Каким образом принять к учету расходы на невозвратный билет, которым не воспользовался сотрудник?

Сотрудник в текущем году был направлен в служебную командировку. Он приобрел самостоятельно авиабилеты до места командирования и обратно за счет выданных средств аванса. Билеты не возвратные. По служебной необходимости командировка была продлена на несколько дней. Билет, купленный на обратный путь, по условиям авиакомпании можно было обменять с уплатой штрафа. Сотрудник не воспользовался возможностью обменять билет на другую дату, а приобрел новый.
Каким образом принять к учету расходы на билет, которым не воспользовался сотрудник?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В случае отсутствия вины сотрудника (по уважительной причине) затраты на приобретение невозвратных (неиспользованных) билетов могут быть учтены в составе расходов текущего финансового года на основании отчета сотрудника с приложением подтверждающих документов.

Если в ходе проверки будет установлено, что работник виновен в возникновении ситуации, при которой была возможность переоформить билеты на новую дату, но он этим не воспользовался, тогда с целью "закрытия" расчетов он может внести средства на лицевой счет или в кассу учреждения в качестве восстановления кассовых расходов.

Обоснование вывода:

Перечень командировочных расходов, подлежащих возмещению, определен ст. 168 ТК РФ, а также п. 11 Положения N 749. К командировочным расходам, подлежащим возмещению сотруднику, отнесены затраты на приобретение проездных авиабилетов, как затраты на проезд к месту командировки и обратно к месту основной работы (абзац 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 12 Положения N 749). Из положений действующего законодательства следует, что работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах. А значит, любые расходы, обоснованно осуществленные работником в ходе выполнения служебного задания, производятся именно в интересах работодателя, а не работника (смотрите, в частности, решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04). Такие расходы не могут оплачиваться за счет средств работников, так как они осуществлялись на основании соответствующих решений работодателя. Работодатель обязан их возместить.

В рассматриваемой ситуации в учете учреждения должна быть отражена дебиторская задолженность работника по выданным средствам на приобретение авиабилетов. Погашение расчетов по задолженности осуществляется на основании утвержденного Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) или Авансового отчета (ф. 0504505) либо путем возврата средств от сотрудника.

Учитывая, что приобретенный билет в одну сторону был использован, по нему работник вполне обоснованно может оформить отчет. В отношении задолженности в сумме средств, потраченных на билет, которыми работник не смог воспользоваться, для определения дальнейших действий следует проанализировать причину возникновения такой ситуации.

В случае, если в ходе проверки обстоятельств будет установлено, что вины работника в сложившейся ситуации нет, тогда полагаем, что на основании документов, подтверждающих данный факт, а также отчета подотчетного лица, утвержденного руководителем, учреждение может принять расходы к учету. По нашему мнению, учреждение вправе учесть затраты на приобретение невозвратных (неиспользованных) билетов в составе расходов текущего года.

Нормативно не урегулирован вопрос о том, какими именно документами следует подтвердить отсутствие вины работника с целью их приложения к отчету подотчетного лица, полагаем, это могут быть неиспользованные авиабилеты, служебные записки, акты или иные документы с разрешительной визой руководителя. Детальный порядок принятия таких расходов и их оформления целесообразно предусмотреть учетной политикой (локальным актом).

Отметим, что в качестве нецелевого использования бюджетных средств рассматривается направление средств бюджета и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств (п. 1 ст. 306.4 БК РФ).

Относительно ситуации, когда сотруднику билет пришлось обменять на другую дату с доплатой разницы в тарифе, показательным является постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 02.04.2019 N 05АП-1363/19 по делу N А24-5368/2018. При проведении проверки территориальное подразделение Федерального казначейства признало нецелевым расходование денежных средств на возмещение сотруднику стоимости невозвратного билета и обязало госорган вернуть денежные средства в бюджет. Но суд признал выплату правомерной: у учреждения были все документальные основания для возмещения, а невостребованность авиабилета или отсутствие возможности вернуть его стоимость не обусловлены действиями или бездействием учреждения.

Вместе с тем в рассматриваемой ситуации сотрудник не воспользовался возможностью обменять билет на другую дату, а приобрел новый. В этом случае окончательное решение о возмещении расходов принимается руководителем учреждения.

В свою очередь, возмещение работникам (сотрудникам) расходов, связанных со служебными командировками, отражается по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" (п. 53.1.1.2 Порядка N 82н). При этом стоимость проездных документов для командированных работников компенсируется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н). Положения Порядков NN 82н и 209н не содержат указания на применение конкретных КВР и статьи (подстатьи) КОСГУ в отношении расходов на приобретение невозвратных (неиспользованных) билетов. Поскольку такие расходы непосредственно связаны с приобретением билетов и отказом от перевозки, полагаем, что их целесообразно отнести на те КВР и подстатью КОСГУ, по которой денежные средства выдавались ранее, то есть на КВР 112 и подстатью 226 КОСГУ.

Таким образом, в учете учреждения операция по закрытию расчетов с сотрудником (в сумме стоимости билета) может быть отражено следующими корреспонденциями счетов:

Дебет 0 401 20 226 Кредит 0 208 26 667

- приняты расходы по отчету подотчетного лица в размере стоимости неиспользованного билета.

Кроме того, отметим, что в данной ситуации учреждение также должно погасить задолженность перед сотрудником в сумме стоимости нового авиабилета, приобретенного за счет средств сотрудника.

В то же время если в ходе внутренней проверки будет установлено, что работник виновен в возникновении ситуации, при которой была возможность переоформить билеты на новую дату, но он этим не воспользовался, тогда с целью "закрытия" расчетов он может внести средства на лицевой счет или в кассу учреждения. Расчеты при этом могут быть отражены как восстановление кассовых расходов текущего года по КВР 112 и подстатье 226 КОСГУ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ибатуллина Резеда

Ответ прошел контроль качества

14 января 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.