Как работает оптимизация бухгалтерского и налогового учета на предприятии

Оптимизация бухгалтерского учета — это процедура улучшения организации и эффективности работы бухгалтерии, направленная на сокращение затрат, упрощение процессов, усиление контроля и снижение рисков для компании. Она позволяет автоматизировать рутинные операции, минимизировать человеческий фактор и снизить объем ручного труда. Есть и другая особо важная сторона оптимизации бухучета — гарантия соблюдения всех актуальных законов и нормативных требований в области финансового учета и налогообложения. Это помогает избежать штрафов и судебных преследований.

При улучшении бухгалтерского учета на предприятии важно опираться на законодательные акты:

• Федеральный закон от 06 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Налоговый кодекс Российской Федерации.

• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Когда нужна оптимизация бухгалтерского учета

Рассмотрим основные ситуации, требующие совершенствования бухучета:

• Увеличение объема операций в бухгалтерском и налоговом учете, вызванное ростом бизнеса. При расширении компании требуется учитывать значительно больше операций.

• Изменение бизнес-модели. Например, переход на онлайн-продажи или запуск новых продуктов могут потребовать пересмотра систем бухгалтерского учета на предприятии и отчетности.

• Большое количество ошибок. Совершенствование бухучета помогает снизить вероятность ошибок и несоответствий, что в свою очередь способствует повышению надежности финансовой отчетности.

• Несоответствие нормативным требованиям. Трудности с соблюдением стандартов и правил в ведении учета из-за неэффективных процессов могут привести к проблемам с налоговой инспекцией и другими надзорными органами.

• Зависимость от ручных процессов. Сильная зависимость от ручного ввода данных, сверки и расчетов, повышающая вероятность ошибок в бухучете и управленческом учете.

• Высокая текучесть кадров. Неэффективные процессы могут привести к неудовлетворенности и частой смене персонала.

Ситуация, требующая оптимизации бухгалтерии

На примере конкретного случая разберем процесс совершенствования бухгалтерского учета. Ситуация: компания, занимающаяся розничной торговлей, столкнулась с рядом проблем в своем бухгалтерском отделе. Каждый месяц происходили задержки в закрытии месячного бухучета из-за того, что существующие процессы были неэффективными и запутанными. Это приводило к несвоевременному предоставлению информации руководству для принятия решений.

В результате были выявлены такие проблемы, как большое количество ручных процессов, отсутствие автоматизации, неструктурированные процессы проверки бухучета и неорганизованное взаимодействие между различными отделами. Для решения выявленных проблем и совершенствования бухгалтерского учета были внедрены автоматизированные системы, заменяющие ручной труд, осуществлена стандартизация процессов, улучшена коммуникация между отделами и проведено дополнительное обучение сотрудников.

Как законно снизить налоги в 2024 году?

Подробнее

Подготовили для вас гайд с пятью эффективными способами

Подробнее

Стадии совершенствования организации бухучета

Во время совершенствования бухучета нужно придерживаться конкретных этапов, чтобы систематизировать этот сложный процесс:

1. Описание и анализ текущего состояния. На этом этапе определяются проблемы, слабые места и потенциальные области для улучшения ведения бухучета.

2. Постановка целей и задач. Цели могут быть разными, например, повышение эффективности, усиление контроля, снижение издержек, улучшение качества отчетности и так далее.

3. Внедрение изменений. Могут быть запущены новые процессы, установлено программное обеспечение, проведено обучение сотрудников или иное.

4. Мониторинг и оценка результатов. Это позволяет убедиться, что изменения привели к желаемым результатам и целям, а также оперативно реагировать на новые проблемы и вызовы.

5. Корректировка и улучшение. Процесс совершенствования бухучета может быть непрерывным и требует постоянного внимания и анализа.

