Аудит по оплате труда: что важно знать

Аудит расчета по оплате труда нужен, чтобы понимать эффективность формирования затрат компании, а также насколько они соответствуют требованиям законодательства.

Что такое аудит расчета по заработной плате

Под аудитом стоит понимать независимую проверку деятельности предприятия. Аудит расчетов по оплате труда отличается проведением большого числа операций. Аудит обязательно проводят во всех крупных организациях.

Ключевая задача аудита – понять, насколько бухгалтерский учет и система оплаты труда соответствуют законодательству.

Цели проверки:

• контроль соблюдения требований трудового законодательства, касающихся начисления зарплаты сотрудникам и отражения финансовых операций в бухучете;

• оценка достоверности расчетов по заработной плате;

• анализ информации из синтетического и аналитического учета;

• оценка правильности оформления работников.

Аудит расчетов по оплате труда базируется на следующих документах:

• приказы;

• карточки персонала;

• штатное расписание;

• регистры учета;

• трудовые договоры;

• подтверждения временной нетрудоспособности;

• табель учета рабочего времени;

• документы по распределению прибыли;

• расчетные ведомости;

• бухгалтерский баланс.

Для проведения аудита понадобится вся документация, связанная с расчетами по заработной плате. Например, невозможно произвести проверку, используя только трудовые договоры.

В ходе аудита проверяют:

1. Исполнение требований закона, касающихся выплат заработной платы.

2. Корректность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.

3. Правомерность удержания какого-либо процента от сумм из заработной платы сотрудников.

4. Формальные моменты, включая правильность заполнения ведомостей.

Аудит расчетов по оплате труда бывает внутренним и внешним. Второй выполняют независимые аудиторские компании – такой тип аудита необходим, например, при госучастии в уставном капитале. Это важно для сохранения объективности данных.

Внутренний аудит может реализовываться в одно время с внешним. Такой подход желателен, так как он позволяет точнее выявить нарушения. Его проводят аудиторы, которые работают на предприятии. В отличие от внешней, внутренняя проверка не обязательна. Несмотря на это, процедуру стоит проводить хотя бы раз в год, чтобы в случае внешней проверки быть уверенными, что проверяющие органы не найдут ошибок.

Предупредите ошибки и претензии до, а не после проверки

Узнать больше

Проведем аудит расчёта заработной платы и отчётности

Узнать больше

Какие документы проверяют в ходе аудита

Если в компании запланирован аудит системы оплаты труда, важно с особым вниманием отнестись к следующим документам.

Положение об оплате труда. Документ отражает порядок выплат заработной платы, а также компенсационных и стимулирующих выплат. Также могут быть указаны правила премирования.

Систему оплаты труда организация устанавливает самостоятельно. Она закреплена в коллективном договоре или локальном акте. Если применяются разные системы, например, один сотрудник получает оклад, а труд другого оплачивается на сдельной основе, потребуется показать обе системы.

Табель учета рабочего времени. Один из основных документов, на основании которого производится начисление заработной платы сотрудникам, касающаяся напрямую кадрового учета. На основе него бухгалтер начисляет сотрудникам зарплаты, если используется при этом повременная система труда. В табеле указано конкретное количество часов, которое отрабатывает каждый специалист, а также дни отсутствия на рабочем месте по уважительным и неуважительным причинам. Так, например, если сотрудник болел, в документе этот период отражается кодом Б. И на основании информации, указанной в табеле и представленного больничного листа, бухгалтер производит расчет пособия по временной нетрудоспособности.

Если труд сотрудников оплачивается сдельным способом, кроме табеля учета рабочего времени необходимо проанализировать документацию, где ведется учет выработки. В таком случае зарплаты зависят от сдельной расценки и выработки специалиста.

Трудовые договоры. В них отражен порядок оплаты труда конкретного работника. Например, размер оклада, ставки или сдельной расценки. Это требование закона (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Штатное расписание. В этом документе описана каждая должность, а также указано общее число штатных единиц по каждой позиции. Штатное расписание также включает информацию о ставках, размере оклада и прочую информацию. Чаще всего появляются вопросы о порядке заполнения бумаги в тех случаях, когда предприятие использует сдельную систему оплаты. Дело в том, что в подобной ситуации оклад не устанавливается и заранее определить месячный заработок невозможно.

