Всё, что нужно знать об аутсорсинге расчета зарплаты и кадрового делопроизводства

14 октября 2022

Всё, что нужно знать о об аутсорсинге расчета зарплаты и кадрового делопроизводства

Александр Рульков

Генеральный директор 1С-WiseAdvice

14 октября 2022

Содержание

Аутсорсинг расчета зарплаты и кадров — зачем он нужен
Аутсорсить расчет зарплаты и кадров — просто и легко
Гибкость аутсорсинга: как все работает, или модели обслуживания
Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства и заработной платы
Как происходит взаимодействие по кадровым вопросам?
Как понять, что вам нужно аутсорсить пейролл и кадры
Когда точно нужен аутсорсинг?
Стоимость услуг по ведению кадрового делопроизводства и расчету заработной платы
Как выбрать компанию для передачи расчета зарплаты и отдела кадров на аутсорсинг
Чек-лист по выбору аутсорсера

Ключевая проблема большинства бухгалтерий — недостаточное внимание к расчету зарплаты и кадровому делопроизводству. Вектор усилий бухгалтерии направлен на прибыль: работа с контрагентами, выставление счетов и оплата работы посредников. Ресурсы в направлении заработных плат и кадрового делопроизводства распределяются по остаточному принципу, так как не приносят прибыль компании напрямую.

В консервативных компаниях на этом участке закреплен один бухгалтер или подразделение сотрудников, которые отбивают данные в 1С:ЗУП, и каждая внеплановая операция: трудоустройство, сокращение, увольнение, больничный и пр., — может сместить сроки, или создать затор в преддверии начисления заработной платы и кадровой отчетности.

Аутсорсинг расчета зарплаты и кадров — зачем он нужен

Расчет зарплаты и КДП — самые чувствительные участки бухгалтерии, которые отражают отношение компании к своим сотрудникам. Ошибки влияют на лояльность, мотивацию и продуктивность персонала компании, и вместе с тем увеличиваются риски трудовых споров.

Сторонняя бухгалтерская компания рассчитывает зарплаты и ведет кадровое делопроизводство своих клиентов. Отдать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг – это автоматизировать рутинные задачи и делегировать сложные процессы.

В чём выгода передачи дел на аутсорсинг:

стабильное качество учета - без ошибок, штрафов и доначислений. Учет ведут специалисты высокой квалификации, глубоко погруженные в специфику учета в той или иной отрасли;
непрерывность работы участка – даже в случае замены специалистов во время отпусков, больничных и т.д.;
оперативное масштабирование - в случае необходимости крупные провайдеры могут выделить дополнительные ресурсы для решения задачи клиента;
методологическая поддержка - провайдеры постоянно отслеживают изменения в законодательстве и ведут работу в рамках новых законов;
передача финансовых рисков - ответственность крупных провайдеров застрахована, все штрафные санкции, наложенные по вине провайдера, будут полностью компенсированы.

Провайдер бухгалтерских услуг – надежный бизнес-партнер с высокой экспертизой в этой узкоспециализированной сфере. Воспроизвести штатными силами все меню его услуг с аналогичным качеством — едва ли посильная задача для бизнеса, как по времени, так и по стоимости.

Аутсорсить расчет зарплаты и кадры — просто и легко

Заработная плата и кадровое делопроизводство — это отдельные участки бухгалтерии, которые легко и безболезненно можно отделить. Как правило зарплата и кадры ведутся в отдельной системе учета (1С:ЗУП, босс-кадровик и т.п.), т.е. участок физически обособлен от остальной бухгалтерии, следовательно передать его не составит труда.

Вы можете спокойно передать аутсорсеру как оба участка, так и только что-то одно. В работе второго ничего не поменяется, передача доступа происходит автономно, и не затрагивает другие участки бухгалтерии.

Аутсорсер легко настроит обмен данными по зарплате с любым программным продуктом, где ведется бухгалтерия и учет рабочего времени сотрудников. Опыт ведения учета в разных сферах и системах оплаты труда позволяет оперативно передать дела не погружаясь в специфику учета.

Если система учета на предприятии не удовлетворяет стандартам и бизнес-задачам, то аутсорсер поможет сменить ПО и интегрировать новое, разработав план перехода.

