Бюджетное учреждение в текущем году на основании лицензионного договора приобрело право пользования программным обеспечением (ПО) на 12 месяцев. Как в бухгалтерском учете отражаются расходы, если срок использования ПО истекает в следующем году?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если предоставленное неисключительное право пользования программным продуктом не превышает 12 месяцев и "переходит" на следующий финансовый год, то такие расходы могут быть отражены на счете 401 50 "Расходы будущих периодов".

Обоснование вывода:
В первую очередь отметим, что к нематериальным активам относятся в том числе объекты нефинансовых активов, предназначенные для неоднократного и (или) постоянного использования в деятельности учреждения свыше 12 месяцев, не имеющие материально-вещественной формы, с возможностью идентификации (выделения, отделения) от другого имущества, в отношении которых у субъекта учета (организации бюджетной сферы) возникли неисключительные права пользования в соответствии с лицензионными договорами (п. 6 Стандарта "Нематериальные активы").
Соответственно, одним из критериев для отражения права пользования является срок его полезного использования, он должен превышать 12 месяцев. Таким образом, неисключительные права на программное обеспечение, возникающие в соответствии с лицензионными договорами на срок один год и меньше, не соответствуют определению НМА и, соответственно, не подлежат отражению на счете 0 111 6I 000, а могут быть в полном объеме отнесены на расходы текущего финансового года (счет 0 401 20 000) или включены в затраты учреждения (счет 0 109 00 000).
Вместе с тем если неисключительное право предоставлено учреждению не с 1 января текущего года и "переходит" на следующий финансовый год, т.е. учреждение использует программный продукт в двух отчетных периодах, то, учитывая принцип равномерности признания доходов и расходов и допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни, установленный п. 16 Стандарта "Концептуальные основы...", затраты на приобретение лицензионных программ со сроком действия не более одного года могут быть учтены учреждением в составе расходов будущих периодов на счете 401 50 "Расходы будущих периодов". Именно такой подход по учету расходов на приобретение неисключительных прав пользования со сроком полезного использования не более 12 месяцев, переходящим за пределы года возникновения таких прав, рекомендован финансовым ведомством (смотрите п. 3 письма Минфина России от 02.04.2021 N 02-07-07/25218).
Отметим, что при отражении на счете 401 50 "Расходы будущих периодов" затрат на приобретение неисключительных прав пользования со сроком не более 12 месяцев порядок их признания расходами текущего года (ежемесячно, равномерно и др.) следует закрепить в учетной политике (п. 302 Инструкции N 157н), с учетом периода действия права пользования, начало которого определяется датой фактического предоставления такого права.
Также напоминаем, что расходы на приобретение неисключительных прав пользования программным обеспечением независимо от срока действия лицензии относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н).
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 0 401 50 226 Кредит 0 302 26 73Х
- приобретено неисключительное право пользования в соответствии с лицензионным договором на срок 12 месяцев, с учетом перехода такого права на следующий финансовый год;
2. Дебет 0 401 20 226 (0 109 Х0 226) Кредит 0 401 50 226
- отражено признание расходов будущих периодов расходами текущего периода в соответствии с положениями учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Ответ прошел контроль качества

1 марта 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.