Авансовые отчеты при электронном документообороте

Организация планирует перевести ведение авансовых отчетов в ЭДО (согласование, подписание).
1. Возможно ли ведение авансовых отчетов только в ЭДО, без сбора и хранения на бумажных носителях - оригиналы?
2. Сканы документов (фискальные чеки, квитанции, приказы и т.д.), переданные через ЭДО, будут ли иметь силу в подтверждении расходов перед налоговыми органами при проверке?
3. При выездной проверке документов (аудиторами, налоговыми и иными органами) как и что предоставить, если запрашивают оригиналы документов?
4. Нужно ли указать в учетной политике, что авансовые отчеты ведутся в ЭДО?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация может оформлять электронные авансовые отчеты, если в организации внедрен электронный документооборот и авансовый отчет утвержден среди документов, подписываемых ЭЦП.

Подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, выступает именно электронная форма такого документа. Распечатка таких документов в целях их хранения нормативно не предусмотрена и не требуется.

Для перехода на электронный документооборот с контрагентом организации необходимо: закрепить в учетной политике правила обмена электронными документами, а также хранения электронных документов; определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов; заключить соглашения с контрагентами об обмене документами в электронном виде.

Исходя из положений п. 2 ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Обоснование позиции:

В соответствии с п. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

При этом действующее законодательство Российской Федерации не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности на использование для оформления фактов хозяйственной жизни любого формата документа в электронном виде при условии выполнения требований, установленных Законом N 63-ФЗ.

Информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Также в п. 2. ст. 6 этого закона указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Отметим, что электронные документы можно подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом, для того чтобы списать налоговые расходы на основании первичных документов, подписанных простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи (Письмо Минфина России от 05.03.2019 N 03-03-07/14313).

Таким образом, подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, выступает именно электронная форма такого документа. Распечатка таких документов в целях их хранения нормативно не предусмотрена и не требуется. Например, на это указано в письме Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259 в отношении счетов-фактур. Однако подобный вывод справедлив и в отношении электронных первичных документов.

Для внедрения электронного документооборота организации необходимо (письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372):

- при использовании простой или неквалифицированной электронной подписи заключить отдельные соглашения с контрагентами о порядке обмена электронными документами;

- закрепить в учетной политике организации правила ЭДО;

- определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

- установить порядок хранения электронных документов.

Перечень лиц, которые будут использовать электронную подпись, а также требования соблюдения конфиденциальности необходимо закрепить в локальном акте организации (например, в приложении к учетной политике или приказе). Смотрите материалы: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота; Примерная форма приказа о наделении правом электронной подписи электронных документов (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

При формировании авансового отчета в электронном виде в целях соблюдения требований Закона N 63-ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа (письма Минфина России от 04.12.2019 N 03-03-06/1/94297, от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Следовательно, если организация примет решение оформлять авансовые отчеты в электронном виде, то и у сотрудников-подотчетников, и у бухгалтера, который эти отчеты принимает, и у руководителя, утверждающего авансовые отчеты, должна быть простая или усиленная неквалифицированная ЭП (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232).

Учитывая изложенное, можно сделать вывод о том, что, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона N 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью, он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Что касается вопроса представления документов в ответ на требование налогового органа, то в соответствии с положениями пункта 2 статьи 93 Кодекса, в случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Документы, составленные в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения;

- Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде;

- Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив;

- Что такое электронный документооборот и как его организовать? (Н.В. Фирфарова, журнал "Налоговая проверка", N 3, май-июнь 2017 г.);

- Вопрос: Контрагенты имеют возможность использовать электронные счета-фактуры. Какой порядок документооборота их ожидает? (журнал "НДС: проблемы и решения", N 5, май 2018 г.);

- Понятия "электронный документ" и "архивный электронный документ" (В.Ф. Янковая, журнал "Делопроизводство", N 3, июль-сентябрь 2019 г.);

- Вопрос: Юридическая сила гражданско-правового договора, подписанного электронными подписями, и способ его представления в налоговый орган и уполномоченный банк (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2020 г.);

- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО, или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО, или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шпилевая Ольга

Ответ прошел контроль качества

16 августа 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.