Кадровое делопроизводство – 2020: важные нюансы

outsunan / Depositphotos.com

Текущий год можно без преувеличения назвать прорывным с точки зрения развития электронного кадрового документооборота. Во-первых, с 1 января работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, которые заменят привычные бумажные трудовые книжки для работников, в письменной форме отказавшихся от их ведения. Во-вторых, в этом году стартовал эксперимент по использованию исключительно в электронном виде документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

Опираясь на сообщенные заместителем руководителя Роструда Иваном Шкловцом в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией "Гарант", сведения о практической реализации этих нововведений, выделим ряд важных моментов, на которые следует обратить внимание как работодателям и кадровикам, так и работникам.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником. Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации. Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать. Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.

Работникам, в свою очередь, до конца года предстоит сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде – и подать работодателям письменные заявления с указанием выбранного варианта. Если такие заявления не будут представлены работниками в указанный срок, работодатель продолжит вести их трудовые книжки, но стоит иметь в виду, что за рядом работников, не имевших возможности подать заявление (например, по причине временной нетрудоспособности, отстранения от работы либо нахождения в отпуске), сохраняется право сделать это впоследствии в любое время (ч. 2, ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ; далее – Закон № 439-ФЗ).

Также следует обратить внимание на то, что работник, принявший решение о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, вправе впоследствии его изменить и подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в установленном ст. 66.1 ТК РФ порядке (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если же работник сразу выберет второй вариант, то есть откажется от бумажной трудовой книжки, передумать и снова вернуть ее работодателю – напомним, что работодатель, получивший заявление о выборе работником формата предоставления сведений о трудовой деятельности, вносит в трудовую книжку соответствующую запись, выдает ее работнику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение – не получится, поскольку законом такая возможность не предусмотрена. Заместитель руководителя Роструда советует предупреждать об этом работников и настоятельно рекомендует не принимать обратно выданные в установленном порядке на основании поданных работниками заявлений трудовые книжки, так как это будет считаться нарушением со стороны работодателя.

Интересно, кстати, что срок выдачи трудовой книжки работнику в связи с прекращением ее ведения Законом № 439-ФЗ не определен. В письмах Минтруда России (которые, правда, представляют собой ответы на поступающие в министерство вопросы и обращения, а не официальные разъяснения) единой позиции нет: в одном говорится о применении в этом случае установленного ч. 1 ст. 62 ТК РФ трехдневного (речь идет о рабочих днях) срока для выдачи работнику трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования и копий документов, связанных с работой (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260), в других – что трудовая книжка должна быть выдана в день подачи работником заявления о выборе формата предоставления ему работодателем сведений о трудовой деятельности (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150, Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 августа 2020 г. № 14-2/ООГ-12933). Роструд придерживается первой позиции: по словам заместителя руководителя ведомства, трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления. "Заверяется трудовая книжка так же, как в случае ее выдачи при увольнении: внесенную запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при ее наличии) и подписью работника", – отмечает Иван Шкловец.

В случае подачи заявления о ведении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в период, когда работник находится на удаленке, Роструд рекомендует выдавать трудовую книжку в порядке, аналогичном предусмотренному для ситуаций невозможности выдачи трудовой книжки увольняемому работнику в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости дать согласие на отправление трудовой книжки по почте или каким-либо иным образом получить ее (указанная статья предполагает явку к работодателю, но в условиях пандемии нужно минимизировать посещение офисов сотрудниками, переведенными на удаленный режим работы, именно поэтому в первую очередь стоит рассматривать вариант направления трудовой книжки заказным письмом).

Если работник выбирает продолжение ведения трудовой книжки и впоследствии не меняет своего решения, бумажную книжку нужно будет вести всем последующим его работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Надзорная практика уже выявляет факты оказания давления на работников со стороны работодателей – в связи с принятым компаниями курсом на переход к электронному документообороту, в связи с чем Роструд подчеркивает недопустимость принуждения работников к выбору электронных трудовых книжек (так для удобства называют формируемые работодателем сведения о трудовой деятельности) и отказа в приеме на работу соискателям с традиционными трудовыми.

Сведения о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, напомним, включаются в отчет по форме СЗВ-ТД, представляемый в ПФР, в котором отражается информация обо всех кадровых изменениях в отношении каждого работника (Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений"). И хотя крайний срок направления этого отчета по общему правилу – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление или проведено кадровое мероприятие (за исключением приема на работу или увольнения – в таком случае отчет подается не позднее следующего за днем издания соответствующего приказа дня; п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590), Роструд рекомендует с этим не тянуть и подавать отчет по возможности оперативно: как только будут проведены последние в отчетном периоде кадровые мероприятия. В противном случае при наличии в отчете ошибок можно не успеть подать в срок его исправленную версию. С 1 января следующего года, напомним, непредставление в ПФР сведений о трудовой деятельности в установленный срок, а также направление их в неполном объеме или искаженном виде будет влечь за собой административную ответственность (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП). В настоящее время, как сообщил Иван Шкловец, решается, какой орган будет составлять акты о таких нарушениях: ПФР или инспекция труда.

Эксперимент по переходу на полностью электронный кадровый документооборот

До 1 декабря текущего года работодателям, планирующим принять участие в эксперименте по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме (который проводится в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ; далее – Закон № 122-ФЗ), следует подать в Минтруд России соответствующее заявление. Эксперимент для всех его участников, перечень которых министерство сформирует на основе поступивших заявлений, продлится по 31 марта 2021 года включительно, конкретную же дату его начала каждый работодатель определяет для своей организации самостоятельно.

