Федеральное бюджетное учреждение культуры в январе 2022 года приняло на работу сотрудника. В договоре (эффективном контракте) прописано, что бюджетное учреждение компенсирует ему стоимость найма жилого помещения в сумме 16 000 руб. (исходя из заключенного работником договора найма жилого помещения, в котором указана ежемесячная плата в размере 16 000 руб.). Ежемесячно работник представляет документы, подтверждающие произведенные расходы (расписка об оплате наличными, акт оказанных услуг). Какими корреспонденциями счетов (КВР, КОСГУ) следует отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения компенсацию стоимости найма жилого помещения работнику?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расчеты по компенсации найма жилья для работника могут отражаться с применением счета 302 14 "Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме" по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 214 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме" КОСГУ.

Обоснование вывода:
Порядком N 209н вопрос об отнесении расходов по компенсации работнику стоимости найма жилого помещения, если такая компенсация осуществляется не в рамках требований законодательства РФ, а предусмотрена локальными актами работодателя, не урегулирован.
Вместе с тем положениями п. 10.1.4 Порядка N 209н предусмотрено, что расходы на компенсацию найма жилых помещений (за исключением служебных командировок) в установленных законодательством РФ случаях относятся к прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме, отражаемым с применением подстатьи 214 КОСГУ.
В рассматриваемой ситуации речь идет о расходах на выплату не относящихся к заработной плате компенсаций (возмещений), обусловленных условиями трудовых отношений, статусом работников, что указывает на необходимость применения одной из подстатей статьи 210 "Оплата труда, начисления на выплаты по оплате труда" КОСГУ. Для отнесения выплаты к натуральным или денежным необходимо проанализировать выполнение условия о наличии у получателя выплаты конкретных расходов (п. 2.1.3 Приложения к письму Минфина России от 27.12.2019 N 02-08-10/102939). Так, расходы учреждения на осуществление такой выплаты, в том числе в случаях, установленных локальными актами учреждения, могут быть отнесены на подстатью 214 КОСГУ при условии, что получателем выплаты подтвержден факт осуществления расходов по найму жилого помещения. При невыполнении такого условия расходы на выплату компенсации, даже в случае определения ее размера исходя из определенных натуральных показателей или их стоимостных эквивалентов, могут рассматриваться в качестве прочих несоциальных выплат персоналу в денежной форме, относящихся на подстатью 212 КОСГУ. Соответственно, так как в рассматриваемой ситуации порядок предоставления компенсации предусматривает обязанность подтверждения получателем выплаты факта осуществления им соответствующих расходов (факта найма жилого помещения, расписки об оплате и наличие акта оказанных услуг на установленную трудовым договором сумму), то такие расходы могут быть отнесены на подстатью 214 КОСГУ.
Учитывая, что действующими нормативными правовыми актами вопрос прямо не урегулирован, применение конкретной подстатьи КОСГУ, а следовательно, и счет бухгалтерского учета для осуществления рассматриваемых в вопросе расходов целесообразно закрепить в учетной политике и в явном виде предусмотреть в расшифровке к Плану финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.
В свою очередь, согласно п. 48.1 Порядка N 85н расходы на осуществление работодателем (нанимателем) в пользу работников не относящихся к заработной плате пособий, компенсаций и иных дополнительных выплат, обусловленных условиями трудовых отношений, отражаются по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".
Таким образом, в соответствии с положениями абзаца второго п. 128 Инструкции N 174н в бухгалтерском учете расчеты по компенсации найма жилья для работника могут быть отражены с применением следующих корреспонденций счетов:
1. Дебет 2 109 ХХ 214 (2 401 20 214) Кредит 2 302 14 737
- отражено признание обязательств в размере начисленной компенсации найма жилого помещения;
2. Дебет 2 302 14 837 Кредит 2 201 11 610 (2 201 34 610),
увеличение по забалансовому счету 18 (КВР 112 КОСГУ 212 или 214)
- отражено погашение задолженности перед сотрудником при перечислении средств с лицевого счета (выдаче из кассы) учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

9 февраля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.