Какой документ необходимо распечатывать организации бюджетной сферы к товарной накладной при приобретении основных средств и материальных запасов - приходный ордер или бухгалтерскую справку?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При приобретении основных средств и материальных запасов основаниями для принятия их к учету могут быть документы, предоставленные контрагентами учреждения, а также первичные документы, предусмотренные в рамках формирования учетной политики учреждения.

Обоснование вывода:
В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни организация бюджетной сферы должна формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, далее - Закон N 402-ФЗ, п. 21 Стандарта "Концептуальные основы"). Только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа и надлежаще подписанный сторонами сделки, может быть принят к учету (письмо Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565).
Операции по поступлению основных средств и материальных запасов могут отражаться на основании первичных документов:
- формы которых утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
- составленных по формам, разработанным в самом учреждении;
- оформляемых контрагентами учреждения.
Причем оформление поступления материалов и объектов основных средств может осуществляться на основании разных документов.
Если говорить о расчетах с контрагентами (не между организациями бюджетной сферы), то принятие к учету материальных запасов может отражаться в соответствии с товарно-сопроводительными документами, выставленными поставщиками. Оформляются такие документы в рамках обычая делового оборота исходя из условий заключенных договоров (контрактов). К таким документам, в частности, относятся товарная накладная (ф. N ТОРГ-12), ТТН (ф. N 1-Т), УПД и др.
Этот же вариант может применяться и в отношении основных средств. Однако в данном случае на основании первичных документов, предоставленных поставщиками (контрагентами учреждения) целесообразно принимать объекты движимого имущества, стоимостью до 10 000 рублей включительно, или объекты библиотечного фонда.
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (далее - Приходный ордер (ф. 0504207)) является унифицированной формой первичных учетных документов. Ситуации, в которых оформление Приходного ордера (ф. 0504207) обязательно, поименованы в Методических указаниях. К ним относятся операции по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Возможно также оформление данного документа при поступлении материальных ценностей в одностороннем порядке, к примеру, при выявлении излишков.
Обязанность составления Приходного ордера (ф. 0504207) при закупке материалов и основных средств Приказом N 52н не закреплена. Однако учреждение вправе установить в учетной политике порядок применения Приходного ордера (ф. 0504207) при приобретении материальных запасов и основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно.
Что касается приобретения основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей и объектов недвижимости, то здесь целесообразно оформление Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (далее - Акт (ф. 0504101)). Вместе с тем такой порядок также должен быть предусмотрен в учетной политике.
В свою очередь, Бухгалтерская справка (ф. 0504833) может выступать в качестве первичного учетного документа. Но, как правило, Бухгалтерская справка (ф. 0504833) используется как первичный учетный документ:
- при отражении операций, для которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов);
- при отражении операций, в результате которых не требуется предоставления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа.
Соответственно, по нашему мнению, Бухгалтерская справка (ф. 0504833) не вполне подходит для рассматриваемой в вопросе ситуации.
Таким образом, при приобретении материальных ценностей основаниями для принятия их к учету могут быть документы, предоставленные контрагентами учреждения, а также первичные документы, предусмотренные в рамках формирования учетной политики учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Первичные документы по учету материальных запасов (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Первичные документы по учету основных средств (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

24 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.