В бюджетном учреждении (детском саду) на балансе учитываются "непотребляемые" материальные запасы, в том числе: постельное белье, посуда и хозяйственный инвентарь (метлы, молотки и т.п.). "Непотребляемые" материальные запасы эксплуатируются и учитываются на счете 105 "Материальные запасы" (речь не идет о спецодежде и туалетной бумаге, которая списывается после выдачи со склада). Их списание производится по мере физического износа. Коллеги говорят, что их необходимо списать сразу, при выдаче в эксплуатацию со склада. Верно ли это утверждение? Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения и на каком счете необходимо учитывать "непотребляемые" материальные запасы, выданные в эксплуатацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выдача "непотребляемых" материальных запасов в эксплуатацию не является основанием для их списания с балансового учета. Списание подобного рода нефинансовых активов осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, основанном в том числе на нормах их расхода (потребления), закрепленных локальным актом бюджетного учреждения.

Обоснование вывода:
Порядок списания различных материальных запасов в учреждениях бюджетной сферы определяется в рамках формирования учетной политики. При разработке такого порядка учреждению желательно исходить из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы.
Как правило, материальные запасы не списываются прямым расходом при выдаче из мест хранения. Материальные запасы, выдаваемые ответственным лицам из мест хранения, по сути, эквивалент денежных средств - их еще только предстоит израсходовать на нужды учреждения и подтвердить данный факт должным образом. Однако бывают ситуации, когда выдача со склада материальных запасов подразумевает их расход, т.е. в данном случае они могут быть сразу списаны.
При этом следует понимать, что действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают четких границ между:
- потребляемыми и "непотребляемыми" материальными запасами;
- имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.
Выдача со склада "непотребляемых" материальных запасов (постельное белье, посуда и хоз. инвентарь (метлы, молотки и т.п.), как правило, не приводит к их списанию, так как при этом они начинают (продолжают) использоваться в учреждении, и будут использоваться еще в течение какого-то периода.
С 1 января 2020 года для организаций бюджетной сферы обязателен для применения Стандарт "Запасы". Так, согласно п. 34 Стандарта "Запасы" признание запасов в качестве активов прекращается в случае их выбытия при потреблении (использовании) в деятельности субъекта учета (в том числе при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции), по основаниям, предусматривающим принятие решения о списании государственного (муниципального) имущества, при передаче другой организации бюджетной сферы, при передаче в результате продажи (дарения), обмене, распространении, по иным основаниям, предусматривающим в соответствии с законодательством Российской Федерации прекращение права оперативного управления имуществом.
В соответствии с положениями п. 35 Стандарта "Запасы" обязательными условиями для отражения выбытия с балансового учета объекта запасов является передача субъектом учета всех существенных операционных рисков и выгод, связанных с распоряжением объектом, а также отсутствие возможности участия в распоряжении выбывшим объектом в той степени, которая определяется предоставленными правами, и осуществлении его реального использования.
Иными словами, материальные запасы при использовании в деятельности учреждения могут быть сразу списаны при выдаче из мест хранения, в том случае, когда в результате выдачи происходит потребление данного материального запаса и у учреждения есть все основания для того, чтобы не отражать его далее на балансе. В свою очередь, если речь идет о "непотребляемых" материальных запасах, порядок их списания необходимо определить в рамках учетной политики бюджетного учреждения. В целях организации работы по списанию "непотребляемых" материальных запасов целесообразно разработать нормы их расхода (потребления) и закрепить локальным актом бюджетного учреждения с учетом требований со стороны органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя (при наличии).
Определение непригодности для дальнейшего использования и решение вопроса о списании "непотребляемых" материальных запасов находится в компетенции комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Истечение установленного срока эксплуатации не может быть рассмотрено уполномоченными должностными лицами учреждения, входящими в состав комиссии, в качестве объективной причины списания материалов. И, напротив, непригодность для дальнейшего использования может наступить до истечения установленного срока эксплуатации материальных запасов. Поскольку вышедшие из строя материальные ценности уже не могут использоваться учреждением в процессе его деятельности, то нет и оснований для продолжения их учета в составе материальных запасов учреждения.
Выдача материальных запасов ответственным лицам, даже с применением норм расхода, на основании Требований-накладных (ф. 0504204), Ведомостей (ф. 0504210) и иных аналогичных документов может отражаться в учете в качестве внутреннего перемещения. Списание с балансового учета может осуществляться потом, на основании Актов о списании материальных запасов (ф. 0504230) и иных аналогичных документов только после документального подтверждения достижения целей, ради которых выдавались материальные запасы, и возврата их остатков на склад.
Учет имущества в виде "непотребляемых" материальных запасов на балансе в течение всего времени эксплуатации позволит учреждению избежать претензий со стороны контролирующих органов. Кроме того, любая проверка и (или) инвентаризация в сложившейся ситуации может выявить несоответствие фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета.
Таким образом, выдача "непотребляемых" материальных запасов в эксплуатацию не является основанием для их списания с балансового учета. Списание подобного рода нефинансовых активов осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, основанном в том числе на нормах их расхода (потребления), закрепленных локальным актом бюджетного учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Наталья

Ответ прошел контроль качества

11 марта 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.