Работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложен товарный чек на приобретение запасных частей. Товарный чек не является бланком строгой отчетности, так как отсутствуют обязательные реквизиты. Кассовый чек к авансовому отчету не приложен. Можно ли принять данные расходы и уменьшить задолженность за подотчетным лицом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Авансовый отчёт без подтверждающих документов не может быть принят к учёту. Следовательно, принять расходы и уменьшить задолженность за подотчетным лицом на основании такого отчёта нельзя.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н, а также на основании подп. 6.3 п. 6 Указаний N 3210-У, положений Приказа N 52н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке и при условии его оформления в печатном виде, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм (п. 26 Стандарта "Концептуальные основы").
Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) установлено обязательное применение всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) при осуществлении ими расчетов. Следовательно, факт оплаты товаров наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (например, с использованием платежных карт) должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (пп. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
Кассовый чек - это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о ККТ (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). Соответственно, кассовый чек является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов.
Случаи, когда ККТ не применяется, поименованы в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Продажа запасных частей, в частности, индивидуальными предпринимателями в этом перечне не поименованы.
Отметим, оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ.
При этом порядок документального оформления фактов приобретения товаров, работ, услуг, имущественных прав не идентичен для различных видов гражданско-правовых договоров и для каждого конкретного случая должен рассматриваться отдельно. Такой вид документа, как товарный чек, обычно упоминается в случае заключения договора розничной купли-продажи (ст. 492 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации работник не представил чек ККТ, который бы подтверждал факт понесенных им расходов. В товарном чеке отсутствуют обязательные реквизиты и не является документом, подтверждающим расчеты в данном случае. Поэтому принятие авансового отчёта (расходов) несёт в себе риски при проверке со стороны контролирующих органов. В ходе проверки ревизоры могут признать нарушение и даже оштрафовать за искажение отчетности и, конечно, потребуют возместить ущерб.
Таким образом, по нашему мнению, авансовый отчёт без надлежащих подтверждающих документов нельзя принять к учёту. Следовательно, принять расходы и уменьшить задолженность за подотчетным лицом на основании такого отчёта тоже нельзя.
Однако окончательное решение о возмещении расходов подотчетного лица - за руководителем учреждения. Дело бухгалтерии - разъяснить ему суть нарушения и последствия принятия к учету неправильно оформленных документов.
Обратите внимание, руководитель может отказать работнику в принятии отчёта (возмещении расходов), и последний обратится в суд. Если судьи поддержат сотрудника, его расходы будут возмещены уже на основании решения суда. Никаких претензий со стороны ревизоров к бухгалтерии и руководителю в этом случае не будет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Алексеев Никита

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

20 декабря 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.