Гибкость аутсорсинга: как все работает, или модели обслуживания

Вопрос: «Расчет зарплат и КДП у меня ведут разные сотрудники. Можно ли передать что-то одно?»

Какие модели обслуживания провайдер может предложить заказчику:

Передача всего функционала. Вы полностью избавляетесь от рутинных функций: по типовым видам кадровых вопросов сотрудники самообслуживаются через Личный кабинет.Там же осуществляется взаимодействие с кадровой службой провайдера. Нетиповые ситуации решаются через электронную почту или любые другие каналы коммуникации.
Передача расчета зарплаты аутсорсеру, а кадровое дело остаётся внутри компании. Провайдер полностью заменяет расчетчика, плавно встраиваясь в процесс взаимодействия с вашей кадровой службой. Специалисты с обеих сторон работают в единой учетной системе, в которой настраивается ролевая модель доступа для разграничения зон ответственности.
Передача на аутсорс кадрового делопроизводства, а расчет остается внутри. Такая модель считается не оптимальной, так как может привести к затягиванию сроков обработки и риска потери информации, хотя гибкие условия сотрудничества позволяют заказчику выбирать то, что ему удобно.

При любой модели обслуживания за компанией закрепляется аккаунт менеджер, который курирует качество и сроки обслуживания, всегда на связи и готов ответить на вопросы.

Вопрос: «А кто будет работать с бумажками и архивом в компании?»

Сейчас активно происходит переход с бумажного на электронный кадровый документооборот, и это реальная возможность сэкономить и отказаться от бумаг. Но если ваша компания не готова, или это кажется сложным, то аутсорсеры предоставляют выезд специалиста в ваш офис.

Для оказания услуг внедряется сотрудник-имплант, который будет работать на территории заказчика, по установленному графику, и решать только его задачи.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства и заработной платы

Плюсы аутсорсинга, которые недоступны in-house бухгалтерии

Один из неочевидных плюсов, который можно выделить, — это экономия на скрытых издержках. Раздувание штата на время нагрузки и отчетности, содержание офиса, оргтехника, расходные материалы — всё это влияет на расходы компании.

Конфиденциальность заработной платы менеджеров — это то, что клиенты ищут в провайдере бухуслуг. Сотрудники не смогут «случайно» получить доступ к закрытой информации.

Компания-аутсорсер обеспечивает безопасность данных программным комплексом «Процессинг», регулярными бэкапами и дублированием информации в архивном виде. Для такого оборудования внутри компании потребуются дополнительные ресурсы и приличный бюджет.

Аутсорсер берет на себя все финансовые риски: так как он отвечает за правильность расчетов и качество отчетности, то и возмещение штрафов, наложенных госорганами за обнаруженные ошибки, провайдер тоже берет на себя.

Аутсорсинговые компании естественно замотивированы минимизировать ошибки в своей работе, для чего разрабатывают различные методы внутреннего контроля и автоматизации. В компании 1C-WiseAdvice мы используем специальные внутренние регламенты и программные решения, такие как «Электронный аудитор» - наше запатентованная IT-разработка для ежедневного мониторинга качества учета во всех базах.

Минусы аутсорсинга глазами клиента

Высокая стоимость услуг. Столкнувшись с аутсорсингом, может показаться, что это дорого, но не стоит сравнивать стоимость услуги с расходами на зарплату расчетчиков или кадровиков.

Во-первых, передавая участки бухгалтерии на аутсорсинг вы снижаете не только нагрузку на ФОТ, но еще и сокращает размер накладных расходов: оборудование и содержание рабочего места, оргтехники, ПО, аренду помещения и пр.

Во-вторых, на рынке бухуслуг действуют гибкие тарифы под разный запрос и обозначенный бюджет. При подписании договора оформляется спецификация с подробным описанием состава и стоимости оказываемых услуг. Вы можете быть уверены, что вам не начислят случайных расходов, а аутсорсер берет все издержки на себя.

Нет прямой связи с внештатным бухгалтером. На связи с клиентом постоянно находится менеджер проекта, который оперативно реагирует на запросы заказчиков. Консультационная поддержка с ответственным специалистом также всегда доступна.