Описание и анализ существующей системы бухучета

Для описания текущей системы бухучета и управленческого учета необходимо собрать, систематизировать и проанализировать имеющуюся информацию. Есть несколько причин, по причине которых необходимо начать именно с этого этапа:

• Понимание текущей ситуации для выявления сильных и слабых сторон.

• Определение потребностей и целей.

• Оценка альтернатив и анализ различных вариантов новых систем управленческого и бухгалтерского учета на предприятии.

• Сбор информации от пользователей системы, помогающий определить их потребности и ожидания при работе с бухучетом.

Чтобы определить, на какие процессы уходит лишнее время сотрудников, можно воспользоваться ФРД — фотографией рабочего дня. Этот документ представляет собой график работы, в котором по часам расписано какой деятельностью занят работник в конкретное время. ФРД может сделать как сам работник, так и специально нанятый для этого сотрудник. В первом случае самофотография может иметь недостоверную или искаженную информацию, во втором варианте привлечение новых лиц может повлечь дополнительные затраты.

Рекомендуется делать ФРД в течение нескольких дней, чтобы получить более достоверную и объемную информацию. Важно заранее объяснить людям, что это необходимо для оптимизации бухгалтерского учета и улучшения их работы. При анализе результатов нужно выделить, на какие процессы затрачивается длительное время и как можно их автоматизировать. Также дополнительно можно провести анкетирование среди работников с вопросами об организации рабочей деятельности.

Цели оптимизации бухгалтерии

После анализа существующей обстановки можно приступать к формулировке целей:

• Увеличение эффективности процессов.

• Снижение затрат и сокращение издержек.

• Повышение точности и достоверности данных.

• Обеспечение соответствия законодательству.

• Улучшение управленческой отчетности.

• Повышение удовлетворенности сотрудников.

• Поддержка роста и развития компании.

Чаще всего руководство ставит перед собой цель в виде сокращения затрат. Для это важно понимать, из чего складываются расходы. Понимание этих трат помогает компании эффективно планировать свои финансовые ресурсы и управлять бюджетом. Анализ расходов на бухгалтерию позволяет выявить возможности для оптимизации затрат и повышения эффективности бухгалтерских процессов.

Из чего складываются расходы на бухгалтерию

Для подсчета расходов можно брать разные периоды — месяц, полгода или год. Рассмотрим основные статьи затрат:

• Заработная плата сотрудников. Это основная составляющая расходов на бухгалтерию.

• Затраты на программное обеспечение, 1С или другие программы для бухучета.

• Оборудование и техническая инфраструктура. Расходы на компьютеры, принтеры, сканеры, серверы и другое оборудование.

• Расходы на материалы. Канцелярские принадлежности, бумага, чернила, папки.

• Обучение и профессиональное развитие сотрудников для повышения квалификации в области работы с бухучетом.

• Внешние услуги. Сюда входят платежи за услуги не входящих в штат бухгалтеров, аудиторов, консультантов по налогам или других специалистов по финансам и учету.

Сократите расходы на бухучет

Оставить заявку

Поможем найти проблемы, которые съедают ваш бюджет

Оставить заявку

Автоматизирование учетного процесса

Этап автоматизации и компьютеризации учетного процесса представляет собой процедуру замены традиционного бумажного метода учета на компьютерные технологии. Выбор подходящего ПО, которое соответствует потребностям компании и ее специфическим требованиям, является ключевым фактором для успешного совершенствования бухгалтерского учета. Лучше выбирать то программное обеспечение которое будет простым в использовании, гибким, совместимым с другими системами и обеспечивающим необходимый уровень функциональности. Хорошая автоматизированная система бухучета должна быть интегрирована с другими структурами компании, относящимися к управлению ресурсами или сотрудниками. Это позволяет организовать единый поток данных и избежать дублирования информации.

Оптимизируйте налоги без рисков

Скачать

Скачайте бесплатно гайд с пятью способами

Скачать

На эффективность автоматизации также повлияет дополнительное обучение работников, которые будут использовать программное обеспечение. Сотрудники должны быть знакомы с функциями и особенностями системы, чтобы эффективно использовать ее в своей работе. Помимо этого, бухгалтерам необходимо отслеживать появление актуальной информации, изменения в законодательстве и прочие возможности упрощения бухучета. Для этого достаточно подписаться на тематические паблики в социальных сетях, рассылку новостей в области бухгалтерии и профессиональные журналы.

Переход в облако

Значительно сэкономить и облегчить ведение бухучета можно с помощью перехода в облако. С использованием облачного 1С снижаются траты на покупку серверов и зарплату сисадмина, больше нет необходимости в локальном оборудовании и IT-персонале. Бухгалтеры получают бесплатную и круглосуточную техподдержку, а обновления происходят автоматически, что обеспечивает соответствие последним налоговым правилам. Облачные системы позволяют получать доступ к данным из любого места, где есть интернет. Это особенно удобно для компаний с несколькими офисами или удаленными сотрудниками.

Помимо этого, есть и другие причины для перехода в облако. Работодатели могут беспокоиться о взломе и утечке информации, но провайдеры облачных услуг обычно обеспечивают высокий уровень защиты данных, включая резервное копирование, шифрование и многоуровневую аутентификацию. Это может быть более эффективно и безопасно, чем хранение данных на локальных серверах. Дополнительное удобство заключается в том, что многие облачные сервисы предлагают API для интеграции с другими системами, такими как CRM или электронная коммерция.

Советы по организации внутреннего контроля в компании

Система внутреннего контроля (СВК) — это набор процессов, процедур, политик и мер, установленных и реализуемых внутри организации для обеспечения эффективности, надежности, целостности, безопасности и соблюдения законодательства в ее операциях. СВК направлена на защиту активов организации, предотвращение мошенничества, обеспечение точности бухучета и финансовой отчетности, выполнение стратегических целей.

СВК контролирует всю деятельность организации, которая может повлиять на ее эффективность, надежность, целостность и соблюдение законодательства. Рассмотрим основные аспекты, которые затрагивает система внутреннего контроля:

• Финансовая отчетность. Сюда входит контроль бухучета, учетных записей, расходов, доходов, активов, обязательств и других финансовых показателей.

• Соблюдение законодательства и нормативов. СВК контролирует налоговую отчетность, финансовую отчетность, права сотрудников, а также выполнение требований законодательства, нормативных актов, внутренних правил и политик.

• Риски и уязвимости. В СВК входит анализ рисков, оценка уязвимостей и разработка мер по их минимизации или устранению.

• Доступ и безопасность информации. СВК контролирует доступ к информации и обеспечивает ее безопасность, чтобы предотвратить утечку, потерю или несанкционированное использование конфиденциальных данных.

После внедрения системы внутреннего контроля компания увеличивает эффективность операций, происходит оптимизация бухгалтерии, сокращаются потери из-за ошибок в процессах, а также уменьшается количество штрафов и пеней. Есть и вторичная выгода — улучшаются отношения с партнерами, так как повышается уровень профессионализма. СВК помогает обеспечить точность, правильность и надежность финансовой отчетности компании, что повышает доверие инвесторов, кредиторов и других заинтересованных сторон.

Что делать, если ничего не помогло

Реорганизация бухгалтерии и смена состава могут быть необходимы в различных ситуациях, когда возникают регулярные проблемы с бухучетом или изменения внутри компании. Если бухгалтерия сталкивается с частыми ошибками, задержками в подготовке отчетов или другими сложностями, это может быть сигналом о необходимости пересмотра штата. Также к такому радикальному методу прибегают, если в результате внутреннего или внешнего аудита выявлены серьезные недочеты в бухучете или несоответствия в работе бухгалтерии.

