В бюджетном учреждении при сдаче денежных средств в банк обнаружена купюра, имеющая признаки подделки. Купюра была передана в правоохранительные органы для проведения экспертизы. Разница в размере номинала сомнительной купюры отражена на счете 201 23. По результатам проведенной проверки купюра признана фальшивой, получено экспертное заключение. Виновное лицо установлено. Недостачу виновное лицо готово погасить путем внесения денежных средств в кассу. Как рассматриваемая ситуация будет отражена в учете бюджетного учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерские записи для отражения в учете изъятия банком купюры с признаками подделки должны быть определены бюджетным учреждением по согласованию с учредителем и закреплены в учетной политике.
Выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, принятия Банком России решения об отзыве лицензии на осуществление банковских операций, а также поступления денежных средств при исполнении указанных требований отражаются по подстатье 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" КОСГУ с указанием АнКВИ 610 "Выбытие денежных средств и их эквивалентов".

Обоснование вывода:
Порядок работы с сомнительными и неплатежеспособными денежными знаками Банка России установлен главой 15 Положения Банка России от 29.01.2018 N 630-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 630-П).
При приеме и обработке наличных денег кассовые работники должны осуществлять контроль их платежеспособности, в том числе подлинности, в соответствии с Указанием Банка России N 1778-У и информационными сообщениями, получаемыми от Банка России (п. 15.1 Положения N 630-П). В случае выявления при приеме наличных денег от клиента имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России переоформление приходных кассовых документов осуществляется в порядке, предусмотренном в главе 3 Положения N 630-П (п. 15.2 Положения N 630-П).
На сомнительные денежные знаки Банка России, имеющие признаки подделки, кассовый работник должен составить справку 0402159 в двух экземплярах (п. 15.2 Положения N 630-П).
Имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России кредитная организация, внутренние структурные подразделения кредитной организации передают сотрудникам территориального органа внутренних дел в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации (п. 15.9 Положения N 630-П).
В рассматриваемой ситуации учреждение передало наличные денежные средства из кассы в банк для последующего зачисления на лицевой счет. В свою очередь, банком была выявлена купюра, имеющая явные признаки подделки, которая была передана в правоохранительные органы для определения ее платежеспособности. По результатам экспертизы представлено экспертное заключение (акт экспертизы денежных знаков 0402156) о неплатежеспособности купюры.
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском учете на основании Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), далее - РКО (п. 85 Инструкции N 174н). При этом в бухгалтерском учете отражена запись по кредиту счета 201 34 "Касса" в корреспонденции в дебетом счета 201 23 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути" на полную сумму выбытия из кассы.
Денежными средствами в пути в целях бухгалтерского учета признаются денежные средства, перечисленные учреждению, зачисленные не в один операционный день, а также средства, переведенные с одного счета учреждения на другой счет, в том числе при осуществлении операций с использованием (дебетовых) банковских карт, при условии перечисления (зачисления) денежных средств не в один операционный день (п. 162 Инструкции N 157н).
Поступление (зачисление) денежных средств на балансовый счет N 40116 из кассы учреждения при условии их зачисления на счет в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы, отражается по кредиту счета 0 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" и дебету счета 0 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п. 78 Инструкции N 174н). Иными словами, в рассматриваемой ситуации на счете 210 03 должна отразиться сумма, зачисленная на карту, то есть сумма за минусом номинала изъятой купюры. Такая же сумма зачисляется и на лицевой счет учреждения (201 11 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства").
Бухгалтерских записей и счета, предназначенного для отражения изъятой банком купюры, положения Инструкций NN 157н, 174н не содержат. Поэтому учреждению их следует разработать самостоятельно, согласовать в порядке п. 4 Инструкции N 174н и закрепить в учетной политике. Выбранный вариант также должен обеспечивать корректное формирование отчетности.
Вследствие того, что из кассы выбывает сумма в полном размере, а поступает на карту, открытую в казначействе, и лицевой счет сумма за минусом номинала изъятой купюры, разница в размере номинала такой купюры отразится на счете 201 23 как денежные средства в пути.
