В автономном учреждении в 2022 году по результатам ревизии установлена переплата по заработной плате сотруднику за прошлый 2021 год (ошибка бухгалтера, не счетная). Сотрудник в 2022 году написал заявление об удержании переплаты из его заработной платы за 2022 год. Выплата заработной платы в 2021 году и в 2022 году осуществляется за счет средств КФО 4. Какими проводками надо отразить переплату по заработной плате и ее удержание из заработной платы работника? Как это должно отразиться в форме 0503737?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Факт выявленной переплаты по заработной плате в бухгалтерском учете может отражаться в качестве начисления доходов в виде компенсации ранее произведенных учреждением расходов и возмещения ущерба, причиненного учреждению, по аналогии с возмещением ущерба виновным лицом.
Начисление доходов от компенсации затрат и поступление денежных средств от работника в данной ситуации можно отразить с применением счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" по АнКВД 130 в увязке с подстатьей 134 КОСГУ в рамках КФО 4.
Удержание денежных средств из заработной платы работника на основании его письменного заявления отражается в учете с использованием счета 4 304 03 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда" как некассовая операция, которая отражается в графе 8 Отчета (ф. 0503737).

Обоснование вывода:
Применяемая в настоящее время методология учета в учреждениях бюджетной сферы для отражения расчетов, связанных с возмещением переплат, предусматривает возможность применения одного из вариантов:
- корректировка ранее произведенных начислений способом "Красное сторно";
- начисление доходов в виде компенсации затрат.
Перерасчет оплаты труда может быть произведен с обязательным соблюдением норм трудового законодательства, в частности ст. 137 ТК РФ, которая определяет следующие условия для удержания в пользу учреждения переплат, а именно:
- в результате счетных ошибок;
- признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- возмещение неотработанных авансов, включая неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника.
Перечень, указанный в ст. 137 ТК РФ, является закрытым. При невыполнении хотя бы одного из перечисленных условий основания для корректировки начислений способом "Красное сторно" отсутствуют. Соответственно, иные факты выявленной переплаты: некорректное (ошибочное) заполнение первичных документов, на основании которых производится расчет заработной платы; нарушение требований законодательства или локальных актов учреждения по определению расчетной базы (например, окладов или величины надбавок) сотрудников для расчета заработной платы и т.п., - в учете отражаются в качестве начисления доходов в виде компенсации затрат.
В соответствии с положениями ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. В случае выявления необоснованных выплат с одной стороны и отсутствием обязанности их возмещения у получателей таких необоснованных выплат у учреждения возникают необоснованные расходы, которые необходимо возместить лицами, допустившими такие выплаты (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 27.12.2016 N 02-07-10/78429).
В рассматриваемой ситуации сотрудник в добровольном порядке выразил согласие на удержание суммы переплаты из его заработной платы, однако данный факт не является основанием для осуществления перерасчета оплаты труда. Перерасчет оплаты труда может быть произведен с обязательным соблюдением норм трудового законодательства.
Таким образом, основания для корректировки сумм ранее начисленной заработной платы способом "Красное сторно" у учреждения отсутствуют. При этом независимо от того, кто именно внесет денежные средства - виновный работник либо получатель необоснованной выплаты, факт выявленной переплаты (неположенной выплаты) отражается в качестве начисления доходов в виде компенсации затрат.
Для учета расчетов по суммам причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению, по суммам излишне произведенных выплат, по суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации, предназначен счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" (п. 220 Инструкции N 157н).
Возмещение ущерба, нанесенного учреждению в результате осуществления неположенной выплаты, в соответствии с п. 12.1.3 Порядка N 85н, п. 9.3.4 Порядка N 209н относится на статью 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" аналитической группы подвида доходов бюджетов в увязке с подстатьей 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ, как прочие доходы от компенсации затрат. Таким образом, начисление ущерба учреждению отражается с применением счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" (смотрите также письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912).
