Наводим порядок в деятельности юридических и договорных отделов организации

На правах рекламы

Milkos / Depositphotos.com

"Кому позвонить?", "С кем встретиться?", "Какой иск сформировать?", "Как успеть сдать отчет?", "Когда доделать договор?", "Куда затерялась визитка делового партнера?"… – подобные вопросы тысячами проносятся в головах корпоративных юристов. Ежедневная рутина однообразных действий, кипы однотипных документов, множество существенной информации, начиная от контактов контрагентов и заканчивая датами встреч, сдачи документов и проведения судебных заседаний, делают их работу невыносимой. Сколько усилий прикладывают сотрудники для упорядочивания своей работы, раскладывая документы по разным папкам, собирая контакты в отдельные файлы, оставляя в блокнотах напоминания и обводя в календарях важные даты. А ведь современные технологии уже давно достигли определенных успехов в области автоматизации деятельности юридических и договорных отделов предприятий. Разработанная ООО "Аракс Групп" программа "Юридический офис 2.9" – явное тому подтверждение.

Самая свежая, усовершенствованная, версия программы в области документооборота способна значительно облегчить жизнь не только единственному юристу в организации, но и всему юридическому отделу. Главное ее преимущество – систематизация сведений обо всех документах компании в журналах регистрации, которая позволяет оптимизировать и ускорить порядок поиска нужных документов или информации.

Программа "Юридический офис 2.9" состоит из нескольких модулей: "Регистрация и ведение договоров", "Регистрация и ведение коммерческих предложений", "Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)", "Поручения юридического отдела", "Регистрация исковых заявлений", "Регистрация исполнительных листов", "Регистрация доверенностей", "Регистрация претензий", "Регистрация жалоб", "Расписание слушаний в судах". По каждому из них формируется соответствующий журнал регистрации, содержащий всю необходимую информацию и предоставляющий пользователю дополнительные опции.

В частности, в разделе "Регистрация и ведение договоров" пользователь сможет не только хранить все тексты документов (договоров, актов сдачи-приемки, дополнительных соглашений, протоколов разногласий, спецификаций к договорам), но и осуществлять учет и формирование учетных документов (счетов, счетов-фактур и накладных), составлять договоры по "своим" шаблонам. Имеется возможность вставки "оригинала" договора в любом формате.

Модуль "Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (Канцелярия)" поможет вести учет всей корреспонденции, облегчая и ускоряя получение нужной информации для анализа путем ее отбора по различным критериям и формирования необходимых отчетов.

В рамках раздела "Регистрация доверенностей" возможны осуществление учета юридических и бухгалтерских доверенностей, формирование печатных форм доверенностей, контроль их возврата и составление отчетов по журналу.

Модуль "Исковые заявления" позволяет вести учет судебных дел, включая исполнительное производство, и предусматривает синхронизацию по номеру дела с картотекой арбитражных дел kad.arbitr.ru

Во всех журналах программы "Юридический офис 2.9" можно добавлять и удалять записи, редактировать карточки, прикреплять к ним отсканированные копии документов, файлы и приложения, упорядочивать записи по любому столбцу, осуществлять поиск по журналу исходя из различных параметров, выводить журнал на печать, печатать отчеты, а в некоторых – и отправлять уведомления по E-mail лицам, имеющим отношение к зарегистрированным документам и договорам.

Также в большинстве модулей налажена система оповещений. Например, в рамках регистрации и ведения договоров программа напомнит о незакрытых договорах, срок действия которых истекает в ближайшее время, об этапах договора и поэтапной оплате, о задержке согласования договора. В свою очередь, модуль регистрации доверенностей подскажет об окончании срока действия доверенности, а раздел регистрации корреспонденции – о дате контроля документов и сроке исполнения для ответственных лиц. В остальных модулях настроены оповещения по контрольным датам для соответствующих журналов регистрации.

Еще одной неотъемлемой частью программы являются справочники:

• контрагентов – информация по контрагентам собирается в специальном журнале с функцией отслеживания и напоминания о запланированных контактах;
• филиалов – ведется учет реквизитов филиалов с возможностью вставки отсканированных изображений всех документов филиалов;
• судов – осуществляется учет реквизитов судов с возможностью учета судей, аппарата судов и подведомственности.

Особого внимания заслуживает справочник "Сотрудники", который будет полезен кадровой службе организации. Он нацелен на ведение журнала сотрудников с возможностью учета всех реквизитов, вакансий, отпусков, переводов, аттестаций, взысканий, поощрений, прогулов, командировок и т.п. В разделе возможно формирование личной карточки работника № Т-2, трудового договора, приказов и произвольных документов на базе шаблонов MS Word, составление штатного расписания, графика отпусков, табеля учета рабочего времени. Помимо этого, доступны функции вставки отсканированных изображений всех документов сотрудников, ведения журнала трудовых договоров, кадровых и командировочных приказов, расчета стажа работы сотрудников, а также оповещения по дням рождения, медкнижкам, переподготовке, срокам регистрации, разрешения на работу и действия водительского удостоверения.

Пользователю предлагается на выбор три интерфейса программы: "Администратор" (полный доступ ко всем журналам и справочникам, включая возможность добавления и удаления пользователей, доступ к журналу системных событий), "Оператор" (полный доступ к журналам раздела меню "Регистрация" и Справочникам и ограниченный доступ в раздел меню "Сервис") или "Только просмотр" (просмотр всех журналов без возможности добавления, удаления и редактирования). При этом для удобства работы с каждым интерфейсом можно настроить, какие журналы будет видеть пользователь, и какими правами доступа к ним он будет обладать. Можно назначить режим "Видеть только свои документы".

Стоит отметить, что отдельные функции программы "Юридический офис" представлены в самостоятельных программных продуктах – "Ведение договоров 5.8" и "Регистрация документов организации 4.6". Первый предназначен для учета договоров в организациях и предусматривает ведение реестра договоров и базы контрагентов. Возможна интеграция программы с "1С: Предприятие 8.3". Второй же нацелен на автоматизацию работы канцелярии, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Воспользоваться программой смогут даже те организации, у которых скопилась масса документов за прошлые годы, – их не придется вводить вручную, а можно будет автоматически загрузить из файла, созданного в Excel.

Таким образом, масштабность решаемых задач, многообразие функций и технологий, расширенная инструкция и простота в использовании делают программы ООО "Аракс Групп" незаменимыми помощниками для корпоративных юристов. Трудно спорить и с тем, что автоматизация процесса, исключая человеческий фактор, способствует повышению качества выполняемой работы. Поэтому, чем платить штрафы за допущенные при оформлении документов ошибки, подрывать репутацию организации пропущенными сроками и утерянными документами, лучше обеспечить своих сотрудников качественным программным продуктом, который не только высвободит время, необходимое для решения более важных вопросов, но и повысит конкурентоспособность организации и уровень доверия ее клиентов.