Допускается ли хранение лицевых счетов по форме Т-54 только в электронном виде или обязательно хранение 50/75 лет на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В электронном виде можно хранить только документы (включая лицевые счета формы N Т-54), изначально составленные и (или) поступившие в электронном виде. Такие документы должны быть подписаны электронной подписью. Распечатывать их и хранить на бумажном носителе не нужно.
Порядок хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского и налогового учета в электронном виде целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Обоснование вывода:
Первичные учетные документы (к которым относятся лицевые счета формы N Т-54) составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Для налогового учета первичные документы также могут быть составлены как на бумажных носителях, так и в электронной форме (п. 1 ст. 252). При этом налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Таким образом, организация вправе составлять документы как в бумажном виде, так и в электронной форме, соответственно, нужно хранить их в том виде, в котором они составлены. Хранить в электронном виде можно только документы, изначально составленные и (или) поступившие в электронном виде (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Главное при этом, чтобы они были подписаны электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). При этом распечатывать их и хранить на бумажном носителе не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).
Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (п. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, ст. 314 НК РФ, письмо Минфина России от 26.12.2017 N 07-01-09/86857). Сроки хранения электронных документов устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). При определении конкретных сроков хранения отдельных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень).
При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313, от 22.05.2019 N 03-02-07/1/36882).
При хранении документов в электронном виде Минфин России рекомендует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила), которыми установлены в том числе правила хранения электронных документов.
Так, в соответствии с п. 2.30 Правил обязательными условиями хранения электронных документов являются:
- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
Согласно п. 2.32 Правил в целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 настоящих Правил.
Конкретный порядок хранения первичных учетных документов (в том числе лицевых счетов формы N Т-54) в электронном виде организация устанавливает самостоятельно (письмо Минфина России от 27.05.2022 N 02-07-10/50875), его целесообразно закрепить в учетной политике организации (ст. 8 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде;
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
- Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности;
- Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

11 января 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.