В 2019 году производилась выдача подотчетных средств физическому лицу. Возврат сумм не осуществляется и, скорее всего, не будет осуществлен. Каким образом на практике можно закрыть эту задолженность? Компания задолженность не требовала. Срок для предъявления исковых требований истек. Возникает ли у физического лица обязанность уплатить НДФЛ в этой ситуации? Как организации списать эти убытки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Одним из способов прекращения обязательства, при котором обязательство прекращается освобождением должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора, является прощение долга.
При прощении долга бывшее подотчетное лицо освобождается от обязанности по возврату вверенных ему средств, и у него возникает экономическая выгода и, соответственно, доход, облагаемый НДФЛ, в размере суммы прощенной задолженности.
Норм, прямо позволяющих признавать в составе расходов в налоговом учете сумму списанной (прощенной) дебиторской задолженности, глава 25 НК РФ не содержит.

Обоснование вывода:
Согласно ст. 407 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично по основаниям, предусмотренным ГК РФ, другими законами, иными правовыми актами или договором. Одним из способов прекращения обязательства, при котором обязательство прекращается освобождением должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора, является прощение долга (ст. 415 ГК РФ).
При этом обязательство считается прекращенным с момента получения должником уведомления кредитора о прощении долга, если должник в разумный срок не направит кредитору возражений против прощения долга (п. 2 ст. 415 ГК РФ, п. 34 постановления Пленума ВС РФ от 11.06.2020 N 6 "О некоторых вопросах применения положений Гражданского кодекса Российской Федерации о прекращении обязательств"). Смотрите подробнее в Энциклопедии решений. Прощение долга (ноябрь 2022 г.).
На практике решение о прощении долга сотруднику (в том числе подотчетному лицу) оформляется соответствующим распорядительным документом (например приказом руководителя). Данный документ, в свою очередь, служит основанием для заключения с сотрудником соглашения (двусторонняя сделка) о прощении долга или направлении ему уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Но в любом случае в соглашении (договоре) или в уведомлении, направляемом должнику, целесообразно четко указывать, какой долг прощается, основания его возникновения, сумму прощаемого долга.
Основанием для отражения тех или иных фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете служат первичные документы (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). В целях применения Закона N 402-ФЗ первичным документом может служить любой документ, содержащий реквизиты, установленные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письмо ФНС России от 09.06.2011 N ЕД-4-3/9163@). Документальным основанием для отражения в учете факта прощения долга подотчетному лицу может стать соответствующая справка бухгалтера.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция к Плану счетов), счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Что касается НДФЛ, то при прощении долга бывшее подотчетное лицо освобождается от обязанности по возврату вверенных ему средств, и у него возникает экономическая выгода и, соответственно, доход, облагаемый НДФЛ, в размере суммы прощенной задолженности. Такой доход подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением в отношении дохода физического лица - резидента РФ налоговой ставки 13% (15%) (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Организации, производящие выплаты физическим лицам, признаются налоговыми агентами, в обязанности которых входят исчисление, удержание и перечисление НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Соответственно, при ближайшей выплате дохода физлицу (если такой доход имеется, например при выплате ему заработной платы) необходимо удержать НДФЛ с суммы прощенной задолженности (Дебет 70 Кредит 68 "Расчеты по НДФЛ" - начислен НДФЛ на сумму прощенного долга) и уплатить его в бюджет. Если НДФЛ в течение налогового периода удержать невозможно в связи с отсутствием или недостаточностью выплачиваемых физлицу доходов, организации нужно будет в установленном порядке сообщить об этом в налоговый орган не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Норм, прямо позволяющих признавать в составе расходов в налоговом учете сумму списанной (прощенной) дебиторской задолженности, глава 25 НК РФ не содержит. При этом в силу п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей.
Официальная точка зрения заключается в том, что убытки, полученные от операции прощения долга, не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите, например, письма Минфина России от 26.02.2020 N 03-03-07/13686, от 22.05.2018 N 03-03-06/1/34203, от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53125, от 18.03.2011 N 03-03-06/1/147).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- Энциклопедия решений. Как учесть прощение долга при исчислении налога на прибыль.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

23 ноября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.