Бюджетное учреждение передает в безвозмездное личное пользование оборудование (ноутбук) сотруднику для выполнения служебных обязанностей (организация учебного процесса). Как в учете необходимо отразить данную передачу (корреспонденции счетов)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Имущество учреждения, выданное в личное пользование сотруднику (работнику) для выполнения им должностных обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением следует отражать как внутреннее перемещение основного средства на счете 101 04 "Машины и оборудование" на основании первичного документа "Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов" (ф. 0504102) с одновременным принятием к забалансовому учету на счет 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

Обоснование вывода:
В соответствии с частью второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. При этом, с целью выполнения работником своих должностных обязанностей, имущество может быть передано ему в личное пользование.
Действующая редакция Инструкции N 157н не содержит указания на то, каким образом следует трактовать понятие "личное пользование". Соответственно, данная проблема должна быть урегулирована в учетной политике учреждения. К имуществу, выданному в личное пользование, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:
- имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;
- право на получение имущества, нормы обеспечения (количественные, качественные) установлены соответствующим правовым актом (в т.ч. локальным актом организации госсектора);
- имущество не находится "под контролем" каких-либо материально ответственных лиц (как правило, во время исполнения соответствующим сотрудником служебных обязанностей оно находится у этого сотрудника, а в иное время - вне территории организации - в месте постоянного проживания сотрудника и т.п.).
Согласно п. 385 Инструкции N 157н имущество, выданное учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением подлежит учету на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". С учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н, в перечень материальных ценностей, учитываемых на указанном счете, добавлены и основные средства.
Принятие к учету объектов имущества на счет 27 осуществляется по их балансовой стоимости (стоимости, по которой объекты ранее учитывались в балансовом учете) на основании первичных документов, определенных учетной политикой (п. 385 Инструкции N 157н). Например, для подобных целей может применяться Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Аналитический учет выданного имущества в постоянное личное пользование работнику учреждения ведется в Карточке учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504041) по количеству и стоимости каждого вида имущества в разрезе пользователей имущества и мест его нахождения (п. 386 Инструкции N 157н, Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные приказом Минфина России от 30.05.2015 N 52н, далее - Приказ N 52н). Материально ответственные лица выдачу имущества в личное пользование работникам (сотрудникам) и его возврат фиксируют в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
В то же время положения Инструкций, применяемых в настоящее время организациями бюджетной сферы, не содержат требования об обязательном учете на счете 27, в частности, таких видов имущества:
- выдаваемого сотрудникам во временное пользование в связи с какими-либо разовыми поручениями или заданиями (например, телефон и ноутбук, выданные на время командировки; специальная одежда, полученная для выполнения в течение дня определенной работы и т.п.);
- находящегося в помещениях (кабинетах) сотрудников организации и непосредственно используемого ими для выполнения должностных обязанностей, но закрепленного на постоянной основе за материально ответственными лицами (мебель, оргтехника и т.п.).
Отметим, что отражение основного средства, выданного в постоянное личное пользование работнику учреждения, на забалансовом счете 27 не является основанием для оформления хозяйственной операции по выбытию этого основного средства со счета 101 00 "Основные средства" (или с забалансового счета 21 "Основные средства в эксплуатации"). Поэтому в учете учреждения, на наш взгляд, следует также отразить внутреннее перемещение объекта основного средства (ноутбука) и сделать соответствующие отметки в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031). Документом-основанием для отражения данной операции может служить Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) (смотрите Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные Приказом N 52н).
Таким образом, при выдаче имущества в личное пользование сотрудникам (работникам) учреждения могут применяться следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет Х 101 Х4 310 Кредит Х 101 Х4 310
увеличение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)"
- передан ноутбук от материально ответственного лица лицу, получившему имущество в личное пользование.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Ответ прошел контроль качества

13 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.