Также в случае, если компания меняет свою структуру, например, объединяет или разделяет подразделения, открывает новые направления бизнеса или прекращает существующие, это может потребовать изменения бухгалтерии и пересмотра состава персонала. Необходимо учитывать, что смена персонала приостановит работу и ведение бухучета на некоторое время. Реорганизация может вызвать временное снижение производительности из-за необходимости перестройки процессов и адаптации новых сотрудников.

Снизить затраты можно с помощью удаленных штатников. Организация может полностью перевести всю бухгалтерскую структуру на удаленку, при использовании облачного ПО это не составит труда, потому что сотрудники будут иметь доступ к бухучету в любом месте. Компания экономит на аренде офисных помещений, коммунальных услугах и других расходах, связанных с поддержанием офиса. Либо можно полностью сменить состав и нанять новых удаленных работников, которые уже привыкли к такому формату и могут продуктивно работать в домашней среде.

Аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерии — это процесс передачи бухгалтерских функций и обязанностей сторонней компании или специалистам на основе договора о предоставлении услуг. Некоторые компании сталкиваются с сезонными пиками работы, например, во время подготовки отчетов о финансовом годе или налоговых деклараций. В таких случаях аутсорсинг бухгалтерии может помочь распределить нагрузку и обеспечить своевременное выполнение задач.

Если у компании возникают сложности с налоговым или бухгалтерским законодательством, аутсорсинг бухгалтерии обеспечивает доступ к опытным специалистам, которые помогут разобраться в сложных вопросах и обеспечить соответствие требованиям. Также внешний бухучет может быть экономически более эффективным вариантом, чем поддержание внутреннего отдела бухгалтерии, особенно для маленьких и средних предприятий. К аутсорсингу прибегают маленькие компании, которым часто трудно обеспечить полноценный штат бухгалтеров из-за ограниченных ресурсов.

Передайте бухгалтерию в надежные руки

Узнать подробнее

– оперативное подключение
– команда по цене штатного бухгалтера
– входим в ТОП RAEX
– риски застрахованы

Узнать подробнее

Передать задачи другим специалистам можно частично или полностью. Частичный аутсорсинг в бухгалтерии предполагает передачу только определенных задач стороннему провайдеру, в то время как ведение других функций остаются внутри компании. Так, организация может отдать на аутсорс такие вопросы, как налоговое учетное сопровождение или подготовка налоговых деклараций, оставляя внутренний бухучет под своим контролем. Одна из наиболее распространенных форм частичного аутсорсинга — это передача обработки транзакций, например, счета-фактуры, платежи и банковские операции.

Полное делегирование бухгалтерии на аутсорсинг предполагает передачу всего бухгалтерского учета на предприятии стороннему провайдеру. К такому методу прибегают в случае, если компания хочет полностью сосредоточиться на ведении бизнеса и желает сократить затраты на содержание внутреннего отдела бухгалтерии. Специализированные бухгалтерские компании, занимающиеся аутсорсингом, обычно имеют высокий уровень экспертизы и опыта в своей области, что обеспечивает профессиональное выполнение задач и соблюдение законодательства. Поэтому работодателю не нужно тратить дополнительное время на поиск хороших специалистов и оплачивать курсы повышения квалификации.

Главное об оптимизации бухучета

• Без улучшения работы бухгалтерии не обойтись при масштабировании бизнеса или выявлении серьезных проблем в организации бухгалтерского и налогового учета. Ручной труд означает большие трудозатраты и частые ошибки, что в результате выливается в штрафы, проверки, финансовые потери.

• Процесс оптимизации включает несколько важных этапов — изучение текущей ситуации, разработка целей, внедрение инноваций, мониторинг результатов, корректировка.

• Как можно оптимизировать бухучет — хранение данных на облачных серверах, автоматизация работы, использование современного ПО, привлечение специалистов на аутсорсе, реорганизация штата, в том числе привлечение удаленных сотрудников, внедрение систем внутреннего контроля, пересмотр затрат.

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»
Erid: 4CQwVszH9pSXqmnKRSB