Сумма задолженности работника учреждения отражается в учете с применением счета 0 209 34 560 "Расчеты по компенсации затрат" в корреспонденции со счетом 0 401 10 134 (п. 112 Инструкции N 183н).
В соответствии с п. 34 Стандарта "Доходы" доходы от возмещения ущерба признаются в бухгалтерском учете на дату возникновения требования к плательщику возмещения ущерба, в частности при вступлении в силу вынесенного постановления (решения) по делу об административном правонарушении.
В свою очередь, момент признания доходов в рассматриваемом случае и документ-основание для отражения такого факта хозяйственной жизни действующими нормативно-правовыми актами не урегулирован. Соответственно, детальный порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат физическим лицам, разрабатывается учреждением самостоятельно и утверждается локальным актом бюджетного учреждения. Так, увеличение доходов и признание дебиторской задолженности может быть отражено на основании решения руководителя автономного учреждения с приложением заявления сотрудника о добровольном возмещении денежных средств.
Отметим, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по видам финансового обеспечения (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30. Поступления в виде доходов от компенсации затрат не являются в полном смысле доходами от приносящей доход деятельности, а относятся к средствам, поступающим в порядке возмещения согласно законодательству РФ.
В прошлые годы такие доходы было рекомендовано отражать в учете по КФО 2 независимо от КФО, по которому были произведены компенсируемые расходы (смотрите, например, письмо Минфина России от 23.12.2016 N 02-08-07/77797). В то же время Инструкциями NN 183н и 33н не установлен запрет в части применения КФО 4 при отражении доходов от компенсаций. Более того, Контрольными соотношениями ФК, кроме доходов в части субсидий на задание (счет 4 401 10 131), предусмотрена возможность отражения в рамках КФО 4 операции по признанию доходов от компенсации затрат (КОСГУ 134).
Обязательства в сумме заработной платы, начисленной работникам учреждения, принимаются по кредиту счета 302 11 "Расчеты по заработной плате" (п. 256 Инструкции N 157н, п. 131 Инструкции N 183н). Удержание сумм из заработной платы отражается с применением счета 304 03 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда" (п. 273 Инструкции N 157н, п. 167 Инструкции N 183н).
В частности, согласно п. 167 Инструкции N 174н удержания из оплаты труда отражаются по счетам 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" и кредиту счета 0 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда".
В свою очередь, возмещение денежных средств работником из заработной платы на сумму удержаний отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" и дебету счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда" (п. 168 Инструкции N 183н). Такие операции относятся к некассовым, так как их исполнение отражается без движения денежных средств на лицевом счете учреждения.
Согласно пп. 42, 43 Инструкции N 33н некассовые операции по доходам и расходам отражаются в графе 8 Отчета (ф. 0503737). То есть сумму доходов от компенсации затрат в виде излишне выплаченной заработной платы следует отразить в Отчете (ф. 0503737) в графе 8 раздела "Доходы учреждения" по коду аналитики 130. Одновременно эту же сумму нужно отразить в Отчете (ф. 0503737) в графе 8 раздела "Расходы учреждения" по коду аналитики 111 "Фонд оплаты труда учреждений".
Таким образом, расчеты по возмещению ущерба и компенсации затрат в рассматриваемой ситуации могут быть отражены с применением следующих корреспонденций счетов:
1. Дебет 4 209 34 567 Кредит 4 401 10 134
- по результатам контрольных мероприятий отражено начисление доходов от компенсации затрат в сумме выявленных переплат 2021 года;
2. Дебет 4 109 ХХ 211 (4 401 20 211) Кредит 4 302 11 737
- начислена заработная плата сотруднику;
3. Дебет 4 302 11 837 Кредит 4 304 03 737
- по заявлению сотрудника удержаны денежные средства из заработной платы для погашения задолженности;
4. Дебет 4 304 03 837 Кредит 4 209 34 667
- отражено погашение суммы задолженности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

19 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.