Как организовать использование ЭЦП с целью передачи полномочий от руководителя на подписания документов работнику учреждения?

Как организовать использование электронной цифровой подписи с целью передачи полномочий на подписание документов от руководителя работнику учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Ответственность за действия работников с применением электронной подписи с согласия руководителя несет сам руководитель. При этом отсутствие возможности передачи работникам электронной подписи руководителя не означает, что во всех случаях он должен самостоятельно подписывать документы и отчеты. В такой ситуации руководитель может предоставить полномочия на подписание тех или иных документов должностным лицам учреждения. Порядок такой передачи будет зависеть от информационной системы, в которой электронное взаимодействие реализовано, а также от нормативных документов, на основании которых такая система работает.

Обоснование вывода:

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия (письма Минфина России от 04.12.2019 N 03-03-06/1/94297, от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Обязанность участников электронного взаимодействия обеспечивать конфиденциальность ключей электронной подписи при использовании усиленных электронных подписей установлена п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ. Закон N 63-ФЗ не предусматривает передачу другому лицу ключа электронной подписи, но допускает ее техническое использование с согласия и под контролем ее владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. При этом использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования.

Норма п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа (приказа, соглашения) либо доверенности (ст. 185 ГК РФ), а только указывает на техническую возможность простановки такой подписи другим лицом (например техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа (распространяется только на участников электронного взаимодействия).

Соответственно, указанная норма не позволяет передавать право использования усиленной электронной подписи другим лицам по доверенности, а только указывает на возможность простановки электронной подписи другим лицом. Такой вариант толкования нормы п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ подтверждается и многочисленными примерами из судебной практики (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2021 N 12АП-1874/21 по делу N А06-4411/2020, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 14.12.2015 по делу N 11-14292/2015, решение Советского районного суда г. Махачкалы Республики Дагестан от 08.09.2016 по делу N 12-636/2016, решение Северодвинского городского суда Архангельской области от 22.06.2017 по делу N 12-361/2017, решение Арбитражного суда Приморского края от 04.12.2018 по делу N А51-14281/2018, решение Благовещенского городского суда Амурской области от 16.01.2019 по делу N 2-1061/2019, решение Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатского края от 26.08.2019 по делу N 12-690/2019).

Напомним, что электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на владельце сертификата. Использование такой подписи другими лицами в любом случае предполагается только под контролем владельца сертификата. Поэтому ответственность за действия, совершенные третьими лицами с применением электронной подписи с согласия владельца ее сертификата, в любом случае может быть возложена на такого владельца, который несет ответственность в том числе и за установление надлежащих мер контроля.

Отсутствие возможности передачи работникам электронной подписи руководителя не означает, что во всех случаях он должен самостоятельно подписывать документы и отчеты. В такой ситуации руководитель может предоставить полномочия на подписание тех или иных документов должностному лицу учреждения. Однако в такой ситуации указанному лицу следует получить собственную электронную подпись. Напомним, что в настоящее время для должностных лиц бюджетных учреждений квалифицированные сертификаты электронной подписи создаются и выдаются удостоверяющим центром Федерального казначейства. Предоставление такой подписи осуществляется бесплатно.

При этом следует разграничивать понятие ЭП и ЭЦП. Так, в соответствии с п. 32 Стандарта "Концептуальные основы" предусмотрено два варианта электронных подписей:

- простая электронная подпись (ЭП);

- квалифицированная электронная подпись (ЭЦП).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью, если ЭП содержится либо в самом электронном документе, либо для ее использования необходимо пройти регистрацию у оператора информационной системы, с использованием которой создается и (или) отправляется электронный документ (п. 1 ст. 9 Закона N 63-ФЗ). Это означает что ЭП не требует получения ключа электронной подписи и может быть оформлена путем регистрации у оператора информационной системы, например путем создания учетной записи пользователя со своим логином и паролем в системе, при этом обращение в удостоверяющий центр (Федеральное казначейство) не требуется.

Понятие квалифицированной электронной подписи содержится в п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ. Основное ее отличие от простой электронной подписи состоит в том, что у квалифицированной электронной подписи имеется ключ электронной подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи) и ключ проверки электронной подписи (уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи), указанный в соответствующем сертификате*(1).

Отметим, что возможность наделения работника правом подписания электронной подписью документов зависит от информационной системы, в которой электронное взаимодействие реализовано, а также от нормативных документов, на основании которых такая система работает.

Так, например, для открытия соответствующего лицевого счета в территориальный орган Казначейства России наряду с прочими документами должна быть представлена Карточка образцов подписей к лицевым счетам (код формы по КФД 0531753) (далее - Карточка образцов подписей), в которой фиксируются сведения о лицах, наделенных правом первой или второй подписи, при этом право первой подписи может принадлежать нескольким лицам одновременно (подп. "б" п. 13 и подп. "в" п. 15 Порядка N 21н). Это, в свою очередь, дает возможность наделения правом первой подписи не только руководителя, но и иного лица в целях организации и обеспечения обмена электронными документами в системе удаленного электронного финансового документооборота Федерального казначейства (СУФД).

Учреждения в своей работе применяют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом N 61н, Приказом N 52н. Приказом N 61н утверждены унифицированные формы электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, применяющиеся при электронном документообороте. При этом Приказом N 52н утверждены унифицированные формы документов, оформляемых на бумажных носителях, а также ряд документов, формирование которых предусмотрено в электронном виде. Анализ указанных приказов показывает, что документы, требующие утверждения руководителем, могут также быть подписаны уполномоченным лицом. При этом поскольку руководитель использует для подписания таких документов ЭЦП, то и уполномоченное лицо также должно использовать указанный вид подписи.

Также отметим, что правила регистрации юридических лиц в Единой информационной системе (ЕИС) в сфере закупок предполагают, что руководитель организации вправе определить иных лиц, уполномоченных на осуществление необходимых действий в ЕИС (включая формирование информации и документов, необходимых для регистрации) и (или) на электронной площадке действий от имени российского юридического лица (подп. "б" п. 3, подп. "а" п. 4 Правил регистрации участников закупок в единой информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и ведения единого реестра участников закупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30.12.2018 N 1752 на основании чч. 1, 2 ст. 24.2 Закона N 44-ФЗ). Поэтому при работе в ЕИС учреждение также не лишено возможности наделения правом подписи документов лица, отличного от руководителя учреждения.

Аналогичное правило действует и в отношении деклараций (расчетов), предоставляемых в ИНФС. Так, согласно абзацу второму п. 5 ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) может быть подписана представителем налогоплательщика. Согласно абзацу третьему того же пункта в случае, если достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете), в том числе с применением усиленной квалифицированной электронной подписи при представлении налоговой декларации (расчета) в электронной форме, подтверждает уполномоченный представитель налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства (наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)). При этом к налоговой декларации (расчету) прилагается копия документа, подтверждающего полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета).

Таким образом, ответственность за действия работников с применением электронной подписи с согласия руководителя несет сам руководитель. При этом отсутствие возможности передачи работникам электронной подписи руководителя не означает, что во всех случаях он должен самостоятельно подписывать документы и отчеты. В такой ситуации руководитель может предоставить полномочия на подписание тех или иных документов должностным лицам учреждения. Порядок такой передачи будет зависеть от информационной системы, в которой электронное взаимодействие реализовано, а также от нормативных документов, на основании которых такая система работает.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

18 ноября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее об отличиях ЭП и ЭЦП смотрите в материалах:

- Вопрос: Кому из работников учреждения необходима простая подпись, а кому нужна квалифицированная в целях формирования электронных документов по Приказу N 61н? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2023 г.)

- Вопрос: Каков порядок подписания ЭЦП (электронная цифровая подпись) при внутреннем перемещении между материально ответственными лицами имущества, находящегося в эксплуатации, накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2024 г.)