(1).jpg)
Госсектор. Первичные документы и учетные регистры для госсектора: произошедшие изменения и их нюансы
2 июня в Минюсте России зарегистрирован приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению" (далее – Приказ № 52н), который заменит приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (далее – Приказ № 173н). Новый документ будет применяться при формировании учетной политики, начиная с января 2015 года (п. 6 Приказа № 52н). В связи с этим сразу возникает вопрос: должны ли организации госсектора переделывать все первичные документы и регистры учета в соответствии с новыми правилами? Приказ № 52н такого требования не содержит. Поэтому каждая организация госсектора должна самостоятельно принять решение о дате начала применения новых форм. Безусловно, эта дата должна быть согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным нормативным актом организации.
Первичные учетные документы
С вступлением в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) экономические субъекты (за исключением организаций государственного сектора, кредитных организаций и Банка России) не обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Однако в организациях госсектора до сегодняшнего дня обязательно должны применяться унифицированные формы, требования об оформлении которых предусмотрены приложениями к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. При этом перечень 1 Приложения № 1 к Приказу № 173н содержит формы документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД (далее – класс 03), которые были утверждены постановлениями Госкомстата более 10 лет назад, и на сегодняшний день уже не в полной мере отвечают потребностям оформления и формирования необходимой информации о фактах хозяйственной жизни организаций госсектора.
С введением в действие Приказа № 52н существенно сокращается перечень форм документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД. Из всего перечня этих документов остается лишь "первичка" по учету кассовых операций:
- Приходный кассовый ордер (форма 0310001);
- Расходный кассовый ордер (форма 0310002);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 0310003).
ФОРМЫ
Приходный кассовый ордер (форма 0310001)
Расходный кассовый ордер (форма 0310002)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 0310003)
Это обусловлено тем, что после вступления в силу норм Закона № 402-ФЗ обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами, в данном случае – Банком России (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).
Кроме того, к документам класса 03 добавился еще один, оформляемый при ведении кассовых операций, – Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). Она применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Порядок применения этой формы установлен п. 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Класс 04 "Унифицированная система банковской документации" ОКУД, представленный ранее двумя формами – Платежным поручением (форма 0401060) и Объявлением на взнос наличными (форма 0402001) – дополнен Инкассовым поручением (форма 0401071).
Некоторые документы, исключенные из класса 03, претерпели определенные изменения и адаптированы для использования организациями госсектора. С вступлением в силу Приказа № 52н они включены в класс 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора" ОКУД (далее – класс 05) (таблица 1).
Таблица 1. Сравнительный анализ изменений в документах, относившихся к классу 03 и включенных в класс 05 ОКУД
Приказ №173н | Приказ № 52н | Основные изменения | ||
|---|---|---|---|---|
Код формы | Наименование документа | Код формы | Наименование документа | |
0301010 | Расчетная ведомость | 0504402 | Расчетная ведомость | Новая форма будет применяться не только для расчета зарплаты, но и стипендий, пособий, а также выплат на основе договоров и контрактов с гражданами. Содержит больше граф, предусматривающих детализацию начислений и удержаний. Установлено, что рассчитанные по документу суммы следует выдавать либо наличными деньгами по платежной ведомости (ф.0504403), либо безналичными перечислениями – по документам, установленными банками. |
0306002 | Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств | 0504103 | Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств | Изменилось внутреннее содержание граф и строк Акта, в Акте появилось поле для отметки бухгалтерии об отражении операции в учете. В рамках формирования учетной политики учреждение вправе установить порядок применения Акта (ф. 0504103) при модернизации нематериальных активов. |
0306003 | Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) | 0504104 | Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) | Акт оформляется на один или несколько объектов по одной группе имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). Вместо трех разделов форма содержит один, включающий сведения об объектах, в числе которых необходимо будет отразить дату ввода в эксплуатацию, а также балансовую (восстановительную) стоимость имущества. В этом же разделе отражается отметка бухгалтерии о списании. В Акте следует отразить сведения о согласовании списания объектов (если списание таких объектов необходимо согласовывать с уполномоченным органом). В специальном блоке отражаются результаты выбытия (мероприятия по выбытию и их результаты). |
0306004 | Акт о списании автотранспортных средств | 0504105 | Акт о списании транспортного средства | Акт применяется при оформлении списания одного объекта (транспортного средства). Сокращено количество разделов Акта – не требуется отражать в Акте сведения о принятии к учету демонтированных основных деталей и узлов, а также сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортного средства с учета, и о поступлении материальных ценностей от списания. При этом расширен перечень граф со сведениями о транспортном средстве и его технических характеристиках и состоянии. Результаты выбытия (мероприятия по выбытию и их результаты), а также отметка бухгалтерии отражаются в специальных блоках. |
0306032 | Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств | 0504102 | Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов | Новая форма применяется для оформления перемещения не только основных средств, но и других нефинансовых активов, в том числе нематериальных активов, готовой продукции из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому. |
0315004 | Акт о приемке материалов | 0504220 | Акт о приемке материалов (материальных ценностей) | Акт претерпел незначительные изменения в размещении граф и строк с информацией. Добавлен блок для отражения бухгалтерской записи для приема в учете. |
0315006 | Требование-накладная | 0504204 | Требование-накладная | Новая форма предусматривает отражение корреспонденций счетов по учету движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также отметку бухгалтерии в специальном блоке. |
015007 | Накладная на отпуск материалов на сторону | 0504205 | Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону | Форма предусматривает отражение корреспонденций счетов по учету отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, организациям, осуществляющим перевозку, а также отметку бухгалтерии в специальном блоке. Главный бухгалтер после вступления в силу Приказа № 52н не будет подписывать эту форму. |
Сразу три унифицированные формы Актов о приеме-передаче объекта основных средств (ф. 0306001), здания (сооружения) (ф. 0306030), групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), утвержденные к применению Приказом № 173н, заменены единым документом – Актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101). Эта форма составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества, при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями). Кроме того, она применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов. Исходя из Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (Приложение № 5 к Приказу № 52н), применение Акта (форма 0504101) не является обязательным при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов, а определяется в рамках учетной политики учреждения.
