В рамках заключенного по Закону N 44-ФЗ контракта на основании аукциона поставляется продукция - Молоко". В приложении к контракту (технические характеристики) указано четыре различных товара с идентичным наименованием "молоко", но с различными техническими характеристиками (жирность). В документе о приемке - УПД в электронной форме (ЕИС) наименование указано согласно спецификации к контракту - "молоко" несколькими строками (количество, цена). Какое наименование должна указать бухгалтерия при оприходовании молока (в строгом соответствии с контрактом "молоко" или может изменить наименование товара, отличное от документа о приемке (с характеристикой) для распознавания конкретного товара? Как производить списание, если наименование необходимо указывать в строгом соответствии с УПД, учитывая тот факт, что меню-требование составляется с указанием молока различной жирности?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения оприходование молока по наименованию, отличному от представленного поставщиком первичного учетного документа, в части дополнительного указания характеристик товара, возможно на основании дополнительно оформленных комиссией по поступлению и выбытию активов документов, основанных на предоставленной контрагентом расшифровке к УПД или на основании дополнительного документа, составленного комиссий, подтверждающего факт принятия товара с установленными характеристиками.

Обоснование вывода:
Принятие к бухгалтерскому учету хозяйственных операций по приобретению объектов нефинансовых активов отражается на основании первичных учетных документов (п. 51 Инструкции N 174н). Такие документы могут оформляться непосредственно в учреждении или поступать от контрагентов, например, как в рассматриваемой ситуации, универсальный передаточный документ (далее - УПД).
Первичные учетные документы, предоставляемые контрагентом, в частности, УПД, должны составляться по тем требованиям, которые определены условиями контракта (договора). При этом обращаем внимание, что условия контракта, как и информация, отражаемая в "закрывающих" документах, должны читаться однозначно для возможности правильной и корректной приемки товара.
Так, если согласно условиям контракта (договора) поставляется молоко с разными качественными характеристиками (жирность и т.д.), первичные документы должны раскрывать эти характеристики и учитывать все особенности товара. В ином случае, при предоставлении документа, который скрывает существенные условия сделки, в частности, качественные характеристики молока, у учреждения отсутствует возможность корректной организации бухгалтерского учета. В частности, учреждению необходимо не только принять поставленный товар и идентифицировать его по различным характеристикам для проверки исполнения соответствующих условий контракта и отсутствия оснований для предъявления претензий поставщику, но и организовать дальнейший учет по оприходованию молока, его выдаче и списанию.
В рассматриваемой ситуации согласно условиям заключенного контракта есть требование поставить не только определенное количество молока, но и с соблюдением качественных характеристик, установленных условиями контракта. Следовательно, молоко, которое поступает в учреждение, должно соответствовать всем установленным контрактом требованиям. При приемке поставляемого молока должно быть проверено не только общее количество, но и качественные показатели, например, содержание жира, химический состав молочного жира, иные критерии, установленные условиями контракта.
Таким образом, если из анализа условий контракта исходит, что поставщик обязан поставить не просто любое молоко в определенном количестве, а молоко определенного качества (жирность, состав и т.д.), то и первичный учетный документ в виде УПД должен содержать, помимо обобщенного наименование товара в виде "молока", дополнительную информацию, позволяющую идентифицировать его качественные характеристики.
Указание обобщенного наименования "молоко" без разбивки по качественным критериям, установленным контрактом, не позволяет организовать и достоверную приемку товара. Прием товара просто по общему количеству "молока" и подписание УПД, который не позволяет подтвердить, что было получено молоко установленного образца в необходимом количестве, может являться основанием для предъявления претензий со стороны контролирующих органов о несоответствии и невозможности проверки выполнения контрагентом условий контракта (договора).
Если УПД контрагентом составлен некорректно, то есть не раскрывает соответствующие условия заключенного контракта (договора), то такой первичный учетный документ не должен подписываться ответственными лицами учреждения. В случае подписания соответствующими лицами бюджетного учреждения выставленного поставщиком УПД, который не содержит должной информации по идентификации отличного по качественным характеристикам молока, уполномоченным лицам учреждения целесообразно запросить у контрагента дополнительный документ в качестве приложения к выставленному первичному учетному документу с расшифровкой соответствующих качественных, количественных и стоимостных показателей молока, указанных в приложении к контракту и являющихся неотъемлемой его частью.
Данный подход также связан с тем, что бухгалтерской службой должно быть отражено поступление от контрагента молока именно разной жирности для возможности организации учета в части корректного отражения его дальнейшей выдачи в производство, списания согласно технологическому процессу приготовления пищи в столовой и т.д.
На основании такого дополнительного документа, предоставленного поставщиком материальных ценностей, комиссия по поступлению и выбытию активов сможет принять обоснованное решение об отдельном учете молока по определенным качественным, количественным и стоимостным показателям. Однако в такой ситуации комиссией по поступлению и выбытию активов, учитывая, что УПД не содержит должных показателей, целесообразно составить отдельный документ по оприходованию товарно-материальных ценностей, в частности, Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который будет являться основанием для принятия к бухгалтерскому учету отличного от УПД молока.
В случае невозможности предоставления поставщиком соответствующего расшифровочного документа, считаем, что комиссии по поступлению и выбытию активов необходимо самостоятельно с учетом принятого ими товара документально оформить решение об обособлении по количеству и стоимости молока с указанием его качественных характеристик, указанных в приложении к контракту, и на основании такого решения может быть составлен Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).
Оформленные таким образом дополнительные документы комиссией по поступлению и выбытию активов передаются в бухгалтерию в установленном локальными актами порядке в целях корректного отражения принятия к учету поступившего молока.
В связи с неурегулированностью вопроса конкретный порядок действий учреждения в подобных ситуациях, в том числе порядок документального оформления и взаимодействия структурных подразделений между собой, учреждению следует разработать самостоятельно и закрепить в рамках учетной политики (иного локального акта).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

6 июня 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.