ГБУ (государственное бюджетное учреждение) направило водителя в служебную командировку на служебном автомобиле. Авансом денежные средства водителю не выдавались. По возвращении водитель отчитался о расходах по заправке служебного автомобиля; проживанию; оплате платных дорог; по суточным. В локальном акте ГБУ (положение о командировках) все вышеназванные расходы поименованы и были осуществлены с ведома руководителя. На какой КВР и статью (подстатью) КОСГУ отразить указанные расходы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы, поименованные в вопросе, могут быть отражены с использованием элемента видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений в увязке с:
- подстатьей 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ, в части оплаты суточных;
- подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ, в части оплаты расходов по заправке служебного автомобиля, оплате платных дорог и проживанию.
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета приобретенных в такой ситуации ГСМ учреждению следует закрепить в учетной политике.

Обоснование вывода:
При отнесении расходов на коды видов расходов (далее - КВР) и статьи (подстатьи) КОСГУ учреждения руководствуются положениями:
- Порядка N 85 - в части КВР;
- Порядка N 209н - в части статей (подстатей) КОСГУ.
Расходы относятся на статьи (подстатьи) КОСГУ, исходя из их экономического содержания (п. 3 Порядка N 209н).
Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Особенности порядка направления работников в служебные командировки определены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определено, что командированному работнику возмещаются и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. При этом возмещение таких расходов в соответствии с п. 24 Положения N 749 осуществляется при представлении подтверждающих документов в порядке и размерах, определенных ст. 168 ТК РФ.
Командировочные расходы, которые учреждение возмещает работнику в соответствии с действующим законодательством, отражаются по элементу видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 46.5 Порядка N 85н, п. 10.2.6 Порядка N 209н). Возмещение персоналу дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные), отражаются с использованием подстатьи 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка N 209н).
Поскольку в указанной ситуации локальным актом учреждения расходы по заправке служебного автомобиля, а также на оплату платных дорог поименованы в качестве иных расходов, которые могут быть осуществлены в командировке, с разрешения или ведома работодателя, их компенсацию следует отражать с использованием элемента видов расходов 112 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ. Использование элемента вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ было бы оправдано, в случае если указанные расходы квалифицировались в качестве закупки ГСМ через подотчетное лицо.
Обратите внимание, что при отражении указанных в вопросе расходов в качестве расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя согласно ст. 168 ТК РФ, встает вопрос о необходимости отражения ГСМ в составе материальных запасов. С одной стороны, выплата компенсации иных расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает встречного требования о предоставлении сотрудником каких-либо нефинансовых активов в целях их постановки на учет в учреждении. Документы на приобретение активов в данном случае служат только для определения размера компенсации. Подобный подход позволяет предположить, что списание расходов на приобретение ГСМ в командировке может осуществляться без принятия к учету материальных запасов на счет 0 105 00. Иными словами, расходы в таком случае могут списываться на финансовый результат текущего периода с использованием счета 0 401 20 226 или 0 109 6Х 226.
С другой стороны, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Учитывая, что в данном случае списание приобретенного в командировке ГСМ должно осуществляться по нормам, установленным локальными актами учреждения, на основании документов, подтверждающих расход, при этом необходимо также вести учет остатка ГСМ в баке автомобиля, считаем, что информация о приобретенном в командировке ГСМ может быть отражена с использованием счета 0 105 00 (смотрите, например, письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41796).
Учитывая, что кассовые расходы командировочному лицу возмещаются в качестве иных расходов, связанных с командировкой с применением КВР 112 и КОСГУ 226, принятие к учету материальных запасов может осуществляться с использованием счета 0 106 34 000 "Вложения в материальные запасы - иное движимое имущество". При этом списание ГСМ, приобретенных с использованием КОСГУ 226 и фактически израсходованных за время командировки работника, по нашему мнению, следует осуществлять по дебету счета 0 401 20 226.
В свою очередь, дальнейшее списание ГСМ (расходы в размере стоимости остающегося в бензобаке ГСМ), могут быть отражены в общем порядке по дебету счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов" в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (п. 37 Инструкции N 174н).
Учитывая неурегулированность вопроса, конкретный порядок принятия к учету приобретенных в такой ситуации ГСМ учреждению следует закрепить в учетной политике, в порядке, определенном п. 4 Инструкции N 174н, для соблюдения единообразного подхода к аналогичным ситуациям. Кроме того, локальными актами учреждения должен быть также установлен перечень документов, подтверждающих осуществление расходов. Например, такими документами могут быть: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта и фактически произведенные расходы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

2 декабря 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.