Неуверенность в квалификации подрядчика. Страх ошибок понятен, но стоит учитывать, что у компании-аутсорсера есть системы контроля:

методологи разрабатывают унифицированные формы, все зарегламентировано;
у расчетчика нет возможности внести случайные данные;
автоматизация исключает ошибки;

Исключаются все ошибки, причиной которых может стать человеческий фактор. Также нет рисков сговора сотрудников и влияния на данные извне.

Как происходит взаимодействие по кадровым вопросам?

Взаимодействие между клиентом и компанией аутсорсером происходит по принципу омниканальности. Современный аутсорсинг подстраивается под все каналы связи: мессенджеры, звонки, электронная почта. Все коммуникации и задачи фиксируются в CRM системе, ничего не теряется и не забывается.

Взаимодействие между линейными сотрудниками и аутсорсером выстраивается через портал самообслуживания с КЭДО, где пользователь самостоятельно формирует нужные справки, формирует кадровые заявки и отправляет их на согласование.

Сотрудник может оформить нужную справку или отправить заявление на отпуск парой кликов — в сервисе уже преднастроены типовые формы заявок и маршруты согласований.

Сотруднику не придётся ничего распечатывать и искать, кто подпишет ему справку или заявление — оно сразу направляется ответственному лицу или его заместителю в личный кабинет на согласование.

Как понять, что вам нужно передать расчет зарплаты и КДП на аутсорсинг?

Прежде всего важно осознать задачи, которые стоят перед участком. Для этого вам нужно ответить себе на следующие вопросы:

Сколько у вас сотрудников?
Есть ли у вас планы по масштабированию бизнеса?
Есть ли у вас средства для покупки программного обеспечения по расчету заработной платы или бухгалтерского учета и сопутствующих интеграций?
Какую часть участка нужно делегировать?
Какие уникальные бизнес-процессы есть в вашей компании: доплаты, надбавки, различные графики рабочего времени?
Требуется ли переход на кадровый ЭДО?

Эти ответы помогут принять решение.

Если у вас много сотрудников, у которых рабочий день меняется каждую неделю, вы не можете оправдать расходы на покупку ПО для использования внутри компании, часто нанимаете иностранных подрядчиков, то аутсорсинг может стать для вас экономически выгодным вариантом, который поможет сэкономить время, а также решит все задачи:

с расчетом ЗП и ведением кадров,
с наймом персонала для ведения участков,
IT-сопровождением баз,
консультационной поддержкой по спорным вопросам с сотрудниками, налоговой и фондами.

Когда точно нужен аутсорсинг?

Когда бухгалтер ушел в отпуск, заболел или уволился, и нужно вновь запустить все процессы.

Аутсорсинг обеспечивает бесперебойность, вам не нужно искать и подбирать новых сотрудников. За несколько дней будут восстановлены расчетные процессы и исполнены обязательства по выплатам.

Существуют даже ситуации, когда бухгалтер увольняется перед годовым отчетом, чтобы скрыть свою некомпетентность. Необходимо восстановить бухгалтерию и кадровый учет в горячий период, и аутсорсеры с этим справляются.

Низкая квалификация бухгалтера привела к ошибкам в заработной плате, штрафам и вопросам от налоговой — это еще и репутационные риски.

Прямое показание к переходу бухгалтерии на аутсорсинг — запрос на выявление ошибок, подготовка к налоговой проверке и быстрое восстановление участка. Аутсорсинг готовит документацию для отчетности, представляет компанию в государственных органах, избавляет от штрафов и переплаты налогов. Компании-аутсорсеры берут на себя ответственность и риски, потому что обладают компетенцией, технологиями и штатом узкопрофильных экспертов.

Конфиденциальность зарплатных данных ваших сотрудников.

Аутсорсинговые решения позволяют настроить уровни ролевого доступа, что помогает хранить данные о доходах ваших сотрудников в тайне. Доступ к зарплатной информации предоставляется только уполномоченным лицам.

В компании большая текучка, и на подготовку большого объема кадровых документов не хватает времени и ресурсов.

Стремительный рост компании, диверсификация бизнеса, инвестиции на расширение – увеличивают нагрузку на кадры и бухгалтерию. Вследствие аврала возникают ошибки и проблемы, которые могут привести к судебным искам от недовольного персонала.