Перечень действий, которые каждый работодатель – участник эксперимента должен выполнить до начала его проведения, установлен непосредственно законом (ч. 2 ст. 5 Закона № 122-ФЗ), так что составить соответствующий чек-лист довольно просто. Выглядит он так.

Определить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и утвердить их список. За основу можно взять рекомендованный Минтрудом России перечень документов, который приводится в Положении о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой (далее – Положение; утверждено Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. № 240н).

При наличии в организации структурных подразделений определить, какие из них будут участвовать в эксперименте.

Не позднее чем за месяц до старта эксперимента письменно уведомить каждого работника о факте проведения эксперимента и о его праве согласиться в нем участвовать или отказаться от участия путем подачи соответствующего заявления. Поскольку работник, выразивший согласие на участие в эксперименте, вправе в любое время, как до начала, так и в период проведения эксперимента, изменить свое решение (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ), представляется целесообразным проинформировать его об этом.

Сформировать и утвердить список работников, принимающих участие в эксперименте. Стоит отметить, что в направляемом в Минтруд России заявлении об участии указывается предварительно определенная численность работников – участников эксперимента (п. 5 Положения), поскольку очевидно, что состав списка может варьироваться в связи с переменой отдельными работниками своего решения.

Принять локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, в том числе об использовании работодателем и работником электронной подписи, а также о порядке обработки связанных с работой электронных документов, содержащих персональные данные работников (какие положения рекомендуется в них отразить, определено в п. 22 Положения), и ознакомить работников с этими актами, причем факт ознакомления должен быть подтвержден их подписями.

Внести при необходимости изменения в коллективный договор.

Создать информационную систему для формирования, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, или донастроить под эти цели уже используемую организацией информационную систему, а также обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя и системы "Работа в России". Стоит отметить, что это рекомендуется сделать не только тем работодателям, которые намерены использовать последнюю для формирования и хранения части документов, но и всем остальным, поскольку все участвующие в эксперименте работники вправе подать заявления о размещении электронных документов, связанных с работой, в их личных кабинетах в системе "Работа в России" (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

Включить в трудовые договоры с работниками или дополнительные соглашения к ним сведения о правах и обязанностях работников и работодателя в рамках эксперимента, о выбранной для использования в целях проведения эксперимента информационной системе, а также перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, и порядок их создания, использования и хранения в электронном виде (ч. 1 ст. 8 Закона № 122-ФЗ).

При приеме на работу новых сотрудников работодатель обязан сообщать им о проведении в организации эксперимента, знакомить с соответствующими локальными нормативными актами и уведомлять об их праве самостоятельно решить, будут они участвовать в эксперименте или нет. Не заключить трудовой договор с поступающим на работу лицом по причине его отказа от участия в эксперименте работодатель не вправе (ч. 5 ст. 6 Закона № 122-ФЗ). Разумеется, отказ от участия в эксперименте не может являться и основанием для увольнения работника (ч. 3 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

Статистика, которой поделился Иван Шкловец, показывает, что большинство работодателей, изъявивших на данный момент желание поучаствовать в эксперименте, намерены использовать для составления, хранения и обмена электронными документами собственные информационные системы: это отмечается в заявках 104 компаний из 155, уже утвержденных Минтрудом России в качестве участников. Примерное количество согласившихся на участие в эксперименте работников пока неизвестно. По данным, которыми располагает Роструд как оператор системы "Работа в России" о компаниях, выбравших эту систему для формирования и использования электронных документов, связанных с работой (а таких, как уже понятно, – 51 из 155 организаций – участников), число давших согласие на участие в эксперименте работников этих компаний, среди которых есть крупные, пока небольшое – менее 1000 человек. Правда, стоит учесть, что к системе пока подключились только 15 организаций – это связано в том числе с тем, что специально разработанная подсистема "Электронный кадровый документооборот" системы "Работа в России" была запущена в промышленную эксплуатацию не так давно, а участниками опытной эксплуатации, которая проводилась с 20 июля по 4 сентября (в соответствии с п. 16 Положения), были всего 12 определенных Минтрудом России работодателей.

Поскольку проведение эксперимента не обязывает работодателей ни к тому, чтобы в обязательном порядке участвовать в нем до финальной точки, то есть до 31 марта следующего года, ни к тому, чтобы впоследствии не использовать бумажные документы, связанные с работой, заместитель руководителя Роструда советует компаниям, в том числе тем, которые вообще не применяют в настоящее время в своей работе элементы электронного кадрового документооборота, подумать об участии в нем. Это поможет протестировать принципиальную возможность создания условий для обмена всеми документами в электронном виде без необходимости последующего их оформления в бумажной форме, что существенно упростит осуществление кадрового делопроизводства в каких-либо сложных ситуациях, в том числе в период вынужденного временного перевода работников на удаленный режим работы.

***

Важность обеспечения осуществления обмена документами между работниками и работодателями в полностью электронном виде очень явно показал опыт работы в условиях пандемии COVID-19. Именно поэтому данному вопросу было уделено особое внимание при разработке изменений в трудовое законодательство в части расширения возможных форматов работы. Соответствующий законопроект о регулировании дистанционной и удаленной работы, подготовленный группой депутатов и сенаторов, уже рассматривается Госдумой (в первом чтении принят 21 июля, дата рассмотрения во втором чтении пока не определена). Роструд ожидает внесения обозначенных изменений в ТК РФ в 2021 году.