В качестве промежуточного счета, на котором будут учитываться изъятые банком купюры до окончания экспертизы определения их платежеспособности, может использоваться счет 210 05 "Расчеты с прочими дебиторами". Данный счет используется для учета расчетов с дебиторами по операциям, возникающим в ходе ведения деятельности учреждения и не предусмотренным для отражения на иных счетах учета Единого плана счетов (п. 235 Инструкции N 157н).
По результатам экспертизы купюра была признана неплатежеспособной, поэтому в учете нужно отразить ущерб в корреспонденции со счетом 209 81 "Расчеты по недостачам денежных средств" (п. 221 Инструкции N 157н).
Согласно новой редакции п. 10.7.3 Порядка N 209н, которую следует применять начиная с 2021 года (п. 2 приказа Минфина России от 24.09.2021 N 133н), выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, принятия Банком России решения об отзыве лицензии на осуществление банковских операций, а также поступления денежных средств при исполнении указанных требований отражаются по подстатье 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" КОСГУ.
Вместе с тем Порядком N 85н не предусмотрено применение КВР для отражения выбытия денежных средств вследствие недостачи (хищения) или АнКВД при возмещении ущерба. А с учетом прямого указания в п. 55.1 Инструкции N 33н (в редакции приказа Минфина России от 02.11.2021 N 70н, находится на регистрации в Минюсте) на отражение недостачи денежных средств по строке 2900 Отчета (ф. 0503723) и нового правила формирования строки 9000 "Расходы, всего" Отчета (ф. 0503723) применение КВР при отражении выбытия средств в результате недостачи (хищения) не позволит пройти контрольные соотношения с Отчетом (ф. 0503737), в котором второй раздел формируется на основании показателей по забалансовому счету 18 по видам расходов. Применение АнКВД при возмещении ущерба также не позволит пройти контроли между формами, а именно не будет соблюдено равенство между доходами в Отчете (ф. 0503737) по строке 010 суммарно по всем КФО (гр. 5 + 6 + 7) и доходами в Отчете (ф. 0503723), которые отражаются в строках 0200 и 1400.
Поэтому несмотря на применение подстатьи 273 КОСГУ, которая относится к расходам, при выявлении недостачи денежных средств данная сумма отражается в качестве увеличения по забалансовому счету 18 "Выбытия денежных средств" с указанием АнКВИ 610 "Выбытие денежных средств и их эквивалентов".
На основании изложенного одним из возможных вариантов отражения рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете может быть следующий:
1. Дебет Х 201 23 510 Кредит Х 201 34 610,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 201 23,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 201 34
- отражено выбытие наличных средств из кассы учреждения;
2. Дебет Х 210 03 561 Кредит Х 201 23 610,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 210 03,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 201 23
- отражено зачисление денежных средств на счет N 40116 при условии их зачисления в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы в сумме за минусом номинала изъятой банком купюры;
3. Дебет Х 201 11 510 Кредит Х 210 03 661,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 201 11,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 210 03
- отражено зачисление указанных денежных средств на лицевой счет учреждения в сумме за минусом номинала изъятой банком купюры;
4. Дебет Х 210 05 565 Кредит Х 201 23 610,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 273), открытого к счету 201 23,
- отражено изъятие купюры банком для проведения экспертизы в сумме номинала купюры;
5. Дебет Х 209 81 567 Кредит Х 210 05 665
- отражен ущерб денежным средствам учреждения на основании документа, подтверждающего неплатежеспособность купюры в сумме номинала купюры.
Полагаем, что поступление денежных средств от виновного лица по возмещению денежных средств отражается как восстановление с указанием АнКВИ 610 и подстатьи 273 КОСГУ:
1. Дебет Х 201 34 510 Кредит Х 209 81 667,
уменьшение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 273)
- отражено поступление денежных средств в качестве возмещения от виновного лица;
2. Дебет Х 201 23 510 Кредит Х 201 34 610,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 201 23,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 201 34
- отражено выбытие наличных средств из кассы учреждения;
3. Дебет Х 210 03 561 Кредит Х 201 23 610,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 210 03,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 201 23
- отражено зачисление денежных средств на счет N 40116 при условии их зачисления в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы;
4. Дебет Х 201 11 510 Кредит Х 210 03 661,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510), открытого к счету 201 11,
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610), открытого к счету 210 03
- отражено зачисление указанных денежных средств на лицевой счет.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Путеводитель по бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Толмачева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

8 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.