Программа для автоматизации работы юристов

РЕКЛАМА
Erid: F7NfYUJCUneLrWuiKHs1

© VitalikRadko / Фотобанк Фотодженика

Современному юристу очень важно правильно организовывать свой рабочий день, вести точный учет и профессионально выстраивать свою работу с клиентами. Помочь ему в этом может – программа для юридической компании, разработанная УСУ.

Компания УСУ уже долгое время занимается разработкой специализированного программного обеспечения. Программа для автоматизации работы юриста совмещает в себе множество функций, позволяющих профессионально вести деятельность и оптимизировать процессы. Ее могут применять как большие юридические фирмы, так и нотариальные конторы или судебные исполнители.  Рассмотрим подробнее возможности программы.

Единая база контрагентов

Работать в программе могут специалисты разных специальностей: от руководителя компании до рядовых работников офиса и каждому из них в системе может быть присвоена своя учетная запись и пароль. Войти в рабочее пространство очень легко достаточно воспользоваться ярлыком программы. Каждому участнику могут быть определены права доступа к функциям программного обеспечения.

Вести работу в системе можно сразу в двух режимах: с планированием времени, графиком работы для большой компании и в более облегченном режиме. В окне записи можно наглядно увидеть: графики работы каждого сотрудника, текущие дела и запланированные встречи. Такой подход позволяет держать под контролем: занятость сотрудников, оплату за услуги, совершать обзвон клиентов и осуществлять записи. Это очень удобно и значительно оптимизирует рабочее время сотрудника.

Для юриста очень важна работа с контрагентами, это могут быть: клиенты, партнеры, организации, оказывающие услуги. В УСУ работать с базой контрагентов очень легко. Для этого можно воспользоваться функциями для регистрации. На каждого контрагента в программе заводится отдельный кейс, в котором можно подробно отразить необходимую информацию. 

В карточках может отражаться самая разная информация от контактных данных до программ лояльности, применяемых к конкретному клиенту. После заполнения профиля необходимо сохранить изменения. Далее, например, при работе с документами необходимая информация будет отражаться автоматически.

Если клиент уже обращался в вашу компанию, то в списке достаточно набрать его данные, например: наименование и программа предложит выбрать наиболее подходящий вариант. 

После выбора нужного контрагента автоматически возвращаемся в форму записи и выбираем услугу. В программе можно отразить весь перечень ваших юридических услуг, внести различные прайс–листы, также назначить сдельную оплату труда для исполнителя.

Планирование работы на определенный день и время

Планирование – важная составляющая для юридической деятельности.  От того насколько правильно спланирован рабочий день каждого сотрудника зависит в целом успех компании. Таким образом можно избежать перегрузок и простоев для работников и недовольства со стороны клиентов. Программа УСУ позволяет осуществлять запись на определенный день и время и осуществлять предварительные звонки для подтверждения записи. В специальных отчетах можно проследить: кому еще нужно позвонить и подтвердить запись. Так вы не допустите простоев в вашей деятельности.

Работать с записями в программе можно и в более простом режиме, для этого производство можно создавать в удлиненном модуле. Переходить в него можно сразу же с текущего дела. При этом можно не использовать графики работы по сотрудникам. Работая в УСУ, вы сможете выбрать удобный для вас формат планирования деятельности.

По производству или по отдельному контрагенту можно сформировать план работ для сотрудников. В специальном отчете работник может видеть свой план действий, а ответственное лицо может контролировать итоги деятельности.

Учет оплат и задолженности

В работе с услугами можно создать стандартный перечень значений, применяемый к конкретным видам работ. Так выбирая отдельный вид работ, сразу можно будет увидеть, что входит в эту деятельность. К отдельному виду работ можно прикрепить стоимость по прайсу. При выборе услуги цена будет отражаться автоматически в зависимости от количества.

Юридический учет тесно переплетается с финансовыми процессами, например, с оплатой от клиентов. Работать с оплатой в софте очень легко. В основном можно автоматически осуществлять учет за оказанные услуги, программа автоматически поставит сумму для оплаты и дату принятия денежных средств, нужно лишь выбрать форму оплаты (за наличный или безналичный расчет). 

