);
• Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104), Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105), Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) (если учетной политикой учреждения не предусмотрено применять в 2023 году формы вышеназванных актов).

Подробнее с порядком применения и особенностями формирования первичных учетных документов, в том числе в целях оформления операций с нефинансовыми активами, можно ознакомиться в Путеводителе по формам документов для организаций бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сильвестрова Татьяна 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина 

27 марта 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.