Риски перевозчика при комбинированном подписании сторонами транспортной накладной

Организация оказывает услуги по перевозке грузов. При погрузке водителю будет выдаваться три экземпляра транспортной накладной. Однако подписи и отметок на месте выгрузки клиент выставлять не будет. Подтверждение приемки машины будет происходить в электронном виде (склад будет предоставлять клиенту скан-копию транспортной накладной в электронном формате, и клиент будет подписывать ТРН электронной подписью в момент приемки). В качестве документов, подтверждающих перевозку, транспортная компания предоставляет экземпляр транспортной накладной без подписи клиента. Какие риски могут возникнуть у организации, оказывающей услуги перевозки?

Особый порядок учета расходов, подтвержденных электронными документами, положениями главы 25 НК РФ и ст. 272 НК РФ, в частности, не устанавливается. Следовательно, расходы, подтвержденные документами, составленными в виде электронного документа, признаются в том же порядке, что и составленные на бумажном носителе, а документы, составленные в электронном виде, для целей учета при налогообложении прибыли должны соответствовать требованиям Закона о бухучете, Закона N 63-ФЗ и ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 25.09.2019 N 03-03-06/1/73637).

Исходя из ст. 2, 6 Закона N 63-ФЗ электронная подпись, представляющая собой цифровой код, информацию в электронной форме, существует исключительно в компьютерно-цифровой среде. Когда документ, содержащий такую подпись, распечатывается на бумажном носителе, возникает не распечатанный оригинал документа, а его распечатанная копия. При этом подписанный электронной подписью оригинал документа остается в цифровой среде, что не исключает заверение бумажной копии электронного документа проставленной от руки подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Согласно письму Минфина России от 04.12.2019 N 03-03-06/1/94297 документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия. Федеральная налоговая служба в письме от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760 указала, что если составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству.

Таким образом, когда одна из сторон договора подписывает электронный документ своей электронной подписью, а другая сторона - собственноручно, предварительно распечатав его на бумаге, такой документ не будет считаться подписанным обеими сторонами. В связи с этим у налоговых органов могут возникнуть к организации претензии, связанные с документальным подтверждением расходов, реальностью хозяйственных операций и т.п.

Непосредственно касательно ТРН из пп. 7 и 28 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (Правила перевозки) следует, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной; перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной. Договор перевозки считается заключенным и груз вверенным перевозчику после погрузки груза грузоотправителем (лицом, осуществившим погрузку груза) в транспортное средство перевозчика, заполнения и подписания обеими (!) сторонами раздела 8 "Прием груза" транспортной накладной.

С 1 января 2022 г. законодательство допускает возможность оформления документов, составляемых в связи с перевозкой грузов автомобильным транспортом, не только в бумажном, но и в электронном виде (электронные перевозочные документы). К их числу относятся электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость (п. 27 ст. 2, ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 18 УАТ, пп. 7, 10, 15, 43 Правил перевозок). C 01.03.2023 к числу перевозочных документов, которые могут быть сформированы в электронном виде относятся также договор фрахтования, путевой лист, заказ и заявка грузоотправителя.

Электронные перевозочные документы подписываются усиленными квалифицированными электронными подписями участников информационного взаимодействия (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, фрахтователя, фрахтовщика) и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Обмен электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также направление таких документов и сведений в ГИС ЭПД осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), функционирование которых обеспечивается специализированными юридическими лицами - операторами, включенными в реестр операторов ИС ЭПД. В этих целях участники информационного взаимодействия заключают с операторами ИС ЭПД соглашения об электронном документообороте перевозочных документов.

К сведению:

Пока конкретный способ оформления перевозочных документов - на бумажном носителе или в электронной форме - определяется по усмотрению участников отношений по перевозке (см. письмо Минтранса России от 14.07.2022 N Д14/59-ПГ).

На наш взгляд, исходя из условий рассматриваемой ситуации подписание ЭП клиентом скан-копии документа, полученной не через операторов ИС ЭПД, не делает такой документ электронным, а неподписание перевозчиком (водителем) по завершении погрузки нарушает Правила перевозки и дает основание усомниться в заключении договора перевозки.

Полагаем, что стороны вправе согласовать, что электронным становится только часть документооборота между ними, в этом случае какие-то факты хозяйственной жизни могут быть оформлены с составлением документов на бумажном носителе и проставлением собственноручных подписей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление/ответственных за оформление свершившегося события. То есть у оказавшей услуги организации для минимизации налоговых рисков должны быть либо первичные учетные документы, соответствующие Правилам перевозки и изначально оформленные на бумажном носителе и собственноручно подписанные уполномоченными лицами, либо электронные двусторонние акты (или иначе названные формы) с УКЭП в любом случае оформленные документы должны подтверждать реальность ФХЖ и соответствовать требованиям Закона о бухучете, Закона N 63-ФЗ.

Рекомендуем Вам ознакомиться со следующими документами (материалами):

- Энциклопедия решений. Перевозка грузов автомобильным транспортом;

- Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. В каких случаях надо оформлять транспортную накладную, а в каких - товарно-транспортную?;

- Вопрос: Риски одновременного оформления документов в электронном виде и на бумажном носителе (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.);

- Вопрос: Документооборот с наличием бумажных и электронных первичных учетных документов (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.);

- Вопрос: Возможно ли заключение договора путем составления электронного документа, подписанного электронной подписью одной стороной, и подписания распечатанной копии этого документа на бумажном носителе собственноручной подписью другой? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

29 января 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.