Внутренние приказы. В ходе проверки также надо проанализировать отдельные приказы. К примеру, приказы о приеме на работу, об отпусках, о направлении в командировки, о вызове на работу в выходные дни или о привлечении к сверхурочной работе, о направлении на обучение, а также о выплате премий.

Листок временной нетрудоспособности. За то время, что человек болеет и не посещает работу, зарплата не начисляется. В этот период сумма компенсируется работодателем лишь частично. Оформить оплачиваемый больничный лист работники могут, если работодатель перечисляет взносы в Социальный Фонд.

Бухгалтерская документация. Аудит расчетов по оплате труда подразумевает оценку таких документов, как бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу, главную книгу, учетные регистры и расчетные ведомости.

Проводится оценка учетных регистров по таким счетам, как:

• «Расчеты по налогам и сборам» (68). Проверяется, верно ли удерживаются налоги из зарплаты;

• «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (69). Проверяется, правильно ли начисляются страховые взносы, которые идут во внебюджетные фонды. Дополнительно изучается каждый субсчет.

• «Расчеты с персоналом по оплате труда» (70). Проверяется, правильно ли начисляются и выдаются зарплаты сотрудникам.

• «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (73). Проверяются расчеты по иным денежным операциям.

• «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (76). Проверяется, правильно ли осуществляется расчет по алиментам.

Методика проверки

Стадии аудита расчетов по оплате труда указаны в таблице.

На что обратить внимание при аудите

Зарплата сотрудника за месяц не должна быть меньше МРОТ. Это правило применяется, когда персонал полностью отрабатывает рабочее время, что указано в ст. 133 ТК РФ. Данное правило является общим, то есть действует как в отношении комиссионной, так сдельной системы оплаты труда.

Часто работодатели заблуждаются в вопросах сдельной системы. Вводя сдельные расценки, организации считают, что правило о соответствии МРОТ не распространяются. Но, помимо установления сдельных расценок, работодатель должен ввести определенные нормы выработки.

Если сотрудник получит сумму, которая меньше МРОТ, не учитывая компенсации, то работодатель обязан ему доплатить.

За работу в праздники и выходные должны платить больше. Аудит включает оценку того, насколько верно начисляется зарплата за работу в праздники и выходные.

Обратим внимание, что оплата регламентируется по правилам статьи 153 ТК РФ. Все часы, которые приходятся на работу в выходной или праздник, обязательно должны оплачиваться работодателем в более высоком размере. Отсюда важно наличие приказов, в соответствии с которыми сотрудники привлекались к выполнению работы в праздники или выходные, и отметки в соответствующем табеле. Напомним, что время работы в такие дни отмечается кодом РВ.

Повышенная оплата за сверхурочные. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Работодатель обязан платить за сверхурочные по повышенной ставке. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Правила, согласно которым производится расчет, указаны в статье 152 ТК РФ.

Необходимо обратить внимание, имеются ли приказы, на основании которых сотрудники привлекаются к сверхурочной работе, а также заполнение табеля учета рабочего времени. Кроме того, нельзя забывать, что российские законы предусматривают ограничения касательно продолжительности сверхурочной работы. Это 4 часа в течение 2 суток, идущих подряд, и 120 часов за 1 год.

Предприятие не имеет права по своему усмотрению удерживать любые суммы из зарплаты. Ситуации, в которых организация может выпустить приказ об удержании средств из заработной платы специалиста, перечислены в ст. 137 ТК РФ.

Также удержание может осуществляться на основе исполнительных документов. Порядок такой процедуры указан в ФЗ «Об исполнительном производстве». Например, это обязанность платить алименты за несовершеннолетнего ребенка. Однако повторим, что без исполнительного документа бухгалтер не вправе это сделать.

Получите объективный взгляд на ваши процессы

Узнать больше

Предложим, как исправить недочёты, выявленные в ходе аудита расчёта зарплаты

Узнать больше

Типичные ошибки и недочеты, которые поможет выявить аудит

При аудите расчетов по оплате труда могут быть выявлены нарушения. Перечислим наиболее распространенные из них:

• отсутствие договоров;

• необоснованное включение отдельных видов расходов в себестоимость продуктов, чтобы снизить налоговую нагрузку;

• отсутствие заявлений, подтверждающих документов для применения вычета по НДФЛ;

• получение заработных плат сотрудниками, отсутствующими в трудовых договорах и положениях;

• организация не принимает во внимание необходимость выдавать компенсации и оформлять отпускные сотрудникам, работающим на основе гражданско-правовых договоров;

