Электронный документооборот: роуминговый обмен счетами-фактурами

Компании могут требовать от своих операторов электронного документооборота роуминговый обмен счетами-фактурами. Для этого фирмы должны дать согласие своим операторам на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота.

Уже пять лет компании имеют возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (утратил силу)). Такой счет-фактура является полноценным документом наравне с бумажным вариантом.

Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме компании вправе по взаимному согласию и при наличии технических возможностей для приема и обработки документов. Передача счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время получения и хранит подтверждение совершившегося факта документооборота. Виртуальный счет-фактура содержит те же реквизиты и данные, что и бумажная версия, и он также должен быть подписан руководителем или доверенным лицом. Только в данном случае подпись будет электронной.
 

Что мешало внедрению электронного документооборота счетов-фактур

В век информационных технологий бизнесу проще сделать подключение к электронному документообороту, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат. Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту. Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.

Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.

МНЕНИЕ

Алексей Пауков, генеральный директор компании "Электронный Экспресс" (УЦ ГАРАНТ):

На наш взгляд, как доверенного оператора ЭДО, "роуминговая реформа", проведенная ФНС России, является стратегически полезной. В среднесрочной перспективе потребность в роуминге возрастет. Это произойдёт тогда, когда использование электронных счетов-фактур станет обычной практикой для любого, даже самого малого, предприятия.

Сегодня использование электронных счетов-фактур востребовано, главным образом, у крупных заказчиков, которые генерируют большие массивы похожих документов на небольшие суммы. Такие заказчики считают экономический эффект от перехода на ЭДО достаточно существенным, чтобы приложить усилия и организовать систему ЭДО для взиамодействия со своими контрагентами. Фактически это означает, что условия обмена документами во многом определяет заказчик-организатор системы ЭДО, он же и вовлекает в систему ЭДО своих многочисленных "контрагентов ближнего круга". Массовый же спрос на роуминг со стороны малого бизнеса остается делом будущего. Тем не менее, готовясь к его наступлению, "Электронный экспресс" провел необходимые технические испытания и подтвердил свою готовность к роумингу электронных счетов-фактур.

Как роуминговое взаимодействие происходит на практике. Присоединение к системе ЭДО происходит путем принятия условий организатора или оператора системы ЭДО. Свое согласие пользователь выражает, как правило, в режиме онлайн. Для придания согласию в онлайне статуса договора клиент использует сертификат ключа проверки электронной подписи. После присоединения пользователя к системе ЭДО оператор системы направляет сведения о нем как об участнике ЭДО в налоговую в соответствии с требованиями Порядка, установленного Приказом Минфина №174-н. Впоследствии пользователь подтверждает готовность к роуминговому взаимодействию с определенным оператором, происходит обмен «приглашениями к ЭДО». Оператор системы ЭДО хранит согласие на роуминг, как и регистрационные данные пользователя, подписанные электронной подписью на случай, если в будущем возникнет спорная ситуация. Сам процесс обмена документами с пользователем другого оператора ЭДО внешне не отличается от передачи документа внутри одной системы ЭДО. Согласно действующей технологии роуминга, разработанной Ассоциацией РОСЭУ, оператор определит оптимальный маршрут доставки документа. По мере движения документа формируется комплект подписанных электронной подписью квитанций-подтверждений, свидетельствующих о прохождении каждого этапа ЭДО. Таким образом, операторы совместно обеспечивают прозрачность документооборота для пользователя до его завершения.

Решение вопроса роуминга, на наш взгляд, является необходимым, но не достаточным условием активизации перехода бизнеса на электронные счета-фактуры. Нужно решать вопрос системно: "сверху" создавать мотивацию для рынка, развивать нормативно-правовую базу. "Изнутри", как практики, мы сейчас ощущаем интерес к решениям по интеграции ЭДО счетов-фактур с учетными системами. При организованной взаимосвязи работать бухгалтеру удобнее. Нам даже пришлось реализовать целый ряд интеграционных модулей с различными версиями и платформами учетных систем. Такой комплексный подход к решению вопросов бухгалтера позволяет проводить внедрение ЭДО счетов-фактур в организации дружелюбно и эффективно.

---

В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие системы электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.

На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов. Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления. Ведь основную проблему и задержку развития электронного документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.

Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов (распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № 99@):

• формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
• формат счета-фактуры и формат представления документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@).
   

Роуминг электронного документооборота

Помимо увеличения числа формализованных документов важным фактором интеграции электронного документооборота является сервисная доступность и системная поддержка. Цель состоит в том, чтобы компании, отправляя документы своим контрагентам по телекоммуникационным каналам связи, не думали, к каким операторам электронного документооборота (ОЭДО) они подключены, могут ли операторы состыковаться, какие проблемы могут возникнуть при отсылке документов и т.д. Поэтому сейчас операторы налаживают процессы подключения и готовы к роуминговым соглашениям со всеми операторами.

Роуминг - технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.

Раньше у компаний возникали проблемы с наладкой и ведением электронного документооборота, если контрагент использовал услуги другого оператора связи. Для отладки взаимодействия между операторами необходимо проведение ряда технологических и юридических процедур. Это связано с некоторыми отличиями в технологии формирования контейнеров, содержащих документы, у каждого оператора, а также отсутствием нормативных требований по обеспечению взаимодействия между операторами.
 

Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами

ФНС России и Минфин России принялись за решение проблемы с отсутствием роуминга. Для этого были внесены изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Так, в Налоговом кодексе появилась норма, которая обязывает оператора электронного документооборота обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур (при необходимости через оператора, заключившего сделку с другой стороной). Чтобы участвовать в электронном документообороте, продавцу (покупателю) нужно подать оператору заявление, в котором теперь также следует указывать сведения о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). Таким образом, компании получили законное право требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме.

Со своей стороны, сотрудники ФНС России выпустили приказ, который должен повысить доверие к деятельности операторов электронного документооборота. Для этого при обмене счетами-фактурами в электронной форме и для обеспечения гарантий налогоплательщиков была организована сеть доверенных операторов электронного документооборота (ДОЭД). Главная задача доверенных операторов электронного документооборота - обеспечить возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, защитить от фальсификации электронных счетов-фактур.

С 1 июля 2016 года для включения в сеть доверенных операторов электронного документооборота операторы обязаны предоставить в том числе и подтверждение возможности оказания услуг роуминга (приказы ФНС России от 04.04.2016 № ММВ-7-6/176@, от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@).

Доверенный оператор электронного документооборота, не выполняющий указанные функции, в том числе услуги роуминга, может быть исключен из сети ДОЭД.

Роуминговое соглашение подтверждает, что бизнес-сообщество заинтересовано в расширении границ электронного документооборота. Сами операторы готовы выходить на новый уровень конкуренции. Также государственные службы активно способствуют развитию и промышленному использованию электронного документооборота.

Роуминг электронного документооборота

Федор Новиков, заместитель начальника отдела обеспечения электронного взаимодействия с внешними организациями в электронном виде Управления информационных технологий ФНС России

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия"