Бюджетное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности приобретает подарки и билеты на новогоднее представление для детей сотрудников. Какими документами оформить списание? Достаточно ли будет приказа по учреждению? По какой подстатье КОСГУ отразить расходы на приобретение подарков и билетов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Приобретение подарков и подарочных билетов на новогоднее представление в данной ситуации может быть отражено с применением подстатьи 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ. Приобретенные для целей вручения подарки и билеты могут отражаться на счете 105 06 "Прочие материальные запасы" до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Списание подарков и подарочных билетов с баланса учреждения может оформляться Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Порядок документального оформления при списании подарков и билетов на представление с забалансового счета 07 учреждению следует определить самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Обоснование вывода:
Согласно положениям ст. 572 ГК РФ безвозмездная передача имущества без каких-либо условий его использования определенному лицу является дарением. Приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, а также иных материальных ценностей в целях награждения, дарения, не предназначенных для дальнейшей перепродажи, отражается с применением подстатьи 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка N 209н). Использование данной подстатьи предполагает учет поступления такой продукции в составе материальных запасов на счете 0 105 36 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения" (п. 5 раздела 2 Методических рекомендаций по применению Стандарта "Запасы", доведенных письмом Минфина России от 01.08.2019 N 02-07-07/58075).
Вместе с тем в действующей редакции п. 332 Инструкции N 157н предусмотрен учет подарков на забалансовых счетах, а именно с использованием счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (п. 345 Инструкции N 157н).
Общий порядок применения забалансового счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" во взаимосвязи с балансовым счетом 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" в настоящее время разъяснен специалистами финансового ведомства (смотрите также письма Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230, от 14.03.2019 N 02-06-10/16864).
Согласно п. 345 Инструкции N 157н учет подарков, сувениров на забалансовом счете 07 осуществляется следующим образом:
- с момента выдачи с мест хранения ценных подарков (сувенирной продукции) работнику учреждения, ответственному за вручение ценных подарков (сувениры), указанные материальные ценности отражаются на забалансовом счете 07 до момента их передачи (вручения);
- в случае если порядок проведения торжественных и протокольных мероприятий, утвержденный субъектом учета, не предусматривает хранение ценных подарков (сувенирной продукции), в бухгалтерском учете по факту одновременного представления работником учреждения, ответственным за приобретение указанных материальных ценностей, а также за вручение ценных подарков (сувенирной продукции), документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков (сувенирной продукции), информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае стоимость подарков (сувенирной продукции) по факту поступления одномоментно относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 0 401 20 272 "Расходы материальных запасов текущего финансового года").
Таким образом, подарки, приобретенные для целей вручения (дарения), подлежат отражению на счете 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 07. Также отметим, что порядок учета наградной продукции (подарков) не зависит от статуса одаряемого лица (сотрудник учреждения или нет) и должен быть организован в общеустановленном порядке.
Вместе с тем в рассматриваемой ситуации также приобретаются билеты на новогоднее представление. Учитывая, что приобретение данных билетов производится не в целях осуществления деятельности учреждения, а в целях дарения (вручения) детям сотрудников, то их учет может быть организован аналогично учету имущества, приобретаемого для награждения (дарения). То есть билеты на различного рода мероприятия (в том числе на новогоднее представление, например, в театр), предназначенные для вручения сотрудникам или их детям, учитываются с использованием балансового счета 105 36, забалансового счета 07 (при необходимости). Билеты могут быть переданы ответственному лицу и находиться у него до момента вручения. Конкретный порядок учета приобретаемых учреждением билетов следует закрепить в учетной политике.
В бухгалтерском учете операции по поступлению и выбытию подарков и билетов на новогоднее представление с учетом норм Инструкции N 157н и Инструкции N 174н могут быть отражены следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет 2 105 36 349 Кредит 2 302 34 73Х
- приняты к учету материальные запасы на основании документов, полученных от поставщика;
2. Дебет 2 302 34 83Х Кредит 2 201 11 610,
увеличение счета 18 (КВР 244, КОСГУ 349)
- погашена задолженность перед поставщиком;
3. Дебет 2 401 20 272 (2 109 00 272) Кредит 2 105 36 449
- отражено списание сувенирной продукции в момент выдачи ее со склада работнику, ответственному за организацию выдачи подарков и билетов,
одновременно сумма выданных ответственному лицу подарков и билетов отражается в качестве увеличения по забалансовому счету 07;
4. Уменьшение забалансового счета 07
- списана сувенирная продукция по факту документального подтверждения вручения.
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых организациями бюджетной сферы, утвержден Приказом N 52н. В соответствии с указанным приказом в целях списания материальных запасов, приобретаемых для вручения (дарения), могут применяться следующие первичные документы:
- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В свою очередь, для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, в том числе ценных подарков, сувениров и призов для целей дарения, между материально ответственными (ответственными) лицами учреждения, в том числе при передаче сотруднику учреждения, ответственному за организацию мероприятия (выдачи подарков и билетов), предусмотрены требование-накладная (ф. 0504204), накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102).
Отдельного документа, согласно которому следует производить списание подарков и подарочных билетов с балансового учета с целью их отражения на забалансовом счете 07 при их передаче ответственному лицу, Приказом N 52н не установлено. Соответственно, конкретный порядок документального оформления в подобных ситуациях следует предусмотреть в рамках формирования учетной политики учреждения. К примеру, в качестве такого первичного документа может быть использована Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Данный документ будет основанием для списания переданного со склада имущества с балансового счета 0 105 36 и его постановки на забалансовый счет 07, о чем в графе "Бухгалтерская запись" должны быть отражены соответствующие бухгалтерские записи.
Дальнейшее списание со счета 07 производится при выдаче подарков и подарочных билетов одаряемым (сотрудникам или их детям) на основании документов, подтверждающих факт их вручения.
Вместе с тем действующие нормативные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета, оформление первичных учетных документов в учреждениях бюджетной сферы, не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, учреждению нужно самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в учетной политике (смотрите письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230). Таким документом, например, может быть акт о вручении, разработанный учреждением самостоятельно и содержащий обязательные реквизиты, установленные п. 25 Стандарта "Концептуальные основы...". При этом локальным актом целесообразно также предусмотреть случаи и порядок оформления актов, когда подпись лица, которому вручен подарок и подарочный билет, по объективным причинам не может быть поставлена.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Документальное оформление списания материальных запасов (для госсектора);
- Примерная форма Учетной политики для целей бухгалтерского учета для бюджетных и автономных учреждений на 2022 год (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Вопрос: Какие бухгалтерские записи необходимо оформить учреждению при получении и выдаче новогодних подарков работникам бюджетного учреждения, приобретенных за счет средств от приносящей доход деятельности, при условии, что этот вид деятельности облагается НДС.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ибатуллина Резеда

Ответ прошел контроль качества

24 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.