Аутсорсинг помогает избежать трудовых споров, репутационных рисков, штрафов. У компании-аутсорсера нет предела нагрузки, обслуживающая команда масштабируется под объем проекта, помогая бизнесу сосредоточиться на профильных задачах.

1C-WiseAdvice — больше, чем аутсорсинг и бухгалтерские услуги. Компания создает решения под нужды бухгалтерского и кадрового учёта:

уникальная CRM система с автоматизацией;
- контролирует сроки;
- осуществляет передачу данных по подразделениям;
- обеспечивает независимость бухгалтерских участков;
- каждая рабочая итерация для клиента как на ладони;
КЭДО-решение для взаимодействия сотрудников клиента с кадровой службой;
методологи-консультанты помогают создавать и внедрять логистику кадрового документооборота клиента;
консультации экспертов и юристов по трудовому праву;
прямая поддержка 1С, оптимизация и актуализация базы;
безопасность данных через шифрование;
страхование финансовой ответственности.

Стоимость услуг по ведению кадрового делопроизводства и расчету заработной платы

Стоимость аутсорсинга рассчитывается индивидуально, так как зависит от объема и состава кадровых операций, на которые влияют количество сотрудников, бизнес-процессы компании или наличие дополнительных задач. Прайс в разных компаниях может отличаться.

Не стоит напрямую сравнивать стоимость аутсорсинга с оплатой труда штатного бухгалтера. Потому что кроме ФОТа нужно еще учитывать стоимость: налоги и сборы, аренда помещения, покупка и обслуживание офисной техники и расходников, лицензия на программное обеспечение.

В некоторых случая аутсорсинг может обойтись дороже, но взамен вы получаете не одного штатного бухгалтера, а целую команду специалистов, которая расширяется под объем задач: бухгалтеры, кадровики, расчетчики, юристы, методологи, разработчики 1С.

Как выбрать компанию для передачи расчета зарплаты и отдела кадров на аутсорсинг

На что стоит обратить внимание при выборе подрядчика:

Присутствие компании в рейтингах, ТОПах, репутация.

Крупным компаниям есть что терять, их работа более прозрачна и репутация на виду. Несложно сделать изыскания по позициям в рейтингах, упоминаниям в прессе, обратить внимание на контрагентов и главных лиц компании.
Программное обеспечение

Можно уточнить, какое оборудование и ПО использует подрядчик. Следует обратите внимание на стандартизацию для Российского рынка, чтобы не зависеть от аутсорсера, если вы решите уйти. Лучше всего производить работу в 1С и адаптированный под него софт.

Кадровый учёт не так чувствителен к ПО, если из него есть массовая выгрузка базы, чтобы бумажные версии документов были под рукой по первому требованию.
Защита данных

То, на чём нельзя экономить. Чтобы однажды не остаться без доступа к своим документам, выбирайте компанию, соблюдающую международные стандарты информационной безопасности. В документах они могут значиться как ISO/IEC 27000. Эти стандарты подразумевают должную защиту, хранение и передачу данных с протоколами шифрования и регулярными бэкапами.

Чек-лист по выбору аутсорсера

Недостаточное внимание к участку РЗП ведет к серьезным последствиям. Найм сотрудника недостаточной квалификации грозит штрафами для компании и трудовыми исками от персонала. Если у вас не хватает мощностей, а расширять штат вы не планируете, вы можете обратиться в компанию по бухгалтерскому аутсорсингу.

Вы получите качественный бухгалтерский учет, бесперебойное обслуживание участка, своевременную отчетность, — и всё это без влияния человеческого фактора. Ваш персонал будет получать выплаты, оформлять документы и заявления в два клика, благодаря технологическим решениям аутсорсинга. все требуемые сведения поступят в налоговую по графику, никаких лишних проверок. А вы избавитесь от головной боли и целиком посвятите свое время развитию бизнеса.

Быстро и просто: для читателей Garant.ru мы разработали чек-лист для проверки будущего подрядчика. В нём более 20 пунктов, связанных с бизнес-задачами и безопасностью, которые мы бы сами задали каждой аутсорс-компании.