В процессе учета оплат могут быть и нестандартные моменты, например: внесение аванса или погашение задолженности, или другие варианты расчетов. В этом случае можно указать оплату вручную в специальном подмодуле. На каждую операцию можно сформировать квитанцию, в которой будут отражены: наименование вашей организации, услуги, сумма, дата приема платежа и так далее.

Контроль задолженности очень важен, он позволяет не допустить ситуации, когда компания начинает получать убытки. По каждому контрагенту можно отследить задолженность, сформировать уведомления для контроля, контролировать своевременность оплаты.

Автоматизировать работу можно не только для юридической организации, но и для судебного исполнителя. При помощи системы можно значительно оптимизировать работу с должниками. Например, в программе можно создать отдельное производство на сотрудника, указать клиента, предоставляемую услугу, должника и его контактные данные. Если вы укажите сотовый телефон и электронную почту, то эти данные в дальнейшем могут быть использованы для рассылки.

Через программу даже можно осуществлять периодическую рассылку. Для этого можно заполнить блок для напоминаний. Нужно выбрать число каждого месяца для рассылки, текст и сохранить эти данные. Текст сообщения можно изменять в шаблонах для рассылки, сделать это можно легко и просто.

Платформу можно настроить на автоматическое напоминание должникам о сумме задолженности. По необходимости можно проводить ручную рассылку, например: голосом или через Viber. Такой формат деятельности снизит нагрузку и избавит от рутинных процессов.

При поступлении денежных средств от должников, и внесении данных в базу, происходит автоматический перерасчет и отражается актуальная сумма задолженности. В софте можно настроить суммы вознаграждений по оказанным услугам и при оформлении операции они будут отражаться автоматически.

Помимо этого, можно фиксировать в софте и другие финансовые процессы: зарплату сотрудникам, дополнительные расходы, перемещение денежных средств между счетами. С помощью отчета: «Платежи» можно отследить все выполненные операции, и остаток денежных средств по счетам.

Автоматическое заполнение различных документов

Всем известно, что автоматическое заполнение документов значительно экономит рабочее время и это также актуально для юридической деятельности. В программе УСУ можно использовать данные функции, при этом пользователь не ограничивается определенными встроенными документами. В систему можно встроить любой бланк в формате Word и задать правила по заполнению.

При этом за пользователем остается право редактировать или добавлять информацию. Так можно минимизировать время работы, ошибки, значительно ускорить процесс взаимодействия с клиентом.

Автоматически заполненный и сохраненный документ в рабочем пространстве может быть найден и распечатан в любой момент. Для поиска можно использовать разные критерии: дату, наименование клиента, сформировавшего документ сотрудника.

Хранение всех связанных файлов и быстрый поиск

По мере работы в системе будет накапливаться информация. Причем она будет связана и по ней можно легко осуществлять поиск. К примеру, вы сможете создавать целые кейсы по сотрудничеству с отдельными клиентами, добавлять и редактировать данные по необходимости. 

Такой комплексный подход сделает вашу деятельность более профессиональной. В любой момент вы сможете быстро найти нужный файл показатель или любой другой вид информации. При подключении CRM–системы и IP–телефонии можно во время звонков визуализировать информацию по клиентам на монитор сотрудника. 

Можно сохранять в ПО любую информацию даже записанные звонки. Это может помочь в будущем для аналитики деятельности и более персонализированного подхода в обслуживании.

В процессе деятельности можно создать свой собственный электронный архив, а защитить его можно при помощи резервного копирования. Данный вид услуг мы предоставляем на заказ.

В программе можно работать с разными видами отчетов и проводить аналитику по финансам, вести статистику по клиентам и оказанным услугам, оценивать работу сотрудников. Все это в совокупности помогает оценить деятельность с разных сторон и определить области для улучшения.

На нашем сайте есть возможность просмотреть подробные видео о бизнесе, об определенных функциях программной платформы УСУ, а также – скачать демонстрационную версию.