Учет в расходах по налогу на прибыль проезда по платным дорогам. Риск доначисления НДФЛ и страховых взносов

Водители едут по платным дорогам в командировку и оплачивают данные расходы за свой счет через мобильное приложение "Автодор - платные дороги", установленное на личном телефоне. Далее по служебной записке им возмещаются данные расходы через авансовый отчет. К авансовому отчету водители прикладывают распечатку кассового чека с QR-кодом из приложения "Автодор - платные дороги" (чек онлайн с QR-кодом). Классического кассового бумажного чека нет. Скан QR-кода на кассовом чеке с помощью мобильного приложения проверки чеков показывает достоверность данного онлайн-чека.
Имеются ли налоговые риски в связи с учетом в расходах по налогу на прибыль затрат на проезд по платным дорогам командированных водителей, а также рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов на указанные суммы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Мы не видим налоговых рисков в случае, если возмещение сотрудникам расходов на проезд по платным дорогам предусмотрено каким-либо локальным нормативным актом организации с указанием на получение экономических преимуществ при использовании данных услуг, а также если из имеющихся первичных документов будет следовать, что произведенные сотрудниками расходы одобрены работодателем.

Обоснование позиции:

Налог на прибыль

В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить командированному работнику, входят среди прочего иные расходы, произведенные работником в командировке с разрешения или ведома работодателя, порядок и размеры возмещения которых определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Так как перечень командировочных расходов не является закрытым, то работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд по платным дорогам командированных работников, предусмотрев это в коллективном договоре или в другом локальном нормативном акте.

Данные расходы могут быть признаны в расходах по налогу на прибыль на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вместе с тем расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Согласно письму УФНС по г. Москве от 07.06.2012 N 13-11/050285, в случае, если организация может документально подтвердить факт понесенных расходов на проезд по платной дороге, а также факт экономической целесообразности использования платных дорог при наличии бесплатного альтернативного проезда в том же направлении, то данные расходы могут быть учеты в составе прочих расходов в целях исчисления налога на прибыль организаций.

Полагаем, подтвердить экономическую целесообразность расходов можно приказом (распоряжением) руководителя организации, разрешающим использование платных дорог, с указанием преимуществ платного проезда, например: срочность поездок, сокращение маршрута, экономия ГСМ при движении по более короткой платной автодороге, уменьшение износа автомобилей и т.п. (Энциклопедия решений. Налогообложение расходов на проезд по платным дорогам (май 2024 г.)).

Относительно документального подтверждения в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы.

Расходы, произведенные работником по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности, кассовых чеков (письма Минфина России от 05.03.2021 N 03-03-07/15819, от 29.07.2021 N 03-03-06/1/60736, от 30.11.2021 N 03-03-06/1/96791, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300).

При этом если кассовый чек содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то такой чек подтверждает не только факт расчетов, но и может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344). Но если в чеке ККТ, приложенном к авансовому отчету, не хватает обязательных реквизитов, указанных в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ), то расходы по такому чеку не принимаются при налогообложении прибыли (смотрите письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/1/4913, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Кассовый чек может быть исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Согласно письму ФНС России от 08.04.2022 N АБ-4-20/4292@, если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении "Проверка чеков ФНС России", то он будет являться документом, подтверждающим расходы.

Как мы поняли, в данной ситуации распечатанный на бумаге кассовый чек содержит все обязательные реквизиты (ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), а также указание на номер автомобиля и детализацию проезда, позволяющие идентифицировать данные расходы в качестве командировочных. Поэтому данный чек может являться документальным подтверждением затрат на проезд по платным дорогам для учета таких затрат в расходах по налогу на прибыль.

НДФЛ и страховые взносы

Абзацем 13 п. 1 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. Полагаем, расходы на проезд по платной дороге напрямую связаны с проездом до места назначения и обратно, следовательно, их возмещение не облагается НДФЛ.

Кроме того, на основании ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

В рассматриваемой ситуации сотруднику возмещаются его собственные денежные средства, потраченные для приобретения услуг по организации проезда по платным участкам автомобильных дорог в интересах работодателя, а не работника.

Соответственно, такие расходы, произведенные работником и возмещенные ему впоследствии на основании подтверждающих документов, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды работника и признаваться его доходом. Поэтому они не являются объектом обложения НДФЛ (п. 1 ст. 210, ст. 41 НК РФ).

Пунктом 2 ст. 422 НК РФ предусмотрено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации, такие расходы не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Кроме того, в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для плательщиков страховых взносов объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений. А в рассматриваемой ситуации сотруднику возмещаются денежные средства, истраченные им при приобретении услуг в интересах работодателя. Таким образом, объекта для начисления страховых взносов в данной ситуации не возникает.

При этом из имеющихся первичных документов должно четко следовать, что произведенные сотрудником расходы одобрены работодателем:

- оформлен общий приказ руководителя организации о возможности возмещения сотрудникам произведенных в интересах организации расходов с приложением перечня сотрудников, которые имеют право осуществлять оплату в интересах организации;

- присутствует соответствующая резолюция на заявлении работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств. Если указанный выше общий приказ изначально оформлен не был, можно сначала получить от сотрудника заявление и на его основании оформить приказ о возмещении средств конкретному человеку;

- подписан авансовый отчет сотрудника об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату услуги проезда по платным дорогам (Энциклопедия решений. Налогообложение расходов на проезд по платным дорогам (май 2024 г.)).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Вправе ли налогоплательщик учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль стоимость проезда по платному участку автомобильной дороги? ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 2, февраль 2014 г.)

- Вопрос: Облагается ли НДФЛ возмещение расходов командированного лица по проезду в аэропорт через платную автомобильную дорогу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.)

- Вопрос: Можно ли принять к учету распечатанный электронный кассовый чек? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2022 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина

Ответ прошел контроль качества

29 мая 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.