Сроки хранения и порядок уничтожения первичных учетных и связанных с ними документов, содержащих персональные данные

Срок хранения первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов согласно Перечню, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, составляет 5 лет. По окончании срока хранения документы подлежат выделению к уничтожению.
Согласно ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ при достижении цели обработки персональных данных оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если не предусмотрено иное. Подтверждение уничтожения персональных данных осуществляется в соответствии с Требованиями, утвержденными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179.
В связи с тем, что подходит к окончанию срок хранения указанных документов, возникает вопрос о дальнейшей обработке персональных данных, содержащихся в таких документах, поскольку фактическая цель их обработки не достигнута (обработка персональных данных продолжается), фактически истекает срок хранения самих документов, содержащих персональные данные.
Существует ли необходимость оформления акта об уничтожении персональных данных, содержащихся в самом первичном документе, регистре бухгалтерского учета либо в оправдательном документе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В силу ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на правоотношения по обеспечению сохранности документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также соответствующими перечнями документов, распространяются положения законодательства об архивном деле, что подпадает под предусмотренное п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" исключение. Уничтожение материальных носителей (документов), содержащих персональные данные, по истечении предусмотренных сроков их хранения само по себе не влечет необходимости прекратить обработку персональных данных при наличии иных законных оснований (условий) их обработки, в том числе более длительных сроков хранения.

Обоснование вывода:

Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). В соответствии с ч.ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также соответствующими перечнями документов, на организации возложена и ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ).

Деятельность в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов реализуется через деятельность архива, под которым в силу п. 9 ст. 3 Закона N 125-ФЗ понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В п. 2 ст. 3 Закона N 125-ФЗ указано, что под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Как следует из ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Создание архива организации является правом данной организации, а не ее обязанностью.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила N 77), предусмотрено, что деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами. Архив, являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения юридического лица, в своей деятельности руководствуется положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом организации.

Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил N 77).

Передача дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) предполагает соблюдение определенного порядка, особенности которого предусмотрены законодательством об архивном деле. Документ становится архивным после принятия собственником (владельцем) документа решения о передаче его в архив в связи с закрытием дела, то есть в связи с тем, что данный документ окончательно исполнен и в процессе текущей хозяйственной деятельности организации больше не потребуется, за исключением обеспечения исполнения обязанности его хранения в связи с законодательно установленными сроками (смотрите, например, решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.03.2018 по делу N А40-7530/2018).

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236)*(1).

Так, первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) в соответствии с п. 277 Перечня N 236 подлежат хранению 5 лет, что согласуется с указанными выше положениями Налогового кодекса РФ и Закона о бухгалтерском учете.

Сроки хранения документов применяются в силу самого факта наличия того или иного документа в Перечне N 236, при этом указанный Перечень не содержат каких-либо требований по дальнейшим действиям по истечении установленных им сроков хранения документов.

Из положений п. 47 Правил N 77 следует, что документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном п. 31 Правил. В случае отсутствия в структурных подразделениях организации условий для обеспечения сохранности документов в течение установленных сроков хранения по решению руководителя или уполномоченного им лица документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов).

Уничтожение документов (передача на уничтожение) допускается после утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 31 Правил N 77).

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Из содержания Правил N 77 не следует, что, помимо акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 и приложение N 21 к указанным Правилам соответственно), подлежит оформлению какой-либо иной отдельный документ, подтверждающий фактическое уничтожение документов, соответствующая рекомендованная форма не предусмотрена.

В указанных Правилах речь идет о возможности передачи документов, выделенных к уничтожению, на утилизацию, в связи с чем документом, подтверждающим фактическую утилизацию, может быть документ, предусмотренный сторонами соответствующего договора, подтверждающий факт исполнения договорных обязательств, хранение которого осуществляется в пределах установленных сроков.

Кроме того, отсутствуют и запреты для подтверждения проведения фактического уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, и иными документами, составленными по усмотрению самой организации, в частности, актом об уничтожении при проведении уничтожения силами самой организации или в других случаях. Поскольку в указанном случае сроки хранения актов об уничтожении нормативно не закреплены, полагаем, что такой срок может быть установлен соответствующим локальным актом организации.

Акты о выделении документов к уничтожению согласно п. 170 Перечня N 236 отнесены к документам постоянного хранения.

В части уничтожения персональных данных в рамках исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ), регулирующего отношения, связанные с обработкой персональных данных, полагаем необходимым обратить внимание на следующие обстоятельства.

Хранение персональных данных, как это следует из ч. 7 ст. 5 Закона N 152-ФЗ, должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижению целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, установленными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 N 179 (далее - Требования), подтверждение уничтожения персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных ст. 21 Закона N 152-ФЗ, а именно при: выявлении неправомерной обработки персональных данных, достижения цели обработки, отзыва субъектом персональных данных своего согласия на обработку персональных данных либо направления требования о прекращении обработки, когда (за исключением неправомерной обработки) не имеется иных условий обработки, допускающих продолжение совершения действий (операций) с персональными данными.

Таким образом, сфера применения указанных Требований определена непосредственно положениями ст. 21 Закона N 152-ФЗ. До 01.03.2023 Закон N 152-ФЗ требований, предъявляемых к уничтожению материальных носителей персональных данных, не содержал, указанные вопросы решались в силу ч. 1 ст. 18.1 указанного Закона непосредственно оператором с учетом принятых локальных актов по вопросам обработки персональных данных и требований законодательства в области персональных данных.

Документы, поименованные в Перечне N 236, включающие персональные данные, уничтожению в порядке, установленном Требованиями, по нашему мнению, не подлежат, поскольку, во-первых, ст. 21 Закона N 152-ФЗ непосредственно определены случаи уничтожения персональных данных, во-вторых, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ (ч. 2 ст. 1 Закона N 152-ФЗ).

Законодательство об архивном деле в РФ вступает в действие в силу установления ст. 17 Закона N 125-ФЗ обязанности по обеспечению сохранности документов в качестве архивных, в частности, указанных в Перечне N 236, в течение сроков их хранения, в связи с чем вопросы уничтожения, полагаем, должны также решаться с учетом соответствующих указанной сфере требований.

Таким образом, выделение к уничтожению и уничтожение материальных носителей персональных данных (в рассматриваемом случае - первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов) по истечении установленных Перечнем N 236 сроков их хранения не влечет необходимости прекращения как таковой обработки персональных данных, содержащихся на таких материальных носителях, если иные цели их обработки не достигнуты (например, работники продолжают выполнение трудовой функции в организации, либо обработка (хранение) материальных носителей их персональных данных обусловлена иными, более длительными сроками*(2).

С учетом положений Правил N 77, необходимость оформления отдельного акта об уничтожении персональных данных, содержащихся в самом первичном документе и связанных с ним оправдательных документах, не следует, поскольку в связи с истечением установленных Перечнем N 236 сроков хранения выделению к уничтожению и уничтожению подлежит сам материальный носитель (соответствующий документ) со всеми содержащимися на нем сведениями.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Беликова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Амирова Лариса

21 сентября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите также Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденную приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 237.

*(2) Например, ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.