Некоторые унифицированные формы, применяемые в соответствии с Приказом № 173н, также утверждены к использованию Приказом № 52н, однако в их наименование и (или) внутреннее содержание внесены более или менее существенные изменения (таблица 2).
Таблица 2. Сравнительный анализ изменений в иных первичных документах
Приказ № 173н | Приказ № 52н | Основные изменения | ||
|---|---|---|---|---|
Код | Наименование формы документа | Код | Наименование формы документа | |
0504421 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы | 0504421 | Табель учета использования рабочего времени | Теперь форма применяется только для учета использования рабочего времени, а не для расчета зарплаты, поэтому существенно сокращено количество отражаемой информации. Так, исключены графы для отражения стоимости первого дня (часа) работы, сторно начислений, видов выплат и др. Предусмотрена графа для отражения сведений о количестве дней (часов) явок (неявок). Кроме того, в Табеле будут регистрироваться не только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, - форму можно будет использовать для учета фактических затрат рабочего времени (регистрировать явки и неявки сплошным методом). Более подробно о правилах заполнения табеля (в том числе корректирующего) можно узнать из Методических указаний (Приложение № 5 к Приказу № 52н) . |
0504401 | Расчетно-платежная ведомость | 0504401 | Расчетно-платежная ведомость | Форма будет применяться для расчета не только зарплаты, но и стипендий, пособий, а также выплат на основе договоров (контрактов) с гражданами. Расширено количество граф (например, следует отражать сумму задолженности за организацией и (или) за работником). Общий порядок заполнения документа не изменился. |
0504833 | Справка | 0504833 | Бухгалтерская справка | Изменилось название документа. Назначение и порядок заполнения формы остались прежними. |
В класс 05 также включены:
Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), предназначенная для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей (отраженного на счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)");
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений) и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В документе отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости. При обнаружении количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых товаров сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов должна будет составить Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). На его основании контрагенту будет предъявляться претензия.
Кроме того, Авансовый отчет (форма 0504049), до настоящего времени являвшийся бухгалтерским регистром, отнесен в разряд первичных документов с присвоением нового кода – 0504505.
Ну и, наконец, исключенные из применения формы.
В первую очередь, это путевые листы для всех видов автомобилей (унифицированные формы 0304002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Однако это не означает, что учреждение не может применять эти формы, – они просто перестают быть обязательными к применению. Исходя из условий своей деятельности, учреждение вправе продолжить применять прежние формы путевых листов либо самостоятельно разработать новые, которые должны содержать обязательные реквизиты (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).
Также с вступлением в силу Приказа № 52н не применяются: Табель учета рабочего времени (форма 0301008); Платежная ведомость (форма 0301011); Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма 0306033);Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса (форма 0531728);Справка о финансировании и кассовых выплатах (форма 0531811).
Бухгалтерские регистры
В перечень бухгалтерских регистров тоже внесены изменения, пусть и не такие многочисленные.
Помимо Авансового отчета (форма 0504049), "перекочевавшего" в разряд первичных документов, из числа бухгалтерских регистров исключены два документа: Сводный реестр поступлений и выбытий (форма 0531455);Ведомость учета невыясненных платежей (форма 0531456).
Отдельные формы регистров, применяемые ранее, утверждены к использованию и Приказом № 52н с некоторыми изменениями в наименованиях и внутреннем содержании (таблица 3).
Таблица 3. Соответствие учетных регистров, утвержденных Приказом № 173н, новым учетным регистрам (Приказу № 52н)
Приказ № 173н | Приказ № 52н | ||
|---|---|---|---|
Код формы | Наименование формы документа | Код формы | Наименование формы документа |
0504031 | Инвентарная карточка учета основных средств | 0504031 | Инвентарная карточка учета нефинансовых активов |
0504032 | Инвентарная карточка группового учета основных средств | 0504032 | Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов |
0504033 | Опись инвентарных карточек по учету основных средств | 0504033 | Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов |
0504061 | Ведомость учета внутренних расчетов | 0504061 | Ведомость учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджет |
В заключение отметим, что в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Приоритет отдается электронным документам и регистрам, подписанным квалифицированной электронной подписью. На бумажном носителе документы составляются в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Ольга Монако, эксперт направления "Бюджетная сфера" службы Правового консалтинга
ГАРАНТ, аудитор
