Работник направлен учиться через Интернет

Денис Ефименко,
эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:
Ольга Монако,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Подтвердить расходы на обучение работника на онлайн-се­минарах (вебинарах) помогут распечатки электронных документов и файлы раздаточного материала.
Онлайн-обучение работников набирает сейчас все бoльшую популярность. Такой вид образования позволяет повышать квалификацию и уровень мастерства сотрудника, практически не отрывая его от рабочего процесса. Однако у бухгалтера компании могут возникнуть проблемы при учете расходов на обучение работника на различных интернет-курсах подготовки (повышения квалификации), онлайн-семинарах (вебинарах) и консультациях. В этой статье мы рассмотрим, как подтвердить такие затраты.

Подтверждающие документы
От вида обучения будет зависеть набор подтверждающих документов, которые являются основанием для уменьшения базы по налогу на прибыль. Обычно организации, обучающие через Интернет, представляют своим клиентам все необходимые подтверждающие документы (договоры оказания образовательных услуг, акты, лицензии и т. д.). Для этого клиенты пишут запрос на электронную почту учебной фирмы. Затем оформленные ею в бумажном виде документы отправляются заказным письмом в компанию клиента.
Допустим, сотрудник обучается на интернет-курсах подготовки (повышения квалификации). В большинстве случаев такие затраты списывают как расходы на образовательные услуги¹. По мнению Минфина России, служить подтверждением таких затрат могут следующие документы².

1. Договор с образовательным учреждением.
2. Приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение.
3. Учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений занятий. Чиновники, однако, указывают, что Налоговый кодекс не предусматривает связи между количеством часов обучения и возможностью учета расходов на обучение, подготовку и переподготовку работника в базе по налогу на прибыль³.
4. Сертификат, аттестат или иной документ, подтверждающий, что сотрудник прошел обучение. Если период обучения на курсах более 72 академических часов, а учебное учреждение аккредитовано, работнику выдается соответствующий документ о прохождении курса⁴. Отметим, что Налоговый кодекс не содержит требований о подтверждении расходов на повышение квалификации таким доказательством⁵.
5. Акт об оказании услуг. Когда договором возмездного оказания услуг составление акта не предусмотрено, его не составляют. Не вытекает эта обязанность и из положений главы 39 Гражданского кодекса⁶. Налоговое законодательство также не предусматривает, что единственным документальным подтверждением произведенных расходов на обучение является акт об оказании образовательных услуг^7. Однако акт — первичный документ, который удостоверяет факт оказания услуг. На законодательном уровне типовая форма такого документа не утверждена. Но его необходимо составить в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете⁸ и утвердить форму в приложении к приказу об учетной политике. В акте следует подробно перечислить образовательные услуги и привести их краткую характеристику. Суды не принимают акты, если в них не раскрыта конкретная информация о проведенных консультациях, представленных рекомендациях и выполненных работах, не указан расчет стоимости оказанных услуг⁹.

Необходимо и наличие заключенного трудового договора между компанией и работником¹⁰. Для того чтобы фирма могла подтвердить расходы на образовательные услуги, обучающая сторона также должна иметь соответствующую лицензию на образовательную деятельность¹¹. Ее копию нередко можно скачать прямо с обучающего сайта.
Сотрудник может посещать онлайн-семинары (вебинары), тренинги, консультации продолжительностью менее 72 академических часов. При этом обучающая сторона может не иметь лицензии на образовательную деятельность. Оснований для учета таких затрат в составе расходов на обучение у фирмы нет¹². Их отражают как консультационные услуги либо другие расходы, связанные с производством (реализацией)13. Есть решения арбитров, которые указывают, что наличие лицензии образовательного учреждения для подтверждения таких расходов не обязательно¹⁴.
Не всегда обучающая сторона может представить фирме договоры и акты на оказание консультационных услуг. Например, когда работника учит или консультирует физлицо. В такой ситуации вероятность возникновения налогового спора с проверяющими очень высока. Скорее всего, они исключат неподтвержденные затраты из расчета базы по налогу на прибыль. Но фирма все же может попытаться отстоять свою позицию¹⁵. Факт получения консультационных услуг подтвердят распечатки электронных документов:

• переписки с фирмой (физлицом), проводящей обучение; она докажет согласие предоставить консультационные услуги и согласие компании-клиента направить учиться конкретного работника (желательно в письмах указывать его полное имя и должность);
• платежных документов (платежного поручения и т. д.);
• писем о предоставлении обуча­ющемуся после оплаты паролей доступа к занятиям, личному кабинету на сайте и т. д.;
• скриншотов страниц сайта, где показан вход в личный кабинет, участие в онлайн-се­минаре, вебинаре и т. д.;
• файлов с программой обучения, раздаточного материала и указания количества часов посещения образовательного сайта.

Также подтвердят учебные расходы внутренние документы:

• политика обучения персонала на текущий год (в ней нужно указать цели получения работниками образования, фамилии и должности сотрудников, которые должны пройти обучение; документ может также подтвердить и экономическую обоснованность затрат на обучение — он уже служил весомым доказательством правоты компаний в спорах¹⁶);
• смета затрат на обучение.

Фирма должна хранить документы в течение всего срока действия учебного договора, периода прохождения обучения плюс один год работы сотрудника, но не менее четырех лет¹⁷.

