Перед проведением инвентаризации обнаружены погрешности в присвоении и фиксации в регистрах инвентарных номеров объектов основных средств (собственных, бывших в употреблении и предметов лизинга). Как внести исправление в регистры учета?

Действовавшие до 2022 года Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств в части правил присвоения инвентарных номеров определяли, что каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером. Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.
Новый ФСБУ 6/2020, которым Методические указания признаны утратившим силу, аналогичных норм не включает (это и понятно, поскольку из п. 1 ФСБУ 6/2020 следует, что Стандарт устанавливает требования к формированию в бухгалтерском учете информации об основных средствах организаций, но не касается иных аспектов хозяйственной деятельности экономического субъекта). Нет специальных правил по документообороту и в ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете". Предполагается, что эти нюансы организация устанавливает учетной политикой.
При этом согласно п. 3.1 действующих Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств до начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Исходя из Рекомендации Р-38/2013-КпР "Регистры бухгалтерского учета", на наш взгляд, организация при обнаружении расхождений между зафиксированными в ведущейся бухгалтерской программе сведениями (регистре) и фактическими данными (нанесенным на объект инвентарным номером) принимает решение об устранении неточности, в том числе внесение исправлений в регистр бухгалтерского учета.
Порядок таких исправлений зафиксирован в пп. 18-20, 22 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете": исправление производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) регистр должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного регистра, дату исправления, а также электронные подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа. Полагаем, что не лишним в этом случае будет составление поясняющего обнаружение неточности документа (в виде отдельной бухгалтерской справки или как пояснения к итогам инвентаризации).
В отношении приобретенных по договору купли-продажи объектам основных средств отметим: инвентарные номера, присвоенные прежними балансодержателями, не сохраняются. Организация-покупатель присваивает их в соответствии со своей учетной политикой. Такой вывод мы строим на основании пп. 2, 4, 5 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации".
Что касается предмета лизинга, то специальных правил именно для инвентарного номера такого объекта актуальные стандарты бухгалтерского учета не предусматривают. При этом согласно п. 14 упомянутых выше Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств на объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем (смотрите также Инструкцию по применению Плана счетов бухгалтерского учета для забалансового счета 001 "Арендованные основные средства").
Как мы поняли, один объект учтен с инвентарным номером лизингодателя, второму присвоен инвентарный номер лизингополучателем. На наш взгляд, в силу требования рациональности выявленные обстоятельства не требуют обязательного внесения исправлений в регистры учета, поскольку не снизили существенно надежность информации о таких объектах (пп. 6.1-6.5 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России). Во избежании в дальнейшем применения разных подходов считаем целесообразным в учетной политике на 2023 год этот момент определить (пп. 4, 10-12 ПБУ 1/2008).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Как исправить неверные показания одометра в путевых листах за прошлый год? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2022 г.)
- Вопрос: Обязан ли продавец передать покупателю инвентарную карточку при продаже объекта основных средств? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2022 г.)
- Как в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) вручную указать инвентарный номер при принятии ОС на учет? (https://its.1c.ru/db/answers1c/content/754/hdoc)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

12 октября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.