• в базу, необходимую для расчета страховых взносов, не включают выплаты из бюджета компании;

• организация регулярно заключает договор на выполнение одной услуги с одним и тем же специалистом;

• компания без каких-либо оснований списывает деньги с баланса для оплаты налогов, чтобы работники проходили обучение (имеются в виду ситуации, когда вычеты осуществлены, но соответствующие мероприятия, направленные на обучение, не производились);

• отдельным работникам безосновательно начисляются надбавки к заработной плате (к примеру, случаи, когда порядок выплат премий и начисления доплат не указан в трудовом договоре и локальных нормативных актах предприятия);

• отсутствуют выплаты, которые компания должна делать в различные государственные органы (например, в СФР).

Поясним на реальном примере:

Бухгалтер организации по ошибке два раза перечислил сотруднику зарплату на банковскую карту. Нарушение было замечено лишь тогда, когда произошло увольнение этого работника. Можно ли подобную ошибку считать счетной? Вправе ли организация взыскать с бывшего сотрудника эти деньги? Что делать в ситуации, когда он отказывается возвращать средства добровольно?

Зарплату, которая была выдана сотруднику в большем объеме (включая случаи, связанные с неверным использованием законодательных актов из сферы трудового права), можно взыскать лишь в приведенных ниже ситуациях:

1. Орган по решению индивидуальных трудовых споров, обнаружил в действиях сотрудника вину, связанную с невыполнением трудовых норм (ст. 155 ТК РФ).

2. Суд установил, что зарплата была выплачена в большем объеме из-за неправомерных действий самого работника (ст. 137 ТК РФ).

3. Имела место счетная ошибка.

Понятие счетной ошибки в законе не раскрыто. Из практики можно сделать вывод, что органы подразумевают под этим понятием арифметическую ошибку. То есть под такой ошибкой стоит понимать нарушения, которые были допущены в ходе подсчетов (когда математические процедуры были проведены неверно). Вследствие этого зарплату, которая была выплачена сотруднику в большем объеме, можно взыскать, если причина кроется именно в счетной ошибке. Однако главным критерием такого нарушения будут именно неправильно выполненные арифметические процедуры.

В представленном примере нарушение имеет технический характер. По этой причине оно не может считаться счетной ошибкой. Даже если представить, что предприятие обратиться с требованием вернуть переплаченные деньги в суд, решение все равно будет в пользу сотрудника.

Похожие ситуации с премиальными выплатами. Под стимулирующими выплатами, в соответствии со ст. 129 ТК РФ, подразумевается один из составных элементов зарплаты. Предприятие вправе разработать локальный акт, в котором будет прописан список таких выплат. К примеру, среди подобных выплат есть следующие:

• за качество выполняемой работы;

• за стаж и выслугу лет;

• за ученое звание;

• премии по результатам работы предприятия;

• за выполнение срочных работ и др.

Организация вправе учитывать выплаты стимулирующего характера работникам в составе расходов на оплату труда. Все стимулирующие выплаты должны быть предусмотрены локально-нормативными актами (ЛНА) организации.

К расходам на оплату труда, в соответствии со ст. 255 НК РФ, относятся следующие стимулирующие выплаты:

1. Различные надбавки к окладам и ставкам за профессиональное мастерство.

2. Премиальные выплаты за увеличение производственных показателей.

3. Трудовые достижения и т. д.

Какие документы составляют по итогу аудита

По результату проведения оценки специалисты, работающие в аудиторской компании, дают подробные рекомендации владельцу компании. Они необходимы для того, чтобы организация оптимизировала свою работу в сфере расчетов по оплате труда, ориентируясь на ранее допущенные ошибки.

Детальный отчет по итогам аудита от экспертов 1С-WiseAdvice поможет владельцу компании понять:

1. Отвечают ли финансовые показатели стратегии бизнеса.

2. Соответствует ли ведение бухучета требованиям трудового законодательства.

3. Отражаются ли в отчетах реальные показатели.

4. Насколько грамотно оформляется документально и отражается в учете каждый вид начислений.

5. Насколько своевременно проводятся выплаты зарплаты, отпускных, командировочных.

6. Насколько точно рассчитана налогооблагаемая база.

Доверьте аудит расчета заработной платы и отчетности надежному партнеру

Узнать подробнее

Узнать подробнее

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»
Erid: 4CQwVszH9pSXqmnKRSB