Доводы в споре
Обосновать расходы на обучение сотрудника на онлайн-се­минарах (вебинарах), курсах и консультациях фирма может следующим образом. Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель¹⁸. Онлайн-занятия способствуют повышению квалификации и более эффективному использованию работника в рамках деятельности компании¹⁹. Обучение через Интернет экономит время работника, а следовательно, и фирмы. Оно позволяет задействовать сотрудника в рабочем процессе даже в период учебы. При этом обучение тесно связано с деятельностью компании. Полученные работником знания и навыки будут использоваться непосредственно в производственной деятельности. Они способны увеличить прибыль фирмы. Арбитры указывают, что затраты, которые изначально направлены на получение дохода, экономически обоснованы²⁰. Ведь их обоснованность должна оцениваться с учетом обстоятельств, которые свидетельствуют именно о намерениях компании получить доход в результате деятельности. И если фирма планирует получать выручку при помощи новых знаний работника, то с обоснованием расходов на обу­чение проблем возникнуть не должно.

Списываем расходы на обучение
Компании, которые применяют метод начисления, относят затраты на онлайн-обучение к косвенным расходам. При расчете налога на прибыль они признаются в полном объеме. Датой осуществления прочих расходов на оплату образовательных и консультационных услуг признается21:

• дата расчетов в соответствии с условиями заключенных
  договоров;
• дата предъявления фирме документов, служащих основанием для произведения расчетов;
• последнее число отчетного (налогового) периода (принятие в расходы затрат на обучение не зависит от даты его окончания²²).

Если фирма использует кассовый метод, то расходы на обучение признаются только после их фактической оплаты²³.

Отражаем в бухучете
Расходы на обучение работника отражают на счетах учета затрат. Конечно, при условии, что они обоснованы и связаны с производственной необходимостью. В противном случае их надо показать в составе внереализационных расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».

Лев Лялин,
почетный адвокат, член Президиума Московской областной коллегии адвокатов

Вебинар проведен физлицом. Подтверждаем расходы

Есть несколько способов избежания проблем: личная встреча (заключение традиционного договора), почтовая переписка (обмен письмами с указанием в них условий, формы проведения мероприятия, реквизитов сторон и т. д.). В обоих случаях также нужен акт оказанных услуг (лучше с их расшифровкой) и заявление об оплате.
Возможно и заключение договора по электронной почте (п. 2 ст. 434 ГК РФ). При наличии хотя бы у одной из сторон электронной подписи факт оказания услуг будет считаться подтвержденным (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При отсутствии электронных средств идентификации доказать участие работника в вебинаре можно:

• записью вебинара на ЭВМ
• участника;
• перепиской по электронной почте о запросе и предоставлении участнику после оплаты паролей доступа к личному кабинету (который также докажет реальность проведения вебинара);
• файлами с программой обучения, раздаточным материалом, информацией о количестве часов посещения обучающего сайта;
• скриншотами страниц обучающего сайта, которые следует заверить печатью фирмы (лучше нотариально); скриншот будет доказательством публичной оферты;
• платежным поручением. 

Наталья Юденич,
налоговый консультант, юрист

Признаем расходы на вебинар

Фирма вправе учесть затраты на участие работников в онлайн-семинарах (вебинарах) как расходы на информационно-кон­сультационные услуги или на обучение (подп. 14, 15, 23 п. 1 ст. 264 НК РФ) при соблюдении пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Поэтому следует оформить соответствующий договор и акт на оказание услуг. В необходимых случаях нужно получить заверенную копию лицензии образовательного учреждения (подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ). Целесообразно также запастись электронными и бумажными копиями презентации с обучающими материалами, программой семинара, ссылкой на видеозапись выступления лектора, скриншотами и иной информацией о проведенном мероприятии. Данные документы станут дополнительным доказательством реальности расходов при возникнове­нии налогового спора (пост. ФАС УО от 25.08.2010 № Ф09-6734/10-С3).
Отметим, что непроизводственные расходы (например, вебинары по личностному росту, проведенные в интересах работников) не могут уменьшить налог на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

____________________________________________

¹ подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
²письма Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77, от 28.02.2007 № 03-03-06/1/137
³письмо Минфина России от 12.03.2010 № 03-03-06/2/42
⁴ п. 28 Типового положения об образова¬тельном учреждении дополнительного профессионального образования, утв. пост. правительства РФ от 26.06.1995 № 610
⁵пост. ФАС МО от 25.05.2009 № КА-А40/3244-09
⁶ пост. ФАС ЗСО от 08.11.2007 № Ф04-7274/2007(39986-А27-39)
⁷ пост. ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11
⁸ ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ
⁹пост. ФАС ВСО от 05.06. 2008 № А33-10185/2007-Ф02-2304/2008
¹⁰ подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ
¹¹ подп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ
¹²подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
¹³ подп. 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
¹⁴пост. Девятого ААС от 02.02.2011 № 09АП-32031/2010 (оставлено без изменения пост. ФАС МО от 19.05.2011 № КА-А40/4521-11, ФАС СЗО от 10.10.2005 № А42-7611/04-15)
¹⁵подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ
¹⁶ пост. ФАС МО от 29.04.2011 № КА-А40/3543-11-П
¹⁷п. 3 ст. 264 НК РФ
¹⁸ст. 196 ТК РФ
¹⁹подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ
²⁰ определение КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П
²¹п. 1 ст. 272 НК РФ
²² пост. ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11
²³ п. 3 ст. 273 НК РФ