На какую дату необходимо применять курс для возмещения работникам расходов по загранкомандировке в федеральном бюджетном учреждении?

Сотрудники были направлены в командировку в Республику Беларусь (Минск). По приезде сотрудники представили документы, в том числе справку из банка об обмене валюты. Суммы обменивали разные.
На какую дату необходимо применять курс для возмещения работникам расходов на загранкомандировку в федеральном бюджетном учреждении? Необходимо ли использовать ту справку из банка, которую они представили? Необходимо ли пересчитать по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Порядок расчета (пересчета) сумм возмещения работнику командировочных расходов в ситуациях, когда денежные средства выдаются сотруднику на загранкомандировку в рублях, на законодательном уровне четко не урегулирован. Поэтому порядок расчета (пересчета) сумм для возмещения сотруднику командировочных расходов в данном случае федеральному бюджетному учреждению необходимо определить самостоятельно и утвердить локальным актом. Один из вариантов - расчет (пересчет) может быть осуществлен на дату утверждения отчета о расходах подотчетного лица.

Обоснование вывода:

При загранкомандировках суточные выплачиваются за дни проезда по территории РФ в порядке и размерах, установленных для командировок по России, а за дни проезда по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для командировок за границу (п. 17 Положения).

При этом дата пересечения государственной границы по общему правилу определяется по отметкам пограничных органов в паспорте. Однако в случае, если работник направляется в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам) (п. 19 Положения).

Суточные при направлении работника федерального учреждения в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации выплачиваются в иностранной валюте или в рублях в размерах, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812. Суточные на территории Республики Беларусь установлены в размере 57 долларов США.

Ситуация, когда сотрудник учреждения направляется в загранкомандировку, но расчеты с ним осуществляются в российских рублях, нормативно не урегулирована. Вместе с тем, основываясь на нормах пп. 213, 215 Инструкции N 157н, можно сделать вывод, что при выплате сотруднику аванса на загранкомандировку в рублях у учреждения нет оснований для пересчета этой суммы в иностранную валюту на дату выдачи денежных средств. Следовательно, курсовые разницы в этом случае не образуются (смотрите, к примеру, письмо Минфина России от 09.02.2016 N 03-04-06/6531).

Как правило, при получении аванса на командировочные расходы в рублях сотрудник самостоятельно приобретает иностранную валюту. Желательно, чтобы расходы на приобретение валюты подтверждались документом, содержащим информацию о сумме и курсе обмена.

В зависимости от отсутствия или наличия у сотрудника документа, подтверждающего приобретение иностранной валюты, учреждением может быть принято решение отражать в учете командировочные расходы (в том числе выдавать перерасход, принимать остаток подотчетной суммы):

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату совершения операции, то есть на дату утверждения отчета подотчетного лица (смотрите, в частности, п. 216 Инструкции N 157н);

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм;

- по иному курсу, например по документально подтвержденному курсу обмена сотрудником денежных средств, полученных в рублях, на иностранную валюту (смотрите письмо Минфина России от 01.02.2019 N 02-06-10/5997).

В письмах Минфина России от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059 по вопросу пересчета сумм в иностранной валюте для целей исчисления налога на прибыль при признании расходов на зарубежные командировки указано, что командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. В ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс обмена (не представляет справку об обмене), со ссылкой на п. 10 ст. 272 НК РФ финансовое ведомство приходит к выводу, что пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм.

Наряду с этим если при направлении сотрудника в зарубежную командировку учреждение перечисляет на его банковскую карту денежные средства в рублях, то расходы на проживание следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств. При этом датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения отчета подотчетного лица (письма Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Однако, во-первых, разъяснения финансового ведомства по частным вопросам (не системные письма) носят информационный характер, не содержат правовых норм и не являются обязательными к применению (смотрите, к примеру, письмо Минфина России от 07.11.2013 N 03-01-13/01/47571). Во-вторых, эти разъяснения даны для целей налогообложения и не касаются расчета (пересчета) сумм возмещения работнику командировочных расходов.

Таким образом, порядок расчета (пересчета) сумм возмещения работнику командировочных расходов при загранкомандировках при условии, что денежные средства выдаются в рублях, бюджетному учреждению необходимо разработать самостоятельно и утвердить в локальном документе. Один из вариантов расчет (пересчет) может быть осуществлен на дату утверждения отчета о расходах подотчетного лица.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

27 ноября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.