Как отразить списание задолженности ответственного лица при выявлении недостачи при инвентаризации?

В бюджетном учреждении выявлена незначительная недостача продуктов при проведении инвентаризации без участия материально ответственного лица (в связи с его временной нетрудоспособностью), причины недостачи не установлены. В связи с этим инвентаризационной комиссией принято решение не возлагать материальную ответственность за недостачу на кладовщика по ст. 240 ТК РФ. В соответствии с Инструкцией N 174н нужно отразить сумму ущерба Дебет 209.74 Кредит 401.40 и списание ущерба Дебет 401.40 и Кредит 209.74. Какие документы для этих бухгалтерских записей должны быть оформлены? Достаточно ли акта инвентаризации и бухгалтерской справки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В указанной ситуации следует проанализировать, правомерно ли писание задолженности виновного лица. В случае принятия решения о списании задолженности оно может быть отражено оформлением Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432).

Обоснование вывода:

В первую очередь отметим, что с 2024 года согласно п. 19 Общих требований к инвентаризации ответственные лица должны обязательно присутствовать при выявлении фактического наличия запасов и иных аналогичных активов, инвентаризация в отношении которых проводится методом осмотра (подсчет, взвешивание, обмер, осмотр). Если инвентаризация, по результатам которой работника планируется привлечь к материальной ответственности, проводилась без участия материально ответственного лица, существует вероятность, что составленный по результатам этой инвентаризации акт будет признан не имеющим юридической силы. Вопрос о том, имеют ли доказательственную силу результаты такой инвентаризации, если обнаружится недостача и работодатель попытается взыскать ее с работника, будет решаться судом с учетом всех обстоятельств дела (смотрите, например: определения Вологодского облсуда от 12.04.2013 по делу N 33-1644/2013, Верховного Суда Республики Марий Эл от 05.07.2012 по делу N 33-1069/2012).

Также следует отметить, что собственник имущества организации может ограничить предусмотренное ст. 240 ТК РФ право работодателя в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации. Поэтому, во избежание рисков предъявления претензий со стороны органов финконтроля, право прощения долга работника может быть реализовано учреждением по согласованию с органом-учредителем и органом, осуществляющим полномочия собственника имущества*(1). Также остается вопрос о правомерности принятия такого решения инвентаризационной комиссией, так как по своей сути этот вопрос уже не связан с проведением инвентаризации, а связан с отказом учреждения от взыскания задолженности с виновного работника.

В то же время, если упреждением принято указанное решение, тогда следует принимать во внимание, что по дебету счета 0 401 40 100 и кредиту счета 0 209 00 000 отражается уточнение (уменьшение) суммы ранее признанной задолженности по ущербу (недостачам, неустойкам, иным требованиям по компенсации затрат) в том числе на основании решения суда (п. 110 Инструкции N 174н). В то же время списание задолженности в связи с неустановлением виновных лиц может быть отражено по кредиту счета 0 209 74 66Х и дебету счета 0 401 40 172 (абзац 5 п. 110 Инструкции N 174н). Учитывая, что в рассматриваемой ситуации речь идет не о корректировке задолженности, а о ее списании, считаем целесообразно использовать корреспонденции, предусмотренные абзацем 5 п. 110 Инструкции N 174н. Кроме того, списание матзапасов при выявленных недостачах отражается по дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (п. 37 Инструкции N 174н).

Помимо документов об инвентаризации для документального оформления ситуации могут быть использованы:

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460), который оформляется для списания материальных запасов, выявленных по итогам инвентаризации;

- Задолженность может быть отражена на основании Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432);

- Списание задолженности может быть отражено на основании принятого решения с оформлением Извещения о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

- Энциклопедия решений. Отражение в учете учреждения расчетов по ущербу нефинансовым активам (счет 0 209 70 000) (для бюджетной сферы);

- Энциклопедия решений. Инвентаризация активов и обязательств (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

15 октября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите также:

- Вопрос: Вправе ли автономное учреждение принять решение о прощении долга умершего работника, являвшегося материально ответственным лицом и виновным в